Qué hacer si la DIAN rechaza una factura

Un rechazo no es una factura emitida con errores: para la DIAN, esa factura no existe. No tienes que anularla ni hacer una nota crédito. La corriges y la vuelves a emitir, y Klopi conserva todo lo que ya llenaste.

Antes de empezar

Abre la factura rechazada desde En Klopi: Ventas, luego Facturas. Para encontrarla rápido, usa el filtro Estado y elige Rechazada por la DIAN.
Mira qué dice la etiqueta. Rechazada por la DIAN significa que la DIAN la revisó y no la aceptó. No se pudo enviar significa que se encontró un error antes de enviarla y nunca llegó a la DIAN. Se corrigen igual.

Corrige y vuelve a emitir

Lee el recuadro rojo de la factura: La DIAN rechazó este documento o Este documento no llegó a la DIAN, y debajo, cada motivo en una línea.
Corrige la causa donde está: en la ficha del cliente, en el producto o en tu configuración. Las causas frecuentes están más abajo.
Vuelve a la factura y haz clic en Corregir y volver a emitir. La factura vuelve a ser un borrador, con todo lo que tenía, y Klopi te lleva a editarla.
Revisa el borrador y cambia lo que haga falta.
Haz clic en Guardar y emitir y confirma con Emitir factura.

Si ya no quieres emitir esa factura, haz clic en Corregir y volver a emitir para convertirla en borrador; luego ábrela desde la lista de facturas, haz clic en Descartar y confirma. Queda Anulada, con el rastro del número que la DIAN rechazó, y ya no se puede emitir. Un borrador que pasó por un rechazo no se puede eliminar, solo descartar.

Causas frecuentes y cómo corregirlas

Datos del cliente

Es la causa más común. El motivo nombra el dato: por ejemplo, «Correo del cliente», «Número de documento del cliente», «Ciudad del cliente», «Dirección del cliente» o «Celular del cliente». Corrígelo en la ficha del cliente y vuelve a emitir: la factura toma los datos nuevos al emitirse otra vez.

El celular debe tener solo dígitos: entre 7 y 15.
El NIT va sin dígito de verificación; Klopi lo calcula.
Si el cliente no quiere dar sus datos y te paga de contado, factúrale a Consumidor final.

Una línea de la factura

Si el motivo empieza por «Línea» y un número (por ejemplo, «Línea 2: precio unitario…»), el problema está en esa línea: la cantidad, el precio, el descuento o la configuración del producto. Corrígelo en el borrador o en tu catálogo.

Nota crédito o débito sobre una factura que tu cliente ya aceptó

La DIAN no recibe notas crédito (regla LGC15) ni notas débito (regla LGC16) sobre una factura que tu cliente ya aceptó. Solo pasa con facturas a crédito: los eventos de aceptación de la DIAN aplican a ventas a crédito. Klopi te lo explica así:

Nota crédito: no se puede emitir. Habla con tu cliente y tu contador sobre cómo hacer el ajuste por otra vía.
Nota débito: cobra ese valor con una factura nueva.

Resolución de numeración

Si la resolución no coincide con la que tienes en la DIAN (prefijo, número de resolución o llave técnica mal copiados), la DIAN rechaza el número. Ábrela en Configuración → Facturación electrónica, compárala con tu resolución y corrige lo que esté distinto. Lo explica Configura tu resolución de numeración.

Lo que Klopi frena antes de enviar

Algunos problemas no llegan a ser un rechazo: Klopi los detecta al emitir y te muestra el mensaje en ese momento. La factura sigue en borrador y no gasta ningún número.

Mensaje	Qué hacer
«La resolución de numeración venció el…» o «…se agotó»	Registra la resolución nueva que te autorizó la DIAN
«…le falta el número de autorización de la DIAN»	Completa el Número de resolución en Resoluciones de numeración
«El cliente necesita tipo y número de documento para poder facturarle.»	Completa la ficha del cliente
«La facturación electrónica se está conectando…»	Nada: la conexión está en curso y te avisaremos cuando puedas emitir. Deja la factura en borrador
«Tu cuenta de facturación electrónica todavía no está lista…»	Tu cuenta está Pendiente de conectar: completa los pasos de Activa la facturación electrónica (entre ellos, pegar tu TestSetId) y espera nuestro aviso
«El periodo contable de esa fecha está cerrado. Reábrelo para poder emitir.»	Pídele a tu contador que reabra el periodo
«Tu negocio no es responsable de IVA: la factura no puede cobrarlo…»	Quita el IVA de esos productos o, si tu RUT dice que cobras IVA, responde Sí en Configuración → Mi negocio, en ¿Tu RUT dice «Responsable de IVA»?

Qué pasa después

Si la DIAN la valida, la factura queda Por cobrar o Pagada, con su CUFE, y a tu cliente le llega por correo.
Tu cliente no recibe nada del intento rechazado: el correo solo sale cuando la DIAN valida la factura.
En tu contabilidad, el intento rechazado no deja ningún registro: la venta se registra cuando la DIAN valida la factura.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer una nota crédito para anular una factura rechazada?

No. Una factura rechazada nunca quedó emitida, así que no hay nada que anular. La corriges con Corregir y volver a emitir. La nota crédito es solo para facturas que la DIAN ya validó.

¿Por qué se saltó un número en mi numeración?

Porque la factura corregida toma el siguiente número y el del intento rechazado no se reutiliza. Klopi guarda ese intento con su motivo, así que el salto siempre tiene explicación.

El mensaje de la DIAN trae un código como «Regla: …». ¿Qué significa?

Es el código de la validación de la DIAN que falló. La frase que lo acompaña dice qué dato revisar. Si no la entiendes o el rechazo se repite después de corregir, escríbenos con el número de la factura.

¿Qué significa «La DIAN la validó con observaciones»?

Que la factura es válida. La DIAN solo te advierte algo que conviene corregir para las próximas; no tienes que volver a emitirla.