Emite una nota crédito

Una factura electrónica que la DIAN ya validó no se edita ni se borra. Si te equivocaste, si el cliente devolvió algo o si le diste un descuento después de venderle, lo corriges con una nota crédito: un documento electrónico que resta valor a esa factura y también va a la DIAN.

Con una nota crédito puedes anular la factura completa o solo una parte. Klopi arma el borrador con las mismas líneas de la factura; tú dejas lo que corresponde y la emites.

Antes de empezar

La factura debe estar validada por la DIAN (Por cobrar o Pagada). Un borrador no necesita nota: se edita o se elimina. Una nota débito validada también se puede corregir con una nota crédito, desde su propio menú Más.
Permiso para emitir. Por defecto emiten el Propietario, el Administrador y el Gerente. El Editor puede crear el borrador de la nota, pero no emitirlo.
No necesitas pedir una resolución de numeración para las notas. La primera nota crédito que emitas empieza su propio consecutivo con el prefijo NC.

Crea el borrador de la nota

Entra a En Klopi: Ventas, luego Facturas y abre la factura.
Haz clic en Más y elige Nota crédito (devolver o anular).
En ¿Qué estás corrigiendo?, elige el motivo, o deja Que Klopi lo decida según el valor.
Escribe el Motivo de la corrección, por ejemplo «devolución de dos unidades por defecto». Es obligatorio y lo lee tu cliente.
Haz clic en Crear borrador.

Los motivos son los que define la DIAN: Anulación de la factura, Devolución parcial de bienes o servicios, Rebaja o descuento, Ajuste de precio, Descuento por pronto pago y Descuento por volumen de ventas.

Deja solo lo que devuelves

El borrador nace con todas las líneas de la factura, a los mismos precios e impuestos con que vendiste.

Si anulas toda la factura, no cambies nada. Klopi te lleva al borrador: revísalo, haz clic en Emitir a la DIAN y confirma.
Si es solo una parte, Klopi te lleva a Editar nota crédito (o haz clic en Editar en el borrador). En ¿Qué devuelves o descuentas?, quita las líneas que no aplican o baja las cantidades y los precios hasta dejar el valor de la nota.

Debajo de cada línea Klopi te dice cuánto queda de ese producto, contando las notas que ya hiciste: «Vendiste 10 · quedan 6 por devolver ($357.000 por acreditar)». Si pasas de ahí (más unidades de las que quedan, un producto que no estaba en la factura en una devolución, o más valor del que queda de ese producto), te lo dice en rojo y no deja guardar.

Revisa el Resumen de la derecha: te dice el valor de la nota y cuánto quedan por acreditar de la factura.
Haz clic en Guardar y emitir.
Confirma con Emitir.

Qué pasa después

Con la DIAN: la nota toma su número (NC1, NC2…) y la DIAN la valida contra el CUFE de la factura. En la factura aparece la tarjeta Notas de esta factura con cada nota.
Con tu cliente: le llega por correo la nota en XML y PDF, igual que una factura.
Con lo que te deben: si la factura era a crédito, la nota baja lo que te debe. Si la nota devuelve todo, la factura queda Anulada.
Con tu plata: si la venta fue de contado, la devolución sale de la misma cuenta donde entró la plata. Si el cliente ya te había pagado una factura a crédito, lo que sobra queda como saldo a favor suyo en Ventas → Por cobrar, en Saldos a favor de tus clientes, para Devolver o Usar en otra factura. Lo explicamos en usa los saldos a favor de tus clientes.
Con tu inventario: con el módulo Inventario, una Anulación o una Devolución parcial regresan los productos al inventario al mismo costo con que salieron. Una rebaja o un descuento no mueven el inventario.
Con tu contabilidad: queda registrada la devolución del ingreso y del IVA, sin que hagas nada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer varias notas crédito a la misma factura?

Sí, mientras no pasen del valor de la factura. Si intentas acreditar más de lo que queda, Klopi te dice el saldo que todavía se puede acreditar. Cuando ya se acreditó todo, no deja crear otra.

¿Cómo anulo una factura mal hecha?

Con una nota crédito con motivo Anulación de la factura por el total. Después emite una factura nueva con los datos correctos: la DIAN no deja reutilizar el número de la anulada.

¿Puedo cambiar el cliente de una factura con una nota crédito?

No. La nota siempre va al mismo cliente de la factura. Para facturarle a otra persona, anula la factura con una nota crédito y emite una nueva a nombre del cliente correcto.

¿Puedo hacerle una nota crédito a una factura que hice antes de Klopi?

Hoy no se puede emitir desde Klopi. Klopi solo emite notas sobre facturas que se emitieron con Klopi, y una factura hecha antes de Klopi (aunque la hayas traído como factura de otro sistema) no lo fue. Si intentas emitir esa nota, Klopi te lo dice antes de gastar un número; escríbenos a soporte para hacerla.

¿Me equivoqué en el borrador de la nota, lo puedo borrar?

Sí. Mientras no la emitas, abre la nota y haz clic en Eliminar. Una nota ya emitida no se borra: si acreditaste de más, vuelves a cobrar la diferencia con una nota débito sobre la misma factura.

Norma relacionada

Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): regula la nota crédito electrónica, que debe referirse a la factura que corrige, y fija la lista cerrada de conceptos de corrección.