Registra un pago de un cliente

Cuando vendes a crédito, la factura queda debiendo hasta que registras el pago. Registrarlo es decirle a Klopi cuánto te pagaron, cuándo y a qué cuenta entró la plata. Con eso la factura baja su saldo (o queda Pagada), tu banco o tu caja suben, y se genera un recibo de caja numerado.

Puedes registrar el pago completo o un abono. Si el cliente te paga en partes, registras cada parte cuando llega.

Antes de empezar

El módulo Cobros (en los dos planes) y una factura emitida a crédito que la DIAN ya validó.
Permiso para registrar pagos. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor.
La cuenta donde entró la plata creada en Klopi: tu banco, tu caja o tu Nequi. Si no está, créala primero en Bancos y caja: está explicado en Cómo funcionan tus cuentas de dinero.

Registra el pago desde la factura

Entra a En Klopi: Ventas, luego Facturas y abre la factura.
Haz clic en Registrar pago. En el celular está arriba, junto a lo que te debe; en el computador, en la tarjeta Pagos, a la derecha.
En ¿Cuánto te llegó? viene lo que falta por pagar. Si te llegó menos, escribe lo que de verdad entró a tu cuenta.
Si te llegó menos, Klopi te pregunta por qué: elige Me hicieron retención o Es un abono. Con Es un abono, la factura sigue debiendo el resto. Con Me hicieron retención, Klopi busca qué retención da esa diferencia y la llena por ti; está explicado en Registra las retenciones que te hace tu cliente.
En ¿Cuándo?, deja la fecha de hoy o elige el día en que te pagaron.
En ¿A dónde entró la plata?, elige la cuenta: tu banco, tu caja, tu Nequi.
Si quieres, escribe una Nota (opcional), como el número del comprobante de la transferencia.
Haz clic en Registrar pago.

Regístralo desde «Por cobrar»

Es lo mismo, sin abrir la factura.

Entra a En Klopi: Ventas, luego Por cobrar.
Busca la factura en Vencidas, Por vencer o Al día.
En su fila, haz clic en Ya me pagó.
Llena la ventana Registrar pago como en los pasos 3 a 8 de arriba.

También llegas a Por cobrar desde el botón Nuevo del menú, con Cobro (si tienes Inventario, está en Más…). Si el cliente te pagó varias facturas juntas, usa mejor un pago para varias facturas.

Si la factura se paga en cuotas, Ya me pagó propone el valor de esa cuota, pero puedes escribir más, hasta todo lo que debe la factura. El pago se aplica primero a la cuota más antigua.

Anula un pago que registraste mal

Abre la factura.
En la tarjeta Pagos, junto al pago, haz clic en Anular.
Confirma con Anular pago.

Anular no borra nada: el pago queda en la lista marcado Anulado, su recibo de caja también, y la factura vuelve a deber ese valor. Por defecto pueden anular pagos el Propietario, el Administrador y el Gerente.

Si el pago hace parte de un recibo que abonó varias facturas, Klopi no lo deja anular solo: hay que anular el recibo completo, desde los recibos de caja.

Qué pasa después

Con la factura: si el pago cubre todo, queda Pagada y la tarjeta dice Pagada o Saldada. Si fue un abono, muestra el Saldo pendiente y sigue en Por cobrar por lo que falta.
Con tu plata: la cuenta que elegiste en ¿A dónde entró la plata? sube en Bancos y caja.
Con el recibo de caja: cada pago recibe un número consecutivo (por ejemplo, RC-15). Lo ves e imprimes en Recibos de caja.
Con los recordatorios: una factura pagada deja de recibir recordatorios de cobro, y si tenía un link de pago abierto, Klopi lo cancela.
Con tu contabilidad: queda registrado el ingreso de la plata y la baja de lo que te debía el cliente, sin que hagas nada más.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un pago mayor a lo que debe la factura?

No. Klopi no deja que lo que te llegó, más las retenciones, supere el saldo de la factura. Si el cliente te pagó varias facturas juntas, usa Un pago para varias facturas: lo que sobre queda como anticipo del cliente.

¿Dónde elijo si me pagaron en efectivo, transferencia o Nequi?

No se elige aparte: Klopi lo deduce de la cuenta donde entró la plata. Si eliges tu caja, es efectivo; si eliges una billetera Nequi, es Nequi; si eliges un banco, es transferencia.

¿Por qué no veo el botón «Registrar pago»?

Porque la factura no tiene saldo (es de contado o ya está pagada), porque es un borrador o la DIAN todavía no la valida, porque tu plan no tiene el módulo Cobros o porque tu rol no tiene permiso para registrar pagos (por defecto, el Contador y el Lector no lo tienen). Una nota crédito tampoco recibe pagos.

¿Cómo registro el pago de una factura en dólares?

Igual, pero la ventana pide el valor en la moneda de la factura y pregunta ¿A cómo estaba el USD ese día?, con la tasa de la factura propuesta. Escribe la tasa del día en que te pagaron: la diferencia con la tasa de la factura queda como ingreso o gasto financiero (diferencia en cambio). En una factura en otra moneda no se marcan retenciones ni se usan anticipos desde esta ventana, y el recibo de caja sale en la moneda de la factura.

¿Puedo registrar un pago con fecha de otro mes?

Sí, cualquier fecha hasta hoy. Si tu contador ya cerró ese mes en la contabilidad, Klopi te avisa que el periodo está cerrado; pídele que lo reabra o registra el pago con una fecha abierta.

Una factura quedó pagada por error, ¿cómo la dejo pendiente otra vez?

Anula el pago que la saldó. La factura vuelve a quedar por cobrar por ese valor y reaparece en Por cobrar.