Haz un conteo físico de tu inventario

Un conteo físico compara lo que hay en tus estantes con lo que dice Klopi. Abres el conteo, lo cuentas con calma (el mismo día o en varios, entre varias personas) y, al cerrarlo, Klopi ajusta tu inventario con las diferencias en un solo documento.

Mientras cuentas, nada cambia en tu inventario. Puedes seguir vendiendo.

Antes de empezar

Quién hace qué. Por defecto, el Propietario, el Administrador y el Gerente abren, cuentan, cierran y cancelan conteos. El Editor (por ejemplo, tu cajero o tu bodeguero) cuenta, pero no abre ni cierra. El Contador cierra conteos. El Lector los ve.
Un lector de código de barras, si tienes. Funciona cualquiera que escriba el código y un Enter. Sin lector, escribes el código o usas la hoja impresa.

Abre el conteo

Entra a En Klopi: Productos, luego Inventario, haz clic en Mover inventario y elige Conteo físico.
Haz clic en Nuevo conteo. La primera vez, el botón dice Hacer mi primer conteo.
Si tienes varias bodegas, elige ¿En qué bodega cuentas?. Cada conteo es de una bodega.
En ¿Qué día cuentas?, deja el día en que vas a contar.
En ¿Qué vas a contar?, elige Todos, Una categoría o Productos que elijo. Si es tu primer conteo, empieza por una categoría.
Si quieres, enciende Conteo ciego: quien cuenta no ve cuántas unidades dice Klopi, así cuenta lo que ve y no lo que espera.
Haz clic en Empezar a contar.

El conteo queda numerado (CF-1, CF-2…) con la lista de productos a contar. Después de tu primer conteo, Conteo físico aparece también en el menú, bajo Productos.

Cuenta

Abre el conteo y usa la forma que te quede más cómoda. Puedes mezclarlas.

Con el lector: en Escanea o escribe el código, cada lectura suma uno al producto. Si tienes seis iguales en la mano, escribe 6* y el código (por ejemplo 6*7701234567890) y suma seis de una vez.
Escribiendo la cantidad: enciende Escribir la cantidad, escribe el código, luego cuántas contaste, y haz clic en Guardar. Esto reemplaza lo que ese producto tenía contado.
En la lista: escribe lo contado en la columna Contado de cada producto. Se guarda al presionar Enter o al salir del campo. Borrar lo deja otra vez Sin contar.
Con la hoja: en Descargar hoja, elige En PDF, para imprimir para contar en papel, o En Excel, para llenar y subir. Llena la columna contado y súbela con Subir Excel: Klopi te muestra cada fila antes de cargarla, y las que tienen error no se cargan.

Arriba ves cuántos productos van contados. Los filtros Sin contar, Contados y Con diferencia te ayudan a ver qué falta. En un conteo ciego no está Con diferencia, porque nadie ve lo que dice Klopi hasta cerrar.

Si escaneas un producto que no estaba en la lista del conteo, Klopi lo agrega.

Cierra el conteo

En el conteo, haz clic en Cerrar conteo.
Si quedaron productos sin contar, elige qué hacer con ellos: Dejarlos como están (Klopi sigue con lo que tenía) o Ponerlos en cero (si no los contaste es porque no hay).
Revisa Así queda: cada producto con lo que había, lo que contaste y la diferencia, y cómo queda en la contabilidad.
Haz clic en Cerrar conteo.

Qué pasa después

En Inventario: cada producto con diferencia queda con lo que contaste.
El ajuste: Klopi registra un solo documento de Conteo físico (AJ-…) con todas las diferencias. Lo ves en el conteo con Ver el ajuste y en Productos → Entradas, salidas y conteos, pestaña Conteos. Si no hubo diferencias, no se registra ningún ajuste.
Con tu contabilidad: lo que falta sube tu costo de ventas; lo que sobra lo baja.
El conteo: queda Cerrado y ya no se puede seguir contando. Si te equivocaste, anula el ajuste y haz otro conteo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contar en varios días?

Sí. El conteo queda abierto hasta que lo cierres. Lo que cuentes cada día se guarda. Ten presente que las diferencias se calculan a la fecha que pusiste al abrirlo.

¿Cuento la mercancía que está remitida a un cliente?

Sí. Lo que entregaste con remisión y no has facturado sigue siendo tuyo: súmalo a lo que contaste.

¿Qué pasa si cancelo el conteo?

Se descarta lo que se contó y tu inventario queda como está. El conteo queda como Cancelado y no se puede deshacer.

¿Por qué el Excel que subí dice «No se reconocen las columnas»?

Porque no es la hoja de ese conteo. Descarga la hoja con Descargar hoja → En Excel, para llenar y subir, llena solo la columna contado y súbela.

¿Cómo corrijo un solo producto sin abrir un conteo?

En Productos → Inventario, abre el producto y escribe lo que hay en Conté y en realidad hay. Ver Haz un ajuste de inventario.