Configura tu resolución de numeración

La resolución de numeración es la autorización de la DIAN para usar un rango de números: un prefijo (por ejemplo, FEV), un número inicial y uno final, unas fechas de vigencia y una clave técnica. Solo puedes emitir facturas con números de un rango vigente.

La numeración la pides tú en el portal de la DIAN y Klopi la trae de allá; si hace falta, también puedes registrarla a mano. Desde ahí, Klopi lleva el consecutivo por ti, no deja emitir por fuera del rango ni de la vigencia, y te avisa antes de que se acabe o venza.

Antes de empezar

Pide la numeración en la DIAN. Se solicita en el portal de la DIAN (MUISCA), en la opción de numeración de facturación, eligiendo «Factura electrónica de venta», el prefijo y el rango. Ten a mano la resolución que te entrega: de ahí copias los datos.
Ser Propietario o Administrador en Klopi. Por defecto, solo esos dos roles ven Facturación electrónica.
Ves todos los tipos de numeración. Los dos planes traen facturación electrónica, así que aquí registras la de factura y notas, documento soporte, tiquete POS o nómina, según lo que uses.

Trae tu numeración de la DIAN

Entra a En Klopi: Configuración, luego Facturación electrónica.
En la tarjeta Resoluciones de numeración, haz clic en Traer de la DIAN.

Klopi trae los rangos que la DIAN te tiene autorizados, con su prefijo, rango y vigencia, sin que copies nada. Cuando te das de alta, también trae la numeración de prueba y la de tus notas. Si una resolución que registraste a mano no aparece en la DIAN, Klopi la desactiva, porque con ella no podrías emitir.

Registra tu resolución a mano

Entra a En Klopi: Configuración, luego Facturación electrónica. En la tarjeta Resoluciones de numeración, haz clic en Nueva.
En Tipo de documento, elige Factura electrónica de venta u otro tipo de la lista.
Copia de tu resolución de la DIAN el Prefijo, el Número de resolución y la Llave técnica.
Llena Rango desde y Rango hasta con el primer y el último número autorizados.
Elige las fechas en Vigente desde y Vigente hasta.
Si vienes de otro programa y ya usaste parte de ese rango, escribe en Próximo número el número con el que sigues.
Deja Activa encendido y haz clic en Crear.

Si algo no cuadra, el formulario te lo dice ahí mismo. La tabla muestra cada resolución con su Tipo, Prefijo, Rango, cuánto llevas usado en Uso, la Vigencia y el Estado.

Cambia o desactiva una resolución

En la tabla, haz clic en la fila de la resolución. Se abre Editar resolución.
Cambia lo que necesites. Para dejar de usarla, apaga Activa.
Haz clic en Guardar cambios.

Próximo número solo avanza: un número que ya se usó no se repite, y Klopi no te deja devolverlo. Las resoluciones no se borran; las que ya no uses, desactívalas.

Cuando la DIAN te autoriza un rango nuevo

No esperes a que el anterior se acabe. Registra el nuevo apenas lo tengas: los dos pueden estar activos al mismo tiempo, y Klopi usa primero el más antiguo. El día que ese vence o se agota, sigue con el nuevo sin que hagas nada.

Si el rango nuevo tiene el mismo prefijo, sus números no pueden cruzarse con los del anterior. Si se cruzan, Klopi te lo dice: «Ya hay una resolución activa con el prefijo… y un rango que se cruza con este… repetiría números».

Qué pasa después

Avisos antes de que te frene: al propietario de la cuenta le llega un aviso en la campana y por correo 30, 15 y 5 días antes de que venza una resolución, y cuando ya usaste el 80 % y el 95 % del rango. Aplica a las resoluciones de factura, tiquete POS y documento soporte. Si ya registraste el rango siguiente, no te avisa, porque no te vas a quedar sin números.
Si no hay rango vigente, Klopi no emite y te dice por qué: «La resolución de numeración venció el…», «La resolución de numeración se agotó. Solicita un rango nuevo ante la DIAN.» o que la nueva «empieza a regir» en una fecha futura.
Las notas crédito y débito no necesitan autorización de la DIAN, pero sí su propio consecutivo. Si no tienes uno, Klopi lo crea solo con tu primera nota: prefijo NC para las notas crédito y ND para las débito.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la llave técnica?

Es la clave que la DIAN entrega con cada resolución de factura (también se llama clave técnica o ClTec). Se usa para calcular el CUFE, el código único que identifica cada factura ante la DIAN. La encuentras con tu resolución en el portal de la DIAN.

Ya facturaba con otro programa. ¿Con qué número sigo en Klopi?

Registra la misma resolución y escribe en Próximo número el siguiente al último que usaste en el otro programa. Si tienes dudas sobre usar el mismo prefijo en los dos programas a la vez, escríbenos antes de emitir.

¿Por qué me aparece «le falta el número de autorización de la DIAN»?

Porque la resolución de factura se guardó sin Número de resolución. Ábrela en la tabla, cópialo de tu resolución de la DIAN y haz clic en Guardar cambios.

¿Por qué mi factura no salió con el número que esperaba?

Porque un número que se usó en un intento rechazado no se vuelve a usar: la factura corregida toma el siguiente disponible, y Klopi guarda el rastro del intento que explica el salto. Lo explica Qué hacer si la DIAN rechaza una factura.

¿Cuánto tiempo antes debo pedir la nueva resolución?

Pídela apenas te llegue el primer aviso: faltan 30 días para el vencimiento o ya usaste el 80 % del rango. La DIAN puede tardar en autorizarla y, sin ella, no puedes emitir.