¿Qué pasa con tu inventario cuando vendes o te devuelven?

No tienes que descontar a mano lo que vendes. Cada venta de un producto con control de existencias saca sus unidades del inventario y registra lo que te costaron, y cada devolución las regresa. Aquí está cuándo pasa cada cosa.

Antes de empezar

• El adicional Inventario activo (sobre el plan Klopi) y Controlar existencias encendido en el producto. Las ventas de productos sin ese interruptor, y de servicios, no mueven el inventario.

Cuando vendes

Documento	Cuándo descuenta
Factura electrónica	Cuando la DIAN la valida. Un borrador no descuenta.
Tiquete POS (la venta en la caja)	Cuando la DIAN lo valida.
Remisión	No descuenta. Descuenta la factura que hagas de ella.
Cotización	No descuenta.

Cada venta sale al costo promedio del producto en ese momento, y queda una línea Venta en su kardex con el número del documento. Si tienes varias bodegas, un tiquete sale de la bodega de su caja, y una factura, de la bodega de su sede o de la principal. Si el producto maneja lotes, sale primero el lote que vence primero.

En la caja, cada producto muestra cuántas unidades quedan en la bodega de la caja, o Agotado. Por defecto, aun así se puede vender y el producto queda en negativo. Ver ¿Por qué mi inventario está en negativo?. Si prefieres que Klopi no lo permita, enciende No vender sin existencias: ver No vendas lo que no tienes en inventario.

Cuando vendes un combo o una receta

Un combo, un kit o una receta no tiene existencias propias: al venderlo, salen del inventario sus componentes que controlan existencias, en la cantidad que dice su composición. Si vendes 2 combos de hamburguesa con papas, salen 2 panes, 2 carnes y 2 porciones de papas.

En el kardex de cada componente, la línea Venta dice «por «Combo…»». En la caja, el botón del combo muestra cuántos Puedes armar con lo que hay, o No alcanza para armar. Se explica cómo armarlos en Crea combos, kits y recetas.

Cuando te devuelven o anulas una venta

Una nota crédito devuelve unidades al inventario solo si su motivo es de devolución:

Motivo de la nota crédito	¿Regresan las unidades?
Devolución parcial de bienes o servicios	Sí, las de las líneas de la nota.
Anulación de la factura	Sí, todas las que salieron con esa factura.
Rebaja o descuento, Ajuste de precio, Descuento por pronto pago, Descuento por volumen de ventas	No. Solo cambia la plata, la mercancía no vuelve.

Si dejas el motivo en Que Klopi lo decida según el valor, la nota sale como anulación si es por todo lo que queda de la factura, o como devolución si es por una parte: en los dos casos las unidades regresan.

Las unidades vuelven al costo con que salieron, no al costo promedio de hoy, a la bodega de donde salieron y, si el producto maneja lotes, a su lote. En el kardex aparece una línea Devolución de cliente. Una devolución en la caja funciona igual. Si devuelven un combo, vuelven sus componentes, en la proporción en que salieron.

Ventas que no descargaron el inventario

A veces una venta queda registrada y validada, pero sus productos no alcanzan a salir del inventario: hubo un error en ese momento, o tu negocio no tenía el adicional Inventario ese día (por ejemplo, porque se venció tu suscripción y lo reactivaste después). Klopi no pierde esas ventas: las guarda para descargarlas después.

No tienes que estar pendiente: Klopi las reintenta sola cada madrugada. Cada una sale con la fecha de la venta; si ese mes ya está cerrado en la contabilidad, con el primer día abierto. Reintentar lo pueden usar quienes registran entradas (por defecto, el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor); los demás ven el aviso y la lista.

Qué pasa después

• Con tu contabilidad: cada venta registra su costo aparte del ingreso: sube el costo de lo vendido y baja el valor de tu inventario. Una devolución hace lo contrario.
• Con tus reportes: la ganancia de cada venta sale del precio menos ese costo.
• Con tus avisos: si una venta deja el producto en su mínimo, entra en Por reponer y, al día siguiente, quien compra recibe el aviso. Ver Recibe un aviso cuando un producto se esté acabando.

Preguntas frecuentes

Hice una factura y el inventario no bajó. ¿Por qué?

Revisa cuatro cosas: que la factura esté validada por la DIAN (un borrador o una rechazada no descuentan), que el producto tenga Controlar existencias encendido, que el módulo Inventario esté activo y que la venta no esté en el aviso ventas no descargaron el inventario de la pantalla Inventario. Si está ahí, haz clic en Reintentar.

Entregué mercancía con remisión y el inventario no bajó. ¿Está mal?

No. La mercancía remitida sigue siendo tuya hasta que la facturas, así que Klopi no la descuenta. En Inventario, al lado del producto, ves cuántas unidades están remitidas sin facturar. Al facturar la remisión, se descuentan.

Hice una nota crédito por descuento y no regresaron las unidades. ¿Por qué?

Porque un descuento o un ajuste de precio no devuelve mercancía. Si el cliente sí devolvió productos, la nota debe tener el motivo Devolución parcial de bienes o servicios.

¿Una nota débito cambia el inventario?

No. Una nota débito solo cambia la plata de la factura.

¿Se descuentan las ventas que hice antes de activar el inventario?

No. Klopi descuenta las ventas validadas desde que encendiste el control de existencias en el producto. Si tu negocio ya llevaba inventario y el adicional se desactivó por un tiempo, las ventas de esos días sí se descargan cuando vuelve: aparecen en ventas no descargaron el inventario.