Cómo funcionan los gastos y compras en Klopi

Todo lo que sale de tu negocio —el arriendo, el internet, la mercancía que compras para vender, el computador nuevo— se anota en Klopi como un gasto. Con eso sabes cuánto ganas de verdad, cuánto le debes a cada proveedor y cuánto IVA puedes descontar. Tu contador ve lo mismo en la contabilidad, sin que nadie lo vuelva a digitar.

Un gasto nace de cuatro formas: lo registras a mano, llega como factura electrónica de un proveedor, sale de una orden de compra cuando recibes el pedido o, si tienes el módulo Inventario, de Registrar una compra, la compra de mercancía que entra a tus existencias. