Emite tu primera factura electrónica

Una factura electrónica es la que la DIAN valida en el momento en que la emites. Klopi la arma, la envía a la DIAN y se la hace llegar a tu cliente; tú solo dices a quién le vendiste, qué le vendiste y cómo te paga.

No tienes que comprar un certificado de firma: autorizas una vez en Klopi que tus documentos se firmen con un certificado digital autorizado. Lo que haces una vez, cuando Klopi te avise que tu cuenta está lista, es asociar a Klopi en el portal de la DIAN y pegar en Klopi el código que te da (el TestSetId). Mientras tanto puedes preparar tus facturas como borrador y emitirlas cuando tu cuenta esté lista.

Antes de empezar

El módulo Facturación electrónica activo. Si en el menú no ves Ventas → Facturas, revisa cómo activar un módulo.
Los datos de tu negocio completos: NIT o cédula, municipio y dirección, en Configuración → Mi negocio. Están explicados en Crea tu cuenta y configura tu empresa.
Tu cuenta de facturación Lista para emitir y una resolución de numeración vigente. Lo ves en la siguiente sección.

Deja lista tu facturación electrónica

Todo pasa en En Klopi: Configuración, luego Facturación electrónica.

Cuando Klopi te avise que tu cuenta está lista, asocia a Klopi en el portal de la DIAN, autoriza la firma de tus documentos y pega aquí el TestSetId que te da la DIAN. Lo explica, paso a paso, Activa la facturación electrónica.
Revisa tu resolución de numeración en Resoluciones de numeración: Klopi trae de la DIAN los rangos que te autoriza. Lo explica Configura tu resolución de numeración.
Revisa el estado de tu cuenta de facturación: Pendiente de conectar mientras preparamos tu cuenta, falta el set de pruebas de la DIAN o el equipo de Klopi activa la emisión, y Lista para emitir cuando ya puedes facturar. Te avisamos cuando cambie.

Desde que tu cuenta está Lista para emitir, cada factura que emitas es un documento real ante la DIAN. Lo explica Activa la facturación electrónica.

Crea y emite la factura

Entra a En Klopi: Ventas, luego Facturas y haz clic en Nueva factura. También puedes usar el botón Nuevo del menú y elegir Factura.
En ¿A quién le facturas?, busca tu cliente en Cliente por nombre, documento o correo. Si es nuevo, elige Crear cliente nuevo, llena su documento, número y correo, y haz clic en Crear cliente.
En ¿Qué le vendiste?, elige el producto o servicio. Si no existe, escribe su nombre y elige la opción Crear que aparece con él; llena Precio de venta y ¿Cobra IVA? y haz clic en Crear. Queda guardado en tu catálogo. Si tu negocio vende productos, la ventana ya viene con Tipo en Producto y, si eres responsable de IVA, con Ese precio ya tiene el IVA adentro encendido: escribe el precio de vitrina y tu cliente paga exactamente eso. Con Inventario, trae además Controlar existencias encendido.
Ajusta Cantidad, Precio unitario y Descuento si aplica. Para vender algo más, haz clic en Agregar línea.
En ¿Cómo te pagan?, responde ¿Ya te pagaron?: con Sí, ya me pagaron, elige en ¿A dónde entró la plata? la cuenta donde recibiste el pago; con No, me pagan después, elige en ¿Cuándo te pagan? en cuántos días o la fecha (por defecto, 30 días).
Si quieres, agrega en Detalles unas Notas para tu cliente, como la garantía o un agradecimiento.
Revisa el Resumen de la derecha y haz clic en Guardar y emitir. Klopi te pide confirmar: haz clic en Emitir factura.

Si tu cuenta todavía no está lista para emitir, Klopi te lo dice al emitir y la factura se queda como borrador. También puedes hacer clic en Guardar borrador: el borrador no va a la DIAN ni toma número, y lo emites cuando tu cuenta esté lista.

Qué pasa después

Con la DIAN: la factura pasa por Enviando a la DIAN y Esperando a la DIAN. Cuando la DIAN la valida, toma su número oficial y su código CUFE, que ves al pie de la factura.
Con tu cliente: le llega por correo la factura en PDF y en XML, como lo pide la DIAN. Desde la factura puedes Volver a enviar o enviarla a otro correo. Si tienes el módulo Mensajes, también la puedes Enviar por WhatsApp.
Con tu plata: si te pagan después, la factura queda Por cobrar y Klopi te muestra cuándo vence. Si ya te pagaron, queda Pagada.
Con tu inventario: si tienes el módulo Inventario y el producto controla existencias, Klopi descuenta lo vendido y registra su costo.
Con tu contabilidad: la venta queda registrada sin que hagas nada más; tu contador la ve en el módulo Contabilidad.
Tus archivos: en la tarjeta Archivos están la Factura en PDF y el XML firmado. Klopi los conserva por ti durante los 10 años que pide la ley.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar o borrar una factura que ya emití?

No. Una factura emitida no se edita ni se borra: se corrige con una nota crédito. En la factura, abre Más y elige Nota crédito (devolver o anular). Solo los borradores se pueden editar o eliminar.

¿Qué hago si el cliente no quiere dar sus datos?

En Cliente, elige Consumidor final. La factura sale sin datos del cliente, como lo permite la DIAN, pero solo para ventas de contado.

¿Por qué no me deja emitir?

Porque tu cuenta de facturación todavía no está Lista para emitir o te falta una resolución de numeración vigente. El mensaje te dice cuál de las dos. Guarda la factura como borrador y emítela después.

¿Qué hago si la DIAN rechaza la factura?

La factura queda Rechazada por la DIAN y Klopi te muestra el motivo. Haz clic en Corregir y volver a emitir, ajusta lo que indica el mensaje y emítela de nuevo.

¿Qué es el CUFE?

Es el código único que identifica tu factura ante la DIAN. Se genera al emitirla y va impreso en la factura junto con el código QR, con el que cualquiera puede consultarla en la DIAN.

Norma relacionada

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario: define la factura electrónica de venta y los sistemas de facturación.
Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): fija los requisitos de la factura electrónica y el anexo técnico con el que se genera.
Artículo 60 del Código de Comercio: obliga a conservar los documentos del negocio durante 10 años.