Busca, filtra y descarga tus facturas

En En Klopi: Ventas, luego Facturas están todas tus ventas: facturas, notas crédito y débito, y tiquetes POS. Desde ahí buscas una en segundos, ves solo las que te interesan y descargas lo que necesites, una por una o todas en un Excel.

Tus facturas y sus archivos son tuyos: los puedes descargar siempre, también tu contador.

Antes de empezar

El módulo Facturación electrónica activo.
Cualquier rol con acceso a Facturas puede buscar, ver y descargar: también el Contador y el Lector.

Busca una factura

Escribe en Buscar…, arriba de la lista. Klopi busca en:

El número, con o sin prefijo: «123» o «FEV123».
El nombre o el número de documento del cliente.
El CUFE.
Las notas de la factura.

Cada fila muestra el Número (o Sin emitir si es un borrador), el Cliente, la Fecha, el Total y el Estado. Haz clic en una fila para abrirla.

Filtra y ordena la lista

Haz clic en Filtros.
En Estado, marca uno o varios: Borrador, Por cobrar, Pagada, Anulada, Esperando a la DIAN o Rechazada por la DIAN.
En Tipo, marca Factura de venta, Nota crédito, Nota débito, Tiquete POS o Nota de ajuste POS.
En Ordenar por…, elige Más recientes, Más antiguas, Mayor valor o Menor valor.

El botón Filtros muestra cuántos filtros tienes activos. Para volver a ver todo, haz clic en el botón rojo con la escoba (Limpiar filtros).

Descarga el PDF y el XML de una factura

Abre la factura.
Haz clic en PDF, arriba a la derecha, para descargar la representación gráfica.
Para los demás archivos, baja a la tarjeta Archivos: Factura en PDF, XML firmado (el documento legal ante la DIAN) y Código QR.

Si acabas de emitirla y la tarjeta dice «Estamos guardando los archivos de este documento», espera unos minutos: aparecen solos.

Exporta tus facturas a Excel

En En Klopi: Ventas, luego Facturas, busca o filtra si solo quieres una parte, por ejemplo las Por cobrar.
Haz clic en Exportar.
Klopi descarga el archivo facturas.xlsx.

El Excel trae dos hojas:

Documentos: una fila por documento, con su número, tipo, fecha, estado, cliente y su documento, forma de pago y vencimiento, moneda, subtotal, descuento, IVA, impoconsumo (INC), propina, total, total en pesos, las retenciones que te hizo el cliente al pagarla, la factura que corrige (en las notas) y el CUFE.
Líneas: una fila por cada producto de cada documento, con su código, cantidad, precio, descuento, base, IVA (tratamiento, tarifa y valor), impoconsumo (tarifa y valor), total y la remisión o cotización de la que viene.

Qué pasa después

Nada cambia en tus facturas al buscar, filtrar o exportar: solo lees.
Klopi guarda el PDF, el XML y el QR de cada documento validado durante los 10 años que pide la ley.

Preguntas frecuentes

¿El Excel respeta los filtros que tengo puestos?

Sí. Exportar descarga lo mismo que muestra la lista: si escribiste algo en Buscar… o tienes filtros de estado o tipo, el Excel trae solo esos documentos. Para exportar todo, haz clic en Limpiar filtros y borra la búsqueda antes de exportar.

¿Puedo exportar mis facturas si mi plan venció?

Sí. La exportación funciona aunque tu suscripción no esté activa: tus datos son tuyos.

¿Cómo compruebo que una factura está en la DIAN?

Con su Código QR o su CUFE. El QR lleva a la consulta de la DIAN; el CUFE lo ves al pie de la factura y en el XML.

¿Cómo veo todas las facturas de un solo cliente?

Escribe su nombre o su documento en Buscar…. También las ves en su ficha, en Contactos, en la pestaña Facturas.

¿Puedo descargar los PDF de muchas facturas a la vez?

No. Los PDF y los XML se descargan uno por uno, desde cada factura. Lo que sale completo en un solo archivo es el Excel.

Norma relacionada

Artículo 60 del Código de Comercio: obliga a conservar los documentos del negocio durante 10 años.