Crea una cotización y conviértela en factura

Una cotización es la oferta que le haces a un cliente antes de venderle: qué le ofreces, a qué precio y hasta cuándo vale. En Klopi no la mandas como un archivo suelto: la compartes con un enlace, tu cliente la abre sin registrarse y la acepta o la rechaza con un botón. Cuando te dice que sí, la conviertes en factura con un clic, con los mismos productos y precios.

Una cotización no es un documento ante la DIAN: no lleva número oficial, no mueve tu inventario ni tu contabilidad. Por eso la puedes cambiar mientras tu cliente no haya respondido.

Antes de empezar

El módulo Cotizaciones, que viene en los dos planes. Si en el menú no ves Ventas → Cotizaciones, revisa cómo activar un módulo.
Para convertirla en factura, también el módulo Facturación electrónica.
Permisos: por defecto crean, envían y convierten cotizaciones el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. Eliminarlas, solo los tres primeros. El Contador y el Lector las pueden ver.

Crea la cotización

Entra a En Klopi: Ventas, luego Cotizaciones y haz clic en Nueva cotización. También puedes usar el botón Nuevo del menú: en Más…, elige Cotización.
En ¿A quién le cotizas?, busca al cliente por nombre, documento o correo. Si todavía no está en Klopi, elige Crear cliente nuevo.
En Válida hasta, elige la fecha límite o usa los atajos 8 días, 15 días o 30 días. Por defecto son 15 días.
En ¿Qué le ofreces?, elige cada producto o servicio y ajusta Cantidad, Precio unitario y Descuento. Para ofrecer algo más, haz clic en Agregar línea.
En Detalles, escribe las Condiciones y notas que tu cliente debe leer, como el anticipo o el tiempo de entrega. Si tienes vendedores, elige en ¿Quién hizo la venta? quién la hizo.
Revisa el Resumen de la derecha, con el total y sus impuestos, y haz clic en Guardar cotización.

La cotización queda como Borrador con su número, por ejemplo COT-12. Tu cliente todavía no la puede ver.

Envíala a tu cliente

Abre la cotización y haz clic en Enviar al cliente. Queda como Enviada y se activa su enlace.
En la tarjeta Compártela, haz clic en WhatsApp para abrir tu WhatsApp con el mensaje y el enlace listos, o en Correo para abrir tu programa de correo. También puedes copiar el enlace y pegarlo donde quieras.

El mensaje sale desde tu propio WhatsApp o tu propio correo, donde ya hablas con tu cliente.

O deja que Klopi la envíe

Con el módulo Mensajes, Klopi le manda la cotización a tu cliente por WhatsApp o por correo, con el enlace para verla y responderla, y deja el registro de cada envío.

Abre la cotización. En la tarjeta Envíala desde Klopi, haz clic en Por WhatsApp o en Por correo. Si todavía era un borrador, queda Enviada en ese momento.
Abajo, en la misma tarjeta, ves cada mensaje con su estado: Enviado, Entregado, Leído o Fallido, con la razón.

Si un botón no se puede usar, debajo está la razón: el cliente no tiene celular o correo en su ficha, o el WhatsApp de tu negocio no está conectado en Mensajes. Las palabras del mensaje se cambian en Mensajes, en la plantilla Cotización enviada.

Tu cliente abre el enlace sin crear cuenta. Ve la oferta con el nombre y el logo de tu negocio, puede escribir su nombre y responde con Aceptar cotización o No me interesa. Si la rechaza, puede contarte por qué.

Conviértela en factura

Abre la cotización y haz clic en Convertir en factura.
Klopi crea la factura como borrador, con el mismo cliente, los mismos productos, precios, notas y vendedor (si el vendedor ya está desactivado, la factura sale sin vendedor), y te lleva a ella.
Revisa el borrador. Sale como pago de contado: si te van a pagar después, haz clic en Editar y ajusta ¿Cómo te pagan?.
Haz clic en Emitir a la DIAN y confirma con Emitir factura.

No tienes que esperar a que el cliente haga clic en Aceptar cotización: si te dijo que sí por teléfono, conviértela igual y Klopi la marca como Aceptada. Lo que no se convierte es una cotización Rechazada.

Qué pasa después

Mientras la cotización está abierta, arriba ves su recorrido: Creada, Enviada, Vista por el cliente, Aceptada y Facturada. Klopi la marca como vista la primera vez que alguien abre el enlace.
Cuando tu cliente responde, a quien creó la cotización le llega una notificación en la campana de Klopi. Si la rechazó y escribió el motivo, lo ves en la cotización.
Si pasa la fecha de Válida hasta sin respuesta, la cotización queda Vencida y tu cliente ya no la puede aceptar desde el enlace.
Al convertirla, la cotización queda con el enlace Abrir hacia su factura. La venta, el inventario y la contabilidad se mueven cuando emites esa factura, no antes. Lo que pasa al emitir está en Emite una factura de venta.

Estados de una cotización

Estado	Qué significa
Borrador	La creaste pero no la has enviado. El enlace todavía no funciona.
Enviada	El enlace está activo y tu cliente aún no lo abre.
Vista por el cliente	Tu cliente abrió el enlace y no ha respondido.
Aceptada	Tu cliente la aceptó, o tú la convertiste en factura.
Rechazada	Tu cliente respondió No me interesa.
Vencida	Pasó su fecha sin respuesta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar una cotización que ya envié?

Sí, mientras tu cliente no haya respondido y no esté vencida. Abre la cotización y haz clic en Editar. Tu cliente siempre ve la última versión en el mismo enlace. Si la tenía abierta y responde después de tu cambio, Klopi no toma esa respuesta: le avisa que la cotización cambió y le muestra la versión nueva para que responda sobre ella. Una cotización aceptada, rechazada, vencida o ya facturada no se edita: usa Duplicar.

¿Qué hago si la cotización se venció o el cliente la rechazó y cambió de opinión?

Abre la cotización y haz clic en Duplicar. Klopi crea una cotización nueva en borrador, con otro número, el mismo cliente, los mismos productos a los mismos precios, las mismas condiciones, el mismo vendedor (si sigue activo) y una vigencia nueva de 15 días. Los precios no se actualizan solos: revísalos antes de enviarla.

¿Por qué mi cotización aparece como vista si mi cliente dice que no la ha abierto?

Klopi la marca como vista la primera vez que alguien abre el enlace, sin importar quién. Si tú mismo lo abres para revisarlo después de enviarla, también cuenta. Para ver cómo la verá tu cliente, mira la cotización dentro de Klopi, que la muestra igual.

¿Puedo borrar una cotización?

Sí, con Eliminar cotización, siempre que no esté aceptada ni convertida en factura. Se borra para siempre y su enlace deja de funcionar: tu cliente verá que no la encuentra.

¿Por qué no me aparece el botón «Convertir en factura»?

Porque la cotización todavía es un borrador (primero haz clic en Enviar al cliente), porque la rechazaron, porque ya se convirtió, porque no tienes el módulo Facturación electrónica o porque tu rol no tiene permiso para crear facturas.

¿La cotización descuenta inventario o cuenta como venta?

No. Es solo una oferta: no mueve el inventario, no queda en tu cartera ni en tu contabilidad. Todo eso ocurre cuando emites la factura en la que se convierte.