Registra entradas y salidas sin compra ni venta

No todo lo que entra a tu bodega es una compra, ni todo lo que sale es una venta. El proveedor te regala unas unidades, apareció una caja que no tenías registrada, hiciste pan con tu harina, se rompieron tres botellas. Para esos casos están la Entrada sin compra y la Salida.

Cada una es un documento numerado (AJ-1, AJ-2…) que puede llevar varios productos. El motivo que eliges decide cómo queda en tu contabilidad, así que vale la pena elegirlo bien.

Antes de empezar

Permiso para mover inventario. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador. El Editor y el Lector ven los movimientos, pero no los registran.
El mes abierto en contabilidad. Si la fecha cae en un mes que tu contador ya cerró, Klopi no lo deja registrar.

Los motivos y lo que hace cada uno

Motivo	Qué pasa con tu inventario	Qué pasa con tu contabilidad
Bonificación u obsequio del proveedor	Entran a costo $0 y bajan tu costo promedio	Nada: no es un ingreso
Sobrante (apareció mercancía)	Entran al costo promedio, o al que escribas	Baja tu costo de ventas
Mercancía que aporta el dueño	Entran al costo que escribas	Queda como un aporte del dueño o el socio que elijas
Producción propia	Lo que hiciste entra al costo exacto de los insumos, que salen	Nada
Otra entrada	Entran al costo que escribas	Queda como un ingreso
Consumo interno	Salen a su costo promedio	Queda como un gasto
Obsequio o muestra a clientes	Salen a su costo promedio	Queda como un gasto de publicidad
Daño o avería y Vencimiento	Salen a su costo promedio	Queda como un gasto
Pérdida o robo y Otra salida	Salen a su costo promedio	Queda como una pérdida

Registra una entrada o una salida

Entra a En Klopi: Productos, luego Inventario y haz clic en Mover inventario.
Elige Entrada sin compra o Salida.
En ¿Por qué entra? o ¿Por qué sale?, elige el motivo. Debajo de cada uno ves lo que hace.
Si tienes varias bodegas, elige la Bodega. Revisa la Fecha: no puede ser futura.
Si quieres, escribe una Nota (opcional), como «se mojó una caja».
En cada línea, elige el Producto y escribe Cuántas entran o Cuántas salen. En una salida, debajo ves cuántas Hay. También puedes escanear el código en Escanea o escribe el código y Enter.
Si el motivo lo pide, escribe el Costo de cada unidad. En un sobrante es opcional: vacío, entra al costo promedio.
Para otro producto, haz clic en Otro producto.
Haz clic en Ver cómo queda. A la derecha, Así queda muestra cada línea, cuánto cambia lo que vale tu inventario y Así queda en la contabilidad.
Si está bien, haz clic en Registrar la entrada o Registrar la salida.

Con Mercancía que aporta el dueño, Klopi te pide ¿Quién aporta la mercancía?: elige al dueño o al socio en tus contactos.

Si el producto maneja lotes, la entrada te pide el Lote y cuándo Vence, y en la salida eliges el Lote o dejas El que vence primero. Ver Maneja lotes y fechas de vencimiento.

Registra lo que produjiste

Si transformas tu mercancía (haces pan con harina, arreglos con flores sueltas), usa Producción propia:

En Mover inventario → Entrada sin compra, elige Producción propia.
En ¿Qué hiciste?, elige el producto terminado y cuántas unidades hiciste.
En ¿Qué usaste?, elige cada insumo y cuánto usaste.
Haz clic en Ver cómo queda y después en Registrar la entrada.

Los insumos salen a su costo promedio y lo que hiciste entra exactamente a lo que valían. Tu inventario vale lo mismo antes y después, así que no toca la contabilidad.

Qué pasa después

En Inventario: las existencias cambian y cada producto muestra la línea en su kardex, con el número del documento.
En la lista: el documento queda en En Klopi: Productos, luego Entradas, salidas y conteos, en las pestañas Entradas o Salidas, con su Valor y el estado Registrado.
Con tu contabilidad: Klopi registra un comprobante con el motivo, salvo en la bonificación y la producción propia. Su número queda en el documento, en Comprobante.

Anula una entrada o una salida

En Productos → Entradas, salidas y conteos, abre el documento.
Haz clic en Anular.
Escribe en ¿Por qué? el motivo y haz clic en Anular.

Cada producto vuelve a quedar como estaba, con fecha de hoy, y lo que se registró en tu contabilidad se reversa. El documento queda en la lista como Anulado.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la bonificación del proveedor baja mi costo promedio?

Porque esas unidades no te costaron nada. Si compraste 10 a $1.000 y te regalaron 2, en realidad pagaste $10.000 por 12: cada una te cuesta unos $833. Así tu ganancia en cada venta queda bien calculada.

¿Puedo sacar más unidades de las que hay?

No. En una salida, Klopi no deja sacar más de lo que hay en esa bodega. Si en el estante hay menos de lo que dice Klopi, haz un conteo físico.

¿Los obsequios y el consumo interno pagan IVA?

Puede que sí: el artículo 421 del Estatuto Tributario trata como venta, para el IVA, la mercancía que el negocio retira para regalar o para usarla él mismo. Klopi registra la salida a su costo, pero no calcula ese IVA. Revísalo con tu contador.