Activa la facturación electrónica

Para facturar electrónicamente, la DIAN pide que tu negocio le diga con qué software va a facturar. Con Klopi eliges, en el portal de la DIAN, el software que te indica Klopi en la pantalla, y desde ahí Klopi envía tus documentos a la DIAN, firmados con un certificado digital autorizado. No compras un certificado de firma.

Son cinco momentos: Klopi prepara tu cuenta, asocias a Klopi en el portal de la DIAN, autorizas la firma y pegas en Klopi el código que te da la DIAN, Klopi trae tu numeración y, cuando la DIAN aprueba el set de pruebas, el equipo de Klopi activa la emisión.

Antes de empezar

El módulo Facturación electrónica activo. Si no lo tienes, mira cómo activar un módulo.
Ser Propietario o Administrador en Klopi. Por defecto solo esos dos roles ven Facturación electrónica en el menú Configuración.
Los datos de tu negocio completos en Configuración → Mi negocio, como aparecen en tu RUT: NIT, dirección, municipio y correo. El paso Datos de tu negocio de Facturación electrónica te dice si falta alguno. Lo explica Crea tu cuenta y configura tu empresa.
Acceso al correo que está en tu RUT. La DIAN manda ahí el enlace para entrar. En una empresa, es el correo del representante legal.

Espera a que Klopi prepare tu cuenta

Antes de que envíes tu TestSetId, el equipo de Klopi prepara tu cuenta de facturación electrónica. Mientras tanto, Facturación electrónica te dice que estamos creando tu cuenta. Cuando esté lista, te avisamos y ahí sí haces los pasos en la DIAN.

Asocia a Klopi en el portal de la DIAN

En Klopi, entra a En Klopi: Configuración, luego Facturación electrónica. En el paso de la DIAN ves los datos que debes elegir en el portal: el nombre, el NIT y el software.
Entra al portal de habilitación de la DIAN y abre el enlace que te llega al correo de tu RUT.
Ve a Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica → Configurar modos de operación.
En el modo de operación, elige Software de un proveedor tecnológico (así se llama la opción en la DIAN).
Elige el software que te indica Klopi en la pantalla, con los datos que ves ahí, y haz clic en Asociar.
Abre Detalle de set de pruebas y copia el TestSetId: un código largo de letras, números y guiones.

Autoriza la firma y pega el TestSetId en Klopi

Cada documento electrónico va firmado digitalmente. Si no tienes un certificado de firma propio, tus documentos se firman con un certificado digital autorizado, y la ley pide que lo autorices de forma expresa. Por eso, antes de enviar el TestSetId, el representante legal de tu negocio (o tú, si eres persona natural) acepta esa autorización en Klopi.

Vuelve a Configuración → Facturación electrónica en Klopi.
En Autoriza la firma de tus documentos, lee el texto de la autorización, escribe el nombre completo y la cédula del representante legal como aparecen en el RUT, marca Leí la autorización y la acepto en nombre de mi negocio y haz clic en Autorizar.
En TestSetId de la DIAN, pega el código que copiaste.
Haz clic en Enviar TestSetId.

El botón Autorizar solo lo ve el Propietario o quien tiene permiso para administrar Facturación electrónica, y la autorización queda a nombre de la persona y la cédula que escribas. Cuando la aceptas, ves la fecha y quién la firmó, y con Ver autorización puedes leerla y descargarla cuando quieras. Puedes revocarla por escrito a Klopi; la revocación vale de ahí en adelante.

Con el TestSetId, Klopi registra tu negocio en el ambiente de pruebas de la DIAN y trae la numeración de prueba. Falta el set de pruebas de la DIAN: te avisaremos cuando tu facturación electrónica quede lista.

Tu resolución de numeración

Pide tu resolución de numeración en la DIAN, si todavía no la tienes, para el software que asociaste.
Klopi trae de la DIAN los rangos que la DIAN te autoriza y los deja en Configuración → Facturación electrónica, en Resoluciones de numeración, sin que tengas que escribirlos. Cómo se ven y qué hacer cuando venzan lo explica Configura tu resolución de numeración.

Espera a que activemos la emisión

Cuando la DIAN aprueba el set de pruebas y tu resolución ya está en Klopi, el equipo de Klopi activa tu cuenta para emitir en producción y te avisa. Si falta un dato o una autorización tuya, te lo pedimos.

En Configuración → Facturación electrónica ves en qué va tu cuenta:

Estado	Qué significa	Qué hacer
Pendiente de conectar	Tu cuenta todavía no emite: estamos creando tu cuenta, falta la autorización de firma o el TestSetId, falta el set de pruebas o el equipo de Klopi aún no activa la emisión	Completar los pasos de esta página y esperar nuestro aviso
Lista para emitir	Tu cuenta está activa: cada factura que emitas es un documento real ante la DIAN	Facturar

Aunque la cuenta diga Lista para emitir, para emitir también necesitas una resolución de numeración vigente. Si falta, Klopi te lo dice al emitir.

Qué pasa después

Tus borradores siguen donde estaban. Cuando la cuenta esté lista, ábrelos y emítelos: cada uno toma el siguiente número de tu resolución y la fecha de ese día.
Tu cliente recibe la factura en PDF y en XML por correo en cuanto la DIAN la valida.
Si la DIAN rechaza algo, lo corriges y lo vuelves a emitir. Lo explica Qué hacer si la DIAN rechaza una factura.
La nómina electrónica tiene su propia habilitación ante la DIAN y todavía no está disponible en Klopi: lo ves en Configura la nómina y las entidades.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que comprar un certificado de firma digital?

No. Si no tienes uno propio, cada documento se firma con un certificado digital autorizado, gracias a la autorización que aceptas en Klopi antes de enviar el TestSetId.

¿Tengo que hacer el set de pruebas de la DIAN?

Tú copias el TestSetId del portal de la DIAN y lo pegas en Klopi. El set de pruebas queda pendiente después de ese paso: te avisaremos cuando tu facturación electrónica quede lista o si necesitamos algo de ti.

No me llega el enlace para entrar al portal de la DIAN. ¿Qué hago?

La DIAN lo manda al correo registrado en tu RUT; en una empresa, al del representante legal. Revisa la carpeta de correo no deseado. Si ese correo ya no existe, tienes que actualizar tu RUT antes de seguir.

¿Cuánto tarda en quedar lista mi cuenta?

Depende de que preparemos tu cuenta, de que la DIAN apruebe el set de pruebas y de que tengas tu resolución de numeración. Hoy, además, depende de que terminemos la conexión de la facturación electrónica, que está en curso. Te avisaremos cuando tu cuenta pueda emitir.