¿Por qué no puedo editar o borrar una factura?

Klopi no deja cambiar ni borrar una factura que ya está en la DIAN, y a veces tampoco deja emitir un borrador. No es un error: es lo que la ley exige de una factura electrónica, o una protección para que no salga con datos malos.

Busca abajo lo que te pasa. Cada caso dice por qué ocurre y cómo seguir.

La factura ya está emitida

Si la factura dice Por cobrar, Pagada o Anulada, la DIAN ya la validó. Desde ese momento es un documento legal: no tiene botón Editar ni Eliminar.

Para restar valor, devolver o anular: emite una nota crédito.
Para cobrar más: emite una nota débito.
Para equivocaciones de cliente o de datos: anula con una nota crédito por el total y emite una factura nueva.

La factura está esperando a la DIAN

Mientras dice Enviando a la DIAN o Esperando a la DIAN, ya tiene número y no se puede cambiar. Klopi sigue intentando solo. Cuando dice Esperando a la DIAN, también puedes hacer clic en Reintentar emisión: no la duplica.

Si en la línea de avance dice Detenida, Klopi dejó de intentar porque hay un problema que un reintento no arregla. Lee el mensaje del recuadro amarillo (casi siempre pide escribirle a soporte) y, cuando esté resuelto, haz clic en Reintentar emisión.

La DIAN la rechazó

Si dice Rechazada por la DIAN o No se pudo enviar, la factura no quedó emitida. Klopi te muestra el motivo.

Lee el motivo en el recuadro rojo de la factura.
Haz clic en Corregir y volver a emitir. La factura vuelve a borrador con todo lo que ya llenaste.
Corrige lo que dice el motivo (casi siempre, un dato del cliente en su ficha) y vuelve a emitirla.

Al emitirla de nuevo toma un número nuevo; el rechazado queda registrado para explicar el salto en la numeración. Por eso ese borrador no se elimina: si ya no lo necesitas, haz clic en Descartar y confirma. Queda como Anulada, con el rastro del número rechazado. Más detalle en qué hacer si la DIAN rechaza una factura.

Tu rol no lo permite

Si no ves Editar, Eliminar, Emitir a la DIAN o Guardar y emitir, es tu rol: Klopi solo te muestra los botones que tu rol puede usar. Por defecto:

Rol	Borradores	Emitir, eliminar y reenviar el correo
Propietario, Administrador, Gerente	Sí	Sí
Editor	Crea y edita	No
Contador, Lector	Solo ve	No

Pídele a quien administra la cuenta que emita por ti o que te cambie el rol.

Tu cuenta está en solo lectura

Si la prueba terminó sin elegir un plan, si cancelaste o si un cobro no pasó a tiempo, tu cuenta queda en solo lectura: ves y descargas tus facturas, pero no creas, editas, emites ni anulas ninguna. Al pagar un plan vuelves a trabajar de inmediato. Ver Cómo funciona tu suscripción.

El borrador no se deja emitir

Si Klopi no deja emitir el borrador, falta que tu cuenta de facturación esté Lista para emitir o una resolución de numeración vigente. Lo explica Activa la facturación electrónica.

Si el botón funciona pero sale «El borrador se guardó, pero no pudo emitirse», el mensaje dice la causa. Las más comunes:

Mensaje	Qué hacer
A «…» le falta el correo electrónico (o el documento, o el país) para poder facturarle	Completa sus datos en Contactos → Editar (cómo) y vuelve a emitir.
El cliente «…» está inactivo	Reactívalo en Contactos o elige otro cliente.
El producto «…» está inactivo	Actívalo en tu catálogo o cámbialo en el borrador.
Los impuestos de «…» cambiaron desde que se guardó el borrador	Abre el borrador, haz clic en Editar y guárdalo otra vez para recalcular.
La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha del documento	El borrador es viejo y su plazo ya pasó. Edítalo y elige una fecha nueva en ¿Cuándo te pagan?.
La resolución de numeración se agotó / venció	Registra tu nueva resolución en Configuración → Facturación electrónica.
El periodo … está cerrado	Tu contador cerró el mes contable. Debe reabrirlo para que puedas emitir.
Tu negocio no es responsable de IVA: la factura no puede cobrarlo	Un no responsable de IVA no factura con IVA. Quita el IVA de esos productos en tu catálogo o, si tu RUT dice que sí cobras IVA, responde Sí en Configuración → Mi negocio, en ¿Tu RUT dice «Responsable de IVA»?.
Usaste los … documentos de tu plan este mes. Compra un paquete de documentos o cambia de plan.	Se acabaron los documentos del mes y los de tus paquetes. El borrador se queda: suma un bloque o compra un paquete y emítelo. Ver Compra más documentos.
Se acabaron los documentos de tu prueba. Elige un plan para seguir emitiendo.	Usaste los 10 documentos de la prueba gratis. En la prueba no se compran documentos: elige tu plan y emite el borrador. Ver Elige o cambia tu plan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo eliminar un borrador?

Sí, siempre que nunca haya sido rechazado por la DIAN. Ábrelo, haz clic en Eliminar y confirma. Se borra para siempre y no deja rastro en tu numeración, porque un borrador no tiene número.

¿Por qué no puedo cambiar la fecha de la factura?

Porque la DIAN exige que la factura lleve la fecha del día en que se firma y se envía. Klopi la pone sola al emitir.

¿Por qué no puedo borrar un cliente que ya tiene facturas?

Porque sus facturas lo necesitan: son documentos legales que se conservan 10 años. En su lugar, desactívalo en Contactos para que no aparezca al facturar.

Cambié los datos del cliente, ¿se actualiza la factura ya emitida?

No. Una factura guarda los datos que tenía tu cliente el día que se emitió. Los cambios sirven para las próximas facturas.

Norma relacionada

Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): una factura electrónica validada se corrige o anula solo con notas crédito o débito.
Artículo 60 del Código de Comercio: los documentos del negocio se conservan durante 10 años.