Cómo se registra el inventario en la contabilidad

Klopi lleva el inventario permanente (el valor de la mercancía se actualiza con cada movimiento, no al cierre) y valora a costo promedio ponderado. Solo para los productos con Controlar existencias: el resto de compras de mercancía sigue como costo del período (620505) el día que se registran en Gastos.

Cada movimiento del kardex con valor genera su comprobante, con la misma fecha. Así, el valor del kardex de cada producto es igual a su parte del saldo de la cuenta de inventario, al centavo. La única excepción es un inventario inicial que se cargó sin registrar su saldo en la contabilidad (abajo).

Antes de empezar

Las cuentas de Inventario (143505 por defecto) y Costo de ventas (613595 por defecto) se cambian en En Klopi: Contabilidad, luego Plan de cuentas, luego Cuentas de las reglas.
Un producto puede llevar su propia cuenta de costo: la columna cuenta_costo al importar el catálogo desde Excel. Si la tiene, el costo de sus ventas, sus devoluciones y los ajustes al costo de ventas de ese producto van a esa cuenta.
La contrapartida del saldo inicial es la Contrapartida de saldos iniciales (37050501 Saldos iniciales por clasificar, por defecto), la misma de los demás saldos de apertura.
Las cuentas de las entradas y salidas por motivo (tabla de abajo) son fijas del plan de cuentas que trae Klopi.

Los comprobantes, evento por evento

En la tabla, el débito aumenta un activo (como el inventario), un costo o un gasto; el crédito disminuye un activo, o aumenta un pasivo o un ingreso.

Evento	Débito	Crédito
Compra de mercancía (Registrar una compra, un pedido recibido o una factura del buzón)	143505 por el valor sin IVA · 240810 IVA descontable, si aplica	La cuenta contable de la caja o el banco de donde salió la plata, o 220505 Proveedores con Todavía lo debo
Devolución a proveedor (mercancía)	220505 por lo que todavía se le debía · la cuenta de dinero si te devolvió plata · 133005 Anticipos a proveedores por el saldo a favor	143505 al costo con que entró esa compra · 240810 por el IVA proporcional, si había sido descontable
Rebaja del proveedor (sin mercancía)	Igual que la devolución	613595 si la compra fue de mercancía (o la cuenta de la categoría del gasto) · 240810 proporcional
Venta (factura o tiquete POS validados)	613595 Costo de ventas: venta de otros productos (o la cuenta de costo del producto)	143505
Nota crédito por devolución o anulación	143505	613595 (o la cuenta de costo del producto), al costo con que salió
Conteo físico (el conteo completo, el rápido o el ajuste por conteo), faltante	613595	143505
Conteo físico, sobrante	143505	613595
Entrada: Sobrante (apareció mercancía)	143505	613595
Entrada: Mercancía que aporta el dueño	143505	311505 Cuotas o partes de interés social, con el dueño o socio como tercero
Entrada: Otra entrada	143505	429595 Otros (ingresos diversos)
Entrada: Bonificación u obsequio del proveedor	Sin comprobante: entra a costo $0 y baja el promedio
Entrada: Producción propia	Sin comprobante: lo producido entra al valor exacto de los insumos que salen
Salida: Consumo interno, Daño o avería, Vencimiento	519595 Otros gastos diversos	143505
Salida: Obsequio o muestra a clientes	523560 Publicidad, propaganda y promoción, con tercero Consumidor final	143505
Salida: Pérdida o robo, Otra salida	539595 Otros gastos no operacionales	143505
Ajuste de costo al alza	143505	429595
Ajuste de costo a la baja	539595	143505
Traslado entre bodegas	Sin comprobante
Inventario inicial, con Registrar también el saldo en la contabilidad	143505	37050501 Saldos iniciales por clasificar (comprobante de apertura)

Notas sobre la tabla:

El IVA de la compra va a 240810 solo si la empresa es responsable de IVA y la entrada tiene proveedor. Si no, se suma al valor de la mercancía (143505) y se reparte entre las líneas.
El costo de la venta va en un comprobante aparte del ingreso, con la fecha en que se registró la venta. Si el mes de la factura se cerró mientras la DIAN respondía, el costo sigue a la venta al primer día abierto.
El conteo y el sobrante van siempre a la cuenta de costo de ventas de la empresa, aunque el producto tenga su propia cuenta de costo: se tratan como la merma normal del negocio.
Ventas que no descargaron el inventario: si una venta validada no pudo mover el kardex (un error, o el negocio no tenía el adicional Inventario ese día), queda en la lista Ventas que no descargaron el inventario de la pantalla Inventario. Klopi la reintenta cada madrugada, o al hacer clic en Reintentar, y su costo se registra con la fecha del asiento de la venta; si ese mes ya está cerrado, el primer día abierto.
Devoluciones a proveedor (DV-…): la mercancía sale del kardex al valor del lote de esa compra, así que el crédito a 143505 es exactamente lo que baja el kardex y el costo promedio de lo que queda no cambia. Si la devolución viene de la nota crédito electrónica del proveedor, la diferencia entre su valor y el costo del kardex va a costo de ventas. La retención practicada no se reversa: el exceso se ajusta en la siguiente declaración de retención (formulario 350). El saldo a favor queda en 133005 a nombre del proveedor y no se cruza solo con el próximo pago. El detalle está en Devuelve mercancía a un proveedor.
La bonificación del proveedor no es un ingreso: según la Sección 13 de la NIIF para las Pymes, los descuentos y rebajas se restan del costo de adquisición. Por eso entra a $0 y baja el costo promedio.
Los combos y las recetas descargan sus componentes. El costo de ventas va a la cuenta de costo del combo si la tiene; si no, a la de cada componente.
Los ajustes no llevan tercero, salvo el aporte del dueño (el socio que aporta) y el obsequio (Consumidor final, porque la pantalla no pide cliente).
Cada documento de Mover inventario (AJ-…) genera un solo comprobante con todas sus líneas, neteado por cuenta. Su número se ve en el documento, en Comprobante.

