Cómo funciona el inventario en Klopi

El inventario de Klopi te dice cuántas unidades tienes de cada producto, cuánto te costaron y cuánto vale todo lo que tienes en el estante. No escribes las existencias a mano: entran con cada compra, salen solas con cada venta y se corrigen con un conteo.

Klopi solo cuenta los productos que tú decides. Una papelería cuenta sus cuadernos, no las bolsas: enciendes el control de existencias en los productos que quieres seguir y el resto sigue como siempre.

Antes de empezar

• El adicional Inventario activo, sobre el plan Klopi. Si en el menú no ves Productos → Inventario, revisa cómo activar un módulo.
• Tus productos creados en el catálogo, con el Tipo en Producto. Los servicios no se cuentan.

Los tres pasos para empezar

Qué mueve tus existencias

Qué pasa	Qué hace con tu inventario
Registrar una compra	Suma las unidades y recalcula el costo promedio. También registra la compra en Gastos. Lo mismo hacen una orden de compra que llega y una factura de proveedor asociada a tus productos.
Inventario inicial	Suma lo que ya tenías antes de usar Klopi. No registra compra, pero sí su saldo en tu contabilidad.
Factura o tiquete POS	Descuenta lo vendido cuando la DIAN valida el documento y registra lo que te costó. Un combo o una receta descuenta sus componentes.
Nota crédito por devolución o anulación	Devuelve las unidades al estante, al costo con el que salieron.
Entrada sin compra y Salida	Suman lo que entró sin comprarlo (una bonificación, un sobrante, lo que produjiste) y sacan lo que salió sin venderlo (se dañó, se venció, lo usaste).
Conteo físico	Corrige lo que hay con lo que contaste en el estante.
Traslado	Pasa unidades de una bodega a otra. No cambia lo que vale tu inventario.

Cada uno de estos movimientos queda en el kardex del producto: la lista de todo lo que entró y salió, con su fecha, su costo y el saldo que quedó. Un movimiento no se edita ni se borra; si hubo un error, se corrige con otro movimiento.

Qué es el costo promedio

Cada producto tiene un solo costo por unidad: el promedio de lo que te costaron las unidades que tienes. Se recalcula con cada entrada.

Por ejemplo: tienes 10 camisetas que te costaron $20.000 cada una (valen $200.000). Compras 10 más a $26.000 ($260.000). Ahora tienes 20 que valen $460.000, así que cada una te cuesta en promedio $23.000. Si vendes 5, Klopi registra que su costo fue $115.000, y las 15 que quedan siguen a $23.000.

Ese costo es el que Klopi usa para decirte cuánto ganaste en cada venta. El detalle está en Consulta el kardex y el costo promedio.

La pantalla Inventario

En En Klopi: Productos, luego Inventario ves arriba tres cifras:

• Lo que vale tu inventario: la suma de lo que valen todas tus existencias, a su costo.
• Por reponer: cuántos productos están en su mínimo o por debajo. Ver Repón lo que se está acabando.
• Vendidos sin entrada registrada: cuántos productos están en negativo porque vendiste más de lo que Klopi sabía que tenías. Ver ¿Por qué mi inventario está en negativo?.

Debajo pueden aparecer avisos: ventas que no descargaron el inventario, inventario inicial que falta registrar en la contabilidad o lotes por vencer. Cada uno trae su botón para resolverlo.

Después, la lista de productos con lo que Hay, su Costo promedio y lo que Valen. Haz clic en un producto para ver su kardex, corregir su cantidad, cambiar su mínimo o ver sus lotes.

Arriba a la derecha están los botones para todo lo demás:

• Mover inventario: registrar una compra, una entrada sin compra o una salida, un traslado entre bodegas, un conteo físico o un ajuste de costo.
• Reportes: el valorizado a una fecha, las ventas y el margen, la rotación, los productos quietos y lo que está por vencer. Ver Consulta los reportes de inventario.
• Más opciones (los tres puntos): Cargar inventario inicial, Entradas, salidas y conteos, Importar inventario inicial, Opciones de inventario y Bodegas.

Qué pasa después

• Con tus ventas: cada factura y cada tiquete POS descuenta sus productos y registra lo que te costaron. No tienes que hacer nada más.
• Con tus compras: cada compra de mercancía queda también en Gastos, con la plata que salió o lo que quedaste debiendo.
• Con tu contabilidad: el valor de tu inventario, su saldo inicial y el costo de lo vendido quedan registrados sin que hagas nada. Si falta registrar un inventario inicial, la pantalla Inventario lo avisa con Registrarlo; si el kardex y la contabilidad no cuadran por otra razón, lo avisa a quien puede ver los libros. Tu contador ve el detalle en Cómo se registra el inventario en la contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que controlar el inventario de todos mis productos?

No. Solo los productos con Controlar existencias encendido entran al inventario. Los demás se venden igual, pero Klopi no cuenta sus unidades.

¿Klopi me deja vender algo que no tengo en inventario?

Por defecto, sí: el producto queda en negativo y la pantalla te lo avisa con Falta la entrada. Cuando registras la compra, el saldo se corrige. Si prefieres que no, enciende No vender sin existencias. Ver No vendas lo que no tienes en inventario.

¿Quién puede usar el inventario?

Por defecto, el Propietario, el Administrador y el Gerente hacen todo. El Contador registra compras, registra y anula entradas sin compra, salidas, traslados y ajustes de costo, cierra conteos y ve los reportes, pero no carga el inventario inicial. El Editor registra compras, carga el inventario inicial y cuenta en un conteo físico, pero no lo abre ni lo cierra, no mueve inventario y no ve los reportes. El Lector consulta, ve los reportes y exporta.

¿Cómo sé cuántas unidades tengo de un producto?

En Productos → Inventario, busca el producto por nombre o código. La columna Hay dice cuántas unidades tienes; si tienes varias bodegas, debajo del nombre ves cuántas hay en cada una.

Norma relacionada

• Sección 13 de la NIIF para las Pymes (Inventarios): permite medir el costo de lo vendido con el método de promedio ponderado, que es el que usa Klopi.
• Artículo 60 del Código de Comercio: obliga a conservar los libros y sus soportes durante 10 años. El kardex no se borra.