Importa tu inventario inicial

El inventario inicial es lo que ya tenías en el estante el día que empezaste a usar Klopi: cuántas unidades hay de cada producto y cuánto te costó cada una. Se carga una sola vez por producto y bodega, y desde ahí las entradas y las ventas lo mueven solas.

Tienes cuatro caminos: desde un Excel que Klopi te entrega ya con tus productos listados, a mano si son pocos, al crear cada producto o en el mismo Excel con el que importas tu catálogo.

Antes de empezar

• Controlar existencias encendido en cada producto que vas a cargar. La plantilla solo trae esos productos. Ver Activa el control de existencias en un producto.
• Lo que te costó cada unidad, sin IVA. Si no lo sabes, usa el precio de tu última compra.
• Permiso para cargar inventario. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor.

Importa desde Excel

Cada fila dice qué entendió Klopi: la cantidad, la bodega, el costo por unidad y la fecha. Las que tienen error aparecen primero, con la columna que falla y el motivo. Las filas con error no se cargan: corrígelas en el archivo y súbelo otra vez. Lo que ya cargaste no se repite.

Cárgalo a mano

No uses Registrar una compra para esto: registraría un gasto y te pediría de dónde salió la plata. Y si son muchos productos, el enlace Súbelos desde Excel de esa misma ventana te lleva a la importación.

Cárgalo al crear un producto o al importar tu catálogo

• Al crear un producto en Productos → Catálogo → Nuevo producto, con Controlar existencias encendido, escribe ¿Cuántas tienes hoy?, ¿A cuánto te costó cada una? (sin IVA; vacío, usa el costo del producto) y, si tienes varias bodegas, ¿Dónde están?. Al crearlo, esas unidades entran como su inventario inicial.
• En el Excel de productos, la columna cantidad_inicial carga las existencias de cada fila al costo de la columna costo. Para otra bodega, repite la fila con la bodega y la cantidad. Ver Importa y exporta tus productos en Excel.

En los dos casos aparece también Registrar también el saldo en la contabilidad (en el Excel de productos se llama Registrar también el inventario inicial en la contabilidad), y lo que ya se cargó no se repite.

¿Registrar también el saldo en la contabilidad?

Encendido (como viene), Klopi registra en tu contabilidad lo que vale la mercancía que cargas, como saldo inicial, con la fecha de la carga. Así tu inventario y tus libros cuadran desde el primer día y no tienes que pedírselo a tu contador.

Klopi lo apaga solo, y te dice por qué debajo del interruptor, cuando tu contabilidad ya tiene un saldo inicial de inventario: por ejemplo, el que trajiste de Siigo o el que registró tu contador. Si lo registraras otra vez, el inventario quedaría contado dos veces.

Si lo apagas, la carga entra al inventario pero no a la contabilidad. La pantalla Inventario te lo recuerda con Te falta registrar $… de inventario inicial en la contabilidad y el botón Registrarlo, que lo registra con la fecha de cada carga. Si tus libros ya tienen otro saldo inicial de inventario, Klopi te lo explica antes y te deja seguir con Registrar de todas formas.

Qué pasa después

• En Inventario: cada producto queda con sus unidades y su costo promedio. En su kardex aparece la línea Inventario inicial.
• Con tus ventas: desde ahora, cada factura o tiquete POS descuenta de lo que cargaste y registra su costo.
• Con tu contabilidad: con Registrar también el saldo en la contabilidad encendido, el valor de lo que cargaste queda como saldo inicial de tu inventario. No es un ingreso ni una compra. El detalle para tu contador está en Cómo se registra el inventario en la contabilidad.

Corrige una carga inicial equivocada

Si escribiste mal una cantidad o un costo, no lo corrijas con un conteo: el conteo lo registraría como una pérdida o una ganancia en tu contabilidad. Anula la carga y vuelve a cargarla.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa «Ya cargada» en una fila?

Que ese producto ya tiene inventario inicial en esa bodega, y Klopi no lo carga dos veces. Si está mal, anula la carga en su kardex y vuelve a subir el archivo.

Un producto de mi Excel no está en Klopi. ¿Qué hago?

Créalo primero en Productos → Catálogo (o impórtalo desde ahí), enciende Controlar existencias y vuelve a subir el archivo. La fila dirá «No hay ningún producto con el código…» hasta que exista.

¿Puedo buscar el producto por nombre y no por código?

Sí. Si la fila no tiene codigo, Klopi busca el nombre exacto en producto. Si hay dos productos con el mismo nombre, te pide el código.

¿Por qué no aparecen «Cargar inventario inicial» ni «Importar inventario inicial»?

Están en Más opciones (los tres puntos) de Productos → Inventario. Si tampoco aparecen ahí, es porque ningún producto tiene control de existencias todavía, o porque tu rol no puede cargar inventario.

¿Puedo cargar el inventario inicial de un producto con tallas?

Sí, pero por variante: una fila por cada talla o color, con el código de la variante. El producto original no lleva existencias.