Correcciones y anulaciones

Compra anulada: al anular el gasto en Gastos se reversa su comprobante, y las unidades salen del kardex al valor con que entraron.
Movimiento anulado (entrada sin compra, salida, conteo o ajuste de costo): se reversa su comprobante con fecha del día de la anulación, y cada producto vuelve a como estaba, en sus mismos lotes.
Devolución a proveedor anulada: se reversa su comprobante y la mercancía vuelve a su bodega y a sus lotes. Una compra con devoluciones vivas no se puede anular.
Inventario inicial anulado: si la carga había registrado su saldo, se registra el comprobante contrario con la fecha de la anulación. Si no, no genera comprobante.
Ajuste al costo de ventas: cuando llegan las unidades que cubren una venta hecha en negativo, cuando se anula una compra cuyas unidades ya se vendieron, o cuando se anula un ajuste de costo después de vender las unidades, Klopi lleva la diferencia de valor contra la cuenta de costo de ventas (la del producto, si tiene), en un comprobante propio con la fecha del movimiento que la causó. Es una línea del kardex con cantidad cero, que muestra su valor en la columna Valor. Así el kardex nunca queda con plata sin unidades ni con unidades sin plata.

Ningún comprobante se edita ni se borra: todo se corrige con otro comprobante. Un periodo cerrado no recibe ajustes con fecha dentro de él.

El saldo inicial del inventario

Toda carga de inventario inicial (a mano, desde el Excel o con la cantidad inicial de un producto nuevo) registra por defecto su comprobante de apertura: 143505 contra 37050501, con la fecha de la carga. Así el kardex y la cuenta cuadran desde el primer día.

Si alguien carga el inventario con el interruptor apagado, la pantalla Inventario muestra Te falta registrar $… de inventario inicial en la contabilidad, con el botón Registrarlo: registra la apertura de esas cargas, cada una con su fecha, y nunca dos veces la misma. Si ya hay una apertura de inventario ajena, pide confirmación con Registrar de todas formas. Ese aviso lo ven quienes pueden cargar inventario (por defecto, Propietario, Administrador, Gerente y Editor).

Qué pasa después

Conciliación kardex–contabilidad: Klopi compara el valor del kardex con el saldo de la cuenta de inventario. Si no cuadran, la pantalla En Klopi: Productos, luego Inventario muestra un aviso: «Tu contabilidad tiene … en inventario y el kardex dice …». Si la diferencia es exactamente el inventario inicial sin registrar, lo resuelve Registrarlo (arriba); si no, pide que lo revise el contador (casi siempre, un comprobante manual a la cuenta de inventario). El aviso lo ven quienes pueden ver los libros (por defecto, Propietario, Administrador, Gerente y Contador).
Para rastrear diferencias: la suma de la columna valor del Excel Existencias y costo es el valor del kardex, y el Excel Kardex (todos los movimientos) trae cada línea con su costo total y el valor del saldo.
Los traslados solo cambian dónde están las unidades: el valor del producto y la cuenta no se mueven.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Klopi usa promedio ponderado y no PEPS?

Klopi valora todos los productos a promedio ponderado y no ofrece otra fórmula. El promedio ponderado es una de las que admite la Sección 13 de la NIIF para las Pymes y la más simple de llevar para un negocio pequeño.

¿Qué pasa con las compras de productos que no controlan existencias?

Siguen como costo o gasto del período, en la categoría que elija quien las registra en Gastos. No pasan por la cuenta de inventario.

¿Puedo cambiar la cuenta a la que va un daño o un vencimiento?

No desde la app: las cuentas de cada motivo son fijas. Si necesitas otra, reclasifica con un comprobante manual.

¿El costo de ventas se registra cuando se emite o cuando la DIAN valida?

Cuando la DIAN valida la factura o el tiquete POS. Una factura en borrador o rechazada no mueve el inventario ni el costo.

Norma relacionada

Sección 13 de la NIIF para las Pymes (Inventarios): medición del inventario al costo y fórmulas de costo admitidas, entre ellas el promedio ponderado. Los descuentos y rebajas del proveedor se restan del costo, y por eso la bonificación entra a $0.
Artículo 421 del Estatuto Tributario: trata como venta, para el IVA, el retiro de mercancía para uso propio u obsequio. Klopi registra esas salidas a su costo, pero no calcula ese IVA: se revisa y se declara aparte.
Artículo 60 del Código de Comercio: conservación de libros y soportes durante 10 años. El kardex y sus comprobantes no se borran.