Llena los datos fiscales de un contacto

Los datos fiscales de un contacto son los que salen en la factura electrónica y los que deciden qué retenciones se le practican cuando le compras. Casi todos están en su RUT, así que lo más seguro es pedírselo y copiarlo.

Si no tienes el RUT a la mano, puedes crear el contacto igual y completar el Perfil tributario después.

Antes de empezar

• El RUT del contacto, idealmente. En la sección «Responsabilidades, calidades y atributos» están los códigos que necesitas.
• Permiso para crear o editar contactos. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente, el Editor y el Contador.

Escribe el documento

Los tipos de documento que acepta Klopi son: Cédula de ciudadanía, NIT, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de identidad, Registro civil, Documento extranjero, Permiso especial de permanencia y Permiso por protección temporal.

Klopi revisa que el número tenga una forma posible para su tipo: un NIT, por ejemplo, tiene entre 6 y 10 dígitos sin el de verificación. El NIT de una persona natural es su número de cédula, y muchas cédulas antiguas tienen 6 o 7 dígitos. Si no la tiene, al guardar verás El número no es válido para ese tipo de documento.

El dígito de verificación (DV)

El dígito de verificación no se escribe aparte: Klopi lo calcula con la misma fórmula que usa la DIAN. Debajo del número verás uno de estos mensajes:

• Sin el dígito de verificación: Klopi lo calcula. Todavía no hay un NIT completo.
• Dígito de verificación: 8 · el mismo de tu RUT. Compáralo con el del RUT. Si coincide, el NIT está bien escrito.
• El dígito de verificación de ese NIT es 8, no 5. Revisa el número. Escribiste el NIT con un dígito que no le corresponde. Casi siempre el error está en el número, no en el dígito.

Copia el perfil tributario del RUT

En la sección Perfil tributario, busca en el RUT del contacto estos códigos de responsabilidad:

Si su RUT dice…	En Klopi
48 – Impuesto sobre las ventas (IVA)	¿Cobra IVA? → Responsable de IVA
49 – No responsable de IVA	¿Cobra IVA? → No responsable de IVA
47 – Régimen simple de tributación	Régimen → Simple de tributación
13 – Gran contribuyente	Prende Gran contribuyente
15 – Autorretenedor	Prende Autorretenedor

Declara renta no sale como un código aparte: pregúntale al contacto o a tu contador si declara renta. En un contacto nuevo, Klopi lo prende si es Empresa (una empresa siempre declara) y lo deja apagado si es Persona natural: sin saberlo, se le aplica la tarifa de no declarante, que es más alta, porque retener de menos te deja una deuda con la DIAN. Préndelo si la persona sí declara.

En Actividad económica (CIIU) escribe el código de su actividad principal, el que aparece en su RUT (por ejemplo, 6201). Queda en la ficha para tu contador; Klopi todavía no lo usa para calcular el ICA ni el ReteICA.

Encuentra a quién le faltan datos para facturar

En En Klopi: Contactos, los clientes a los que todavía no se les puede emitir una factura llevan la etiqueta Le falta información para facturar; si pasas el cursor encima, te dice qué falta (por ejemplo, la dirección y el municipio). Para verlos todos juntos, elige Les falta información para facturar en el selector de arriba a la derecha, y haz clic en Completar en cada uno para ir directo a su ficha.

Es la misma revisión que hace Klopi antes de emitir: nombre, tipo y número de documento, correo, país y, para un cliente en Colombia, dirección y municipio.

Qué pasa después

• En la factura electrónica: van el tipo y el número de documento, el dígito de verificación, si es responsable de IVA y sus responsabilidades (gran contribuyente, autorretenedor, régimen simple).
• En tus gastos: la retención sugerida sale del perfil tributario del proveedor y de la fecha del gasto. Siempre la puedes cambiar antes de guardar.
• En tu contabilidad: el documento es el que identifica al contacto en los certificados de retención y en la información exógena. Por eso, cuando el contacto ya tiene facturas emitidas o movimientos contables, su documento no se puede cambiar.

Preguntas frecuentes

¿Qué pongo en «¿Cobra IVA?» si no tengo el RUT?

Déjalo en No responsable de IVA, que es como viene, y corrígelo cuando te pasen el RUT. Antes de facturarle a una empresa, vale la pena pedírselo.

Escribí el NIT con el dígito de verificación y Klopi dice que no corresponde. ¿Qué hago?

Revisa el número completo contra el RUT. El dígito se calcula a partir del NIT, así que si no coincide, casi siempre hay un número cambiado o de más en el NIT.

¿Qué documento uso para un venezolano en Colombia?

Si tiene el Permiso por Protección Temporal, elige Permiso por protección temporal. Si tiene el anterior, Permiso especial de permanencia. Si solo tiene el documento de su país, Documento extranjero o Pasaporte.

¿Cambiar el perfil tributario modifica las facturas que ya emití?

No. Cada factura guarda cómo estaba el contacto el día que la emitiste. El cambio aplica a las facturas y gastos que hagas desde ese momento.

Norma relacionada

• Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): cuando un cliente te pide factura a su nombre, solo le puedes exigir nombre o razón social, tipo y número de identificación y correo.
• Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): fija el anexo técnico de la factura electrónica, que define cómo van los datos del comprador (documento, dígito de verificación y responsabilidades) en la factura.