Registra las retenciones que te hace tu cliente

Algunos clientes, sobre todo las empresas grandes y las entidades públicas, son agentes de retención: al pagarte te descuentan un porcentaje y se lo giran a la DIAN o al municipio a tu nombre. Por eso te consignan menos de lo que dice la factura.

Esa diferencia no es plata perdida ni un descuento. Es un pago anticipado de tus impuestos. Si solo registras lo que te llegó al banco, la factura queda debiendo la diferencia para siempre. Por eso, al registrar el pago, anotas también cuánto te retuvieron y por qué concepto.

Antes de empezar

El certificado o el soporte del cliente. Ahí dice cuánto te retuvo y por qué concepto (servicios, compras, honorarios, IVA, ICA…). Si no lo tienes, pídeselo: lo necesitas para tu declaración.
Permiso para registrar pagos. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor.
Una factura en pesos. Un cliente del exterior no practica retenciones colombianas, así que en una factura en otra moneda la pregunta no aparece.

Registra el pago con la retención

Abre la factura y haz clic en Registrar pago (en el celular está arriba; en el computador, en la tarjeta Pagos). O entra a En Klopi: Ventas, luego Por cobrar y haz clic en Ya me pagó.
En ¿Cuánto te llegó?, escribe lo que te llegó de verdad, sin la retención.
Klopi te dice cuánto menos te llegó y pregunta por qué: haz clic en Me hicieron retención.
Klopi busca qué retenciones dan exactamente esa diferencia, con las tarifas vigentes y los conceptos de ReteICA de tu municipio, y las llena. Debajo te dice con cuál coincide, por ejemplo «Coincide con Compras generales al 2,5 %». Si dos conceptos dan la misma cifra, te nombra los dos.
Compáralo con el soporte del cliente. Si no coincide, cambia el concepto en ¿Qué te retuvo? o el valor en ¿Cuánto?; con Otra retención agregas otra línea. Si Klopi no encuentra ninguna que dé exacto, deja la diferencia en una línea para que elijas el concepto.
Elige la fecha en ¿Cuándo? y la cuenta en ¿A dónde entró la plata?.
Haz clic en Registrar pago.

Un ejemplo

Emitiste una factura por $1.190.000 ($1.000.000 más IVA de $190.000). Tu cliente te retuvo $40.000 de renta por servicios, según su soporte, y te consignó $1.150.000.

En ¿Cuánto te llegó? escribes $1.150.000.
Klopi te dice que te llegaron $40.000 menos. Haces clic en Me hicieron retención y Klopi propone «Servicios generales al 4 %» por $40.000.
La factura queda saldada: $1.150.000 + $40.000 = $1.190.000.

Los porcentajes dependen del concepto, de quién eres tú y del año. La propuesta de Klopi es una ayuda: lo que vale es lo que dice el soporte de tu cliente.

Qué pasa después

Con la factura: baja su saldo por el pago más la retención. Si con eso queda en cero, pasa a Pagada.
Con tu plata: a tu banco o caja entra solo lo que te consignaron.
Con el recibo de caja: el recibo muestra la retención de cada factura («Te retuvieron…») y el valor recibido aparte.
Con tus impuestos: cada retención queda como un saldo a tu favor frente a la DIAN o al municipio, separada por tipo: renta, IVA e ICA. Las ves en En Klopi: Impuestos, luego Lo que llevas del periodo, en Retenciones que te hicieron. La de IVA se descuenta en tu declaración de IVA, y todas se reportan en la información exógena.
Con tu contabilidad: queda registrada sin que hagas nada más, con el cliente como tercero y el concepto de la retención. Tu contador ve el detalle en qué registra Klopi cuando cobras.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi cliente me pagó menos de lo que dice la factura?

Lo más común es que te haya hecho una retención: de renta, de IVA o de ICA. Pídele el soporte o el certificado de retención. Si solo te abonó una parte, elige Es un abono y la factura sigue debiendo el resto. Si no es ninguna de las dos sino un descuento que acordaron, lo que corresponde es una nota crédito.

¿Puedo anotar varias retenciones en el mismo pago?

Sí. Haz clic en Otra retención por cada una. Cada concepto va una sola vez: si eliges el mismo dos veces, Klopi te avisa «Cada concepto de retención va una sola vez».

Ya registré el pago sin la retención, ¿cómo la agrego?

Anula ese pago en la tarjeta Pagos de la factura y regístralo de nuevo, esta vez con la retención. Una retención no se registra sola, sin un pago. Anular lo pueden hacer por defecto el Propietario, el Administrador y el Gerente.

¿Puedo anotar la retención en «Un pago para varias facturas»?

Sí, con un solo concepto para todo el recibo: marca Me pagó menos porque me hizo retención, elige el concepto y escribe en cada factura cuánto te retuvo. Si te retuvo por varios conceptos, registra el pago de cada factura por separado. Lo ves en Registra un pago que abona varias facturas.

¿Y si el cliente me había dejado un anticipo?

Un anticipo se recibe sin retención. Si el cliente te retiene cuando le facturas, la anotas al usar el anticipo: en Registrar pago, en el recuadro Este cliente ya te había dejado plata, haz clic en Me hizo retención, llénala y después haz clic en Usarlo en esta factura. La retención se registra con esa aplicación y el anticipo cubre el resto de la factura.

Norma relacionada

Artículo 367 del Estatuto Tributario: la retención en la fuente busca que el impuesto se recaude dentro del mismo año en que se causa. Por eso lo que te retienen es un anticipo de tu impuesto, no un gasto.