Cómo funcionan tus ventas en Klopi

En Klopi, todo lo que vendes vive en el menú Ventas. La pieza central es la factura electrónica: la armas, Klopi la envía a la DIAN, se la hace llegar a tu cliente y la registra en tu contabilidad. Alrededor de ella hay otros documentos para lo que pasa antes (una cotización), durante (una remisión) y después de vender (una nota crédito o débito).

Este artículo te da el mapa: qué es cada documento, qué módulo lo trae y cómo leer el estado de una factura.

Los documentos de venta

Documento	Para qué sirve	Módulo	Dónde está
Factura de venta	Vender con validez ante la DIAN.	Facturación electrónica	Ventas → Facturas
Nota crédito	Anular una factura, devolver parte de lo vendido o hacer un descuento después de emitir.	Facturación electrónica	En la factura, menú Más
Nota débito	Cobrar un mayor valor sobre una factura: intereses, gastos, una diferencia de precio.	Facturación electrónica	En la factura, menú Más
Remisión	Dejar constancia de lo que entregaste, antes de facturarlo.	Facturación electrónica	Ventas → Remisiones
Cotización	Ofrecer precios antes de vender; si el cliente acepta, se convierte en factura.	Cotizaciones	Ventas → Cotizaciones
Factura recurrente	Facturar lo mismo cada periodo (arriendos, mensualidades) sin volver a llenarla.	Facturas recurrentes	Ventas → Recurrentes
Tiquete POS	Las ventas de mostrador en la caja.	Punto de venta (POS)	Ventas → Caja

Si no ves alguno en el menú, es porque su módulo no está activo o tu rol no tiene permiso. Lo explicamos en qué es un módulo y cómo activarlo.

En la lista En Klopi: Ventas, luego Facturas ves juntas las facturas, las notas y los tiquetes POS. Las filas que dicen · de otro sistema son facturas que hiciste antes de Klopi y trajiste solo para cobrar su saldo: no vuelven a la DIAN.

Los estados de una factura

El estado sale al lado del número, en la lista y en la factura.

Estado	Qué significa
Borrador	La estás preparando. No ha ido a la DIAN ni tiene número: la puedes cambiar o eliminar.
Enviando a la DIAN	La acabas de emitir. Suele tardar unos segundos.
Esperando a la DIAN	La DIAN no ha respondido. Klopi sigue intentando solo.
Por cobrar	La DIAN la validó y todavía te deben plata.
Pagada	La DIAN la validó y ya te pagaron todo. Una venta de contado queda así desde que se valida.
Rechazada por la DIAN	La DIAN no la aceptó. Klopi te muestra el motivo para que la corrijas.
No se pudo enviar	Klopi encontró un error antes de enviarla. La DIAN no tiene registro de ella.
Anulada	Una o varias notas crédito devolvieron todo su valor, o es un documento rechazado que descartaste.

Una nota crédito validada dice Emitida.

Si una factura Esperando a la DIAN dice Detenida en su línea de avance, Klopi dejó de intentar solo porque hay un problema que un reintento no arregla. Lee el mensaje que aparece debajo (casi siempre pide escribirle a soporte) y, cuando esté resuelto, haz clic en Reintentar emisión.

Dentro de cada factura, una línea de avance responde las tres preguntas de siempre: si ya es válida (Validada por la DIAN), si le llegó a tu cliente (Enviada al cliente) y si ya te pagaron (Por cobrar, Pagada o Vencida hace tantos días).

Quién puede hacer qué

Por defecto, los roles de tu equipo pueden esto con las facturas y las notas:

Rol	Qué puede hacer
Propietario, Administrador y Gerente	Todo: crear, editar, emitir, eliminar borradores y enviar al cliente.
Editor	Crear y editar borradores, también de notas, y enviar por WhatsApp (con el módulo Mensajes). No puede emitirlos, eliminarlos ni reenviar el correo.
Contador y Lector	Ver las facturas y exportarlas.

Los botones que tu rol no puede usar no aparecen: un Editor, por ejemplo, no ve Emitir a la DIAN ni Eliminar. La configuración ante la DIAN (Configuración → Facturación electrónica) la manejan el Propietario y el Administrador.

Qué pasa después de vender

Con la DIAN: cada factura y cada nota toman su número y su código único (CUFE para la factura) en el momento en que las emites. Antes de eso son borradores.
Con tu cliente: al validarse, le llega por correo el documento electrónico (XML y PDF).
Con tu plata: una venta de contado queda pagada; una a crédito queda Por cobrar y aparece en Ventas → Por cobrar si tienes el módulo Cobros.
Con tu inventario: si tienes el módulo Inventario, la factura descuenta lo vendido y una nota crédito por devolución lo regresa.
Con tu contabilidad: cada documento validado queda registrado sin que hagas nada.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una remisión?

La factura es el documento de la venta ante la DIAN: cobra, lleva impuestos y queda en tu contabilidad. La remisión solo dice qué entregaste y a quién; no va a la DIAN ni mueve tu contabilidad. La usas cuando entregas primero y facturas después.

¿Los borradores gastan los documentos de mi plan?

No. Lo que cuenta es cada documento que envías a la DIAN en el mes. Puedes tener todos los borradores que quieras. Ver Compra más documentos.

¿Por qué una factura dice «Anulada» si no la anulé?

Porque las notas crédito que le hiciste ya devolvieron todo su valor. En la factura, la tarjeta Notas de esta factura muestra cuáles fueron.

¿Puedo cambiar una factura que ya está «Por cobrar»?

No. Una factura emitida no se edita ni se borra: se corrige con una nota crédito o una nota débito. Lo explicamos en por qué no puedo editar o borrar una factura.

Norma relacionada

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario: define la factura electrónica de venta y los documentos equivalentes, como el tiquete POS.
Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): fija los requisitos de la factura electrónica y de sus notas crédito y débito.