Emite una factura de venta

Una factura de venta en Klopi se arma en una sola pantalla, de arriba abajo: a quién le vendes, qué le vendiste, cómo te paga y unos detalles opcionales. Mientras sea un borrador la puedes cambiar cuantas veces quieras; cuando la emites, toma su número oficial y va a la DIAN.

Si es tu primera factura, empieza por emite tu primera factura electrónica: ahí está lo que debe estar listo antes de emitir.

Antes de empezar

El módulo Facturación electrónica activo, tu cuenta de facturación Lista para emitir y una resolución de numeración vigente. Si falta algo, Klopi te lo dice y solo podrás guardar la factura como borrador. Lo explica Activa la facturación electrónica.
Permiso para emitir. Por defecto emiten el Propietario, el Administrador y el Gerente. El Editor puede preparar el borrador, pero no emitirlo: no ve el botón Guardar y emitir.
Los datos de tu cliente: nombre, tipo y número de documento, correo y país. Sin ellos Klopi no deja emitir.

Llena la factura

Entra a En Klopi: Ventas, luego Facturas y haz clic en Nueva factura.
En ¿A quién le facturas?, busca al cliente en Cliente por nombre, documento o correo. Si no existe, elige Crear cliente nuevo.
En ¿Qué le vendiste?, elige el producto o servicio. Debajo puedes escribir un detalle para esta factura, como «Consultoría — septiembre».
Ajusta Cantidad y Precio unitario. Si el producto tiene el precio con impuestos incluidos, el campo dice Precio con impuestos: escribe lo que paga tu cliente.
Si le haces un descuento, escríbelo en Descuento, en pesos, para esa línea.
Para vender algo más, haz clic en Agregar línea. Para quitar una, usa el ícono de la papelera.
Revisa a la derecha el Resumen: subtotal, descuento, IVA, impoconsumo y total.

Di cómo te pagan

En ¿Cómo te pagan? responde ¿Ya te pagaron?. Klopi no elige por ti: una respuesta equivocada deja mal tu caja o tu cartera.

Sí, ya me pagaron (venta de contado): elige en ¿A dónde entró la plata? la cuenta donde recibiste el pago, como tu caja o tu banco.
No, me pagan después (venta a crédito): en ¿Cuándo te pagan? elige En 8 días, En 15 días, En 30 días, En 60 días u otra fecha en el calendario. La fecha no puede ser anterior a hoy.

Si te paga en cuotas

Con No, me pagan después elegido, marca Me la pagan en cuotas.
Escribe ¿Cuántas cuotas? (mínimo dos) y ¿Cuándo es la primera?.
Haz clic en Repartir, una cada mes. Klopi divide el total en partes iguales, una por mes.
Si quieres, cambia la fecha o el valor de cada cuota. Abajo, Suman debe dar exactamente el total de la factura.

Cada cuota vence después de la anterior, y la factura vence con la última. Si cambias los productos después de repartir, haz clic en Repartir de nuevo.

Agrega los detalles

La sección Detalles es opcional:

Proyecto o sede y ¿Quién hizo la venta? aparecen solo si ya creaste proyectos o vendedores.
Orden de compra del cliente: si tu cliente te mandó una, escribe su número y la Fecha de la orden. Sale impresa en la factura para que su contabilidad la cruce.
Notas: lo que quieres que tu cliente lea en la factura, como la garantía o el número de cuenta para pagarte.

Guarda o emite

Haz clic en Guardar borrador si todavía no la vas a emitir. No va a la DIAN ni toma número.
Cuando esté lista, haz clic en Guardar y emitir.
Klopi te pide confirmar: haz clic en Emitir factura.

Si guardaste un borrador, lo encuentras en la lista con el número Sin emitir. Ábrelo y usa Editar para cambiarlo, Emitir a la DIAN para emitirlo o Eliminar para borrarlo.

Qué pasa después

Con la DIAN: la factura pasa por Enviando a la DIAN y, cuando la validan, toma su número y su CUFE. Si la DIAN la rechaza, Klopi te muestra el motivo y el botón Corregir y volver a emitir.
Con tu cliente: le llega por correo la factura en XML y PDF. Lo explicamos en envía una factura por correo o WhatsApp.
Con tu plata: de contado, queda Pagada y el ingreso entra a la cuenta que elegiste. A crédito, queda Por cobrar con su fecha, o con cada cuota, y con el módulo Cobros la registras al recibir el pago con Registrar pago. Lo explicamos en registra un pago de un cliente.
Con tu inventario: con el módulo Inventario, se descuenta lo vendido.
Con tu contabilidad: queda registrada la venta, el IVA y, si es a crédito, lo que te deben.

Preguntas frecuentes

¿Dónde pongo la retención que me hace el cliente?

No va en la factura. La retención la practica tu cliente al pagarte: cuando registras el pago con Registrar pago, marca Me pagaron menos porque me hicieron retención y escribe el concepto y el valor. Así quedan el pago y la retención con su factura. El paso a paso está en registra las retenciones que te hace tu cliente.

¿Puedo cambiar la fecha de la factura?

No. La factura toma la fecha del día en que la emites, como lo exige la DIAN. Mientras es borrador, en la lista aparece con la fecha en que la empezaste.

¿Cómo hago otra factura igual a una anterior?

Abre la factura, haz clic en Más y elige Duplicar como borrador. Klopi crea un borrador con el mismo cliente, los mismos productos y el mismo plazo de pago contado desde hoy. Revísalo y emítelo. Solo se duplican facturas ya validadas por la DIAN.

¿Por qué no me deja emitir?

Porque tu cuenta de facturación todavía no está Lista para emitir o te falta una resolución de numeración vigente; el mensaje te dice cuál. Hoy Klopi está terminando de conectar la facturación electrónica: guarda la factura como borrador y te avisaremos cuando puedas emitir. Si el botón Guardar y emitir ni siquiera aparece, tu rol no tiene permiso para emitir: guarda el borrador y pídele a quien sí lo tiene que lo emita.

¿Puedo hacer un descuento en porcentaje?

El campo Descuento es un valor en pesos por línea. Si quieres dar un 10 %, calcula ese valor sobre la línea y escríbelo ahí.

Norma relacionada

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario: define la factura electrónica de venta.
Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): fija los requisitos de la factura electrónica, entre ellos la fecha y la forma de pago.