Envía una factura por correo o WhatsApp

No tienes que enviar la factura a mano. El correo con la factura oficial le llega al cliente automáticamente al emitirla, apenas la DIAN la valida: un archivo .zip con el XML validado por la DIAN y el PDF. Ese correo es la entrega que exige la DIAN, va en todos los planes y es un solo correo: Klopi no le manda otro aparte. Si la factura es a crédito y cobras en línea, el link para pagarla va impreso en la factura, así que también llega en ese correo.

Desde la factura puedes volver a enviarlo, mandarlo a otro correo o compartirla por WhatsApp desde tu propio celular. Con el módulo Mensajes, además, Klopi se la envía por WhatsApp por ti.

Antes de empezar

• La factura debe estar validada por la DIAN. Un borrador o una factura rechazada no se envían.
• El correo de tu cliente, en su ficha de contacto. Si no lo tiene, el correo automático no sale y debes escribirlo a mano.
• Permiso para emitir, para reenviar el correo. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador y el Gerente; a los demás roles no les aparecen Volver a enviar ni A otro correo. El envío por WhatsApp lo puede hacer también el Editor.
• Para WhatsApp: el celular de tu cliente en Celular (WhatsApp) de su ficha. Compartirla desde tu WhatsApp no necesita ningún módulo; que Klopi la envíe por ti necesita el módulo Mensajes.

Reenvía la factura por correo

Envíala a otro correo

La tarjeta queda con el último correo al que se envió. El correo de la ficha de tu cliente no cambia: si el correcto es otro, actualízalo en Contactos para las próximas facturas.

Compártela por WhatsApp desde tu celular

Si tu cliente no tiene celular en su ficha, WhatsApp te deja elegir a quién enviarlo. El enlace sirve varios meses y abre siempre el PDF de la factura, aunque tu cliente no tenga cuenta en Klopi. El botón aparece apenas la DIAN valida la factura.

Que Klopi la envíe por WhatsApp (módulo Mensajes)

Tu cliente recibe un mensaje con el número y el total de la factura y, si tienes cobros en línea configurados y Incluir el link de pago en la factura activado en Mensajes, el enlace para pagarla. En la misma tarjeta ves cada envío y si llegó. Si no pudo salir, por ejemplo porque tu cliente no tiene celular registrado, el envío queda marcado como fallido con el motivo en rojo.

El link de pago en la factura

Si tienes una pasarela conectada en En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Cobros en línea, cada factura a crédito en pesos lleva impresa en sus observaciones la línea «Paga en línea:» con el link para pagarla. Como va en la factura misma, tu cliente lo ve en el PDF y en el correo con la factura oficial, sin un mensaje aparte. El WhatsApp de la factura lleva el mismo link.

Lo activas o lo apagas con Incluir el link de pago en la factura, en En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes; viene activado. Una factura de contado no lo lleva, porque no queda debiendo nada. Si cuando emites no hay una pasarela lista, la factura sale igual, sin el link.

El link abre la página de pago de tu negocio en Klopi. Mientras la DIAN valida la factura, esa página dice que la factura todavía se está emitiendo; apenas queda validada, tu cliente puede pagar. Cómo funciona el cobro está en cobra con un link de pago.

Qué pasa después

• Tu cliente recibe un correo con el asunto que define la DIAN (tu NIT, tu nombre, el número de la factura y el tipo de documento) y el .zip adjunto. Si su empresa usa un buzón de recepción de facturas, lo reconoce solo.
• En la factura queda registrado cada reenvío que haces: la tarjeta Entrega al cliente dice «Reenviada a …» con la fecha y la hora. Si no pudo salir, aparece el motivo en rojo.
• Las notas crédito y débito se envían igual que las facturas.
• Con el módulo Mensajes, Klopi también le recuerda el pago a tu cliente antes y después del vencimiento, según los Recordatorios de cobro de Configuración → Más ajustes → Mensajes. Lo explicamos en configura recordatorios de cobro.

Preguntas frecuentes

Mi cliente dice que no le llegó la factura, ¿qué hago?

Abre la factura y mira la tarjeta Entrega al cliente. Si el correo está mal, usa A otro correo con el correcto. Si está bien, pídele que revise el correo no deseado y haz clic en Volver a enviar.

¿Por qué no le llegó el correo automático?

Porque el cliente no tenía correo en su ficha cuando se emitió la factura, o es Consumidor final. Envíala con A otro correo y, para las próximas, agrega el correo en su ficha.

¿Puedo enviar solo el PDF?

La DIAN pide entregar el documento electrónico completo, así que el correo siempre lleva el XML y el PDF juntos. Si tu cliente solo quiere ver el PDF, puedes descargarlo con el botón PDF de la factura y compartirlo como quieras.

¿Por qué mi cliente recibe un solo correo?

Porque el correo con la factura oficial ya lleva todo: el XML, el PDF y, en una factura a crédito, el link de pago impreso. Mandarle otro correo con lo mismo solo llena su bandeja. Por WhatsApp sí puedes enviársela además del correo.

¿Puedo cambiar el texto del mensaje de WhatsApp?

Sí, en Configuración → Más ajustes → Mensajes, en Plantillas de mensajes. Lo explicamos en personaliza los mensajes a tus clientes. El correo con el .zip, en cambio, tiene el formato que exige la DIAN.

Norma relacionada

• Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única) y el anexo técnico 1.9: la factura se entrega al comprador por correo, en un solo archivo con el documento electrónico validado y su representación gráfica, con un asunto fijo.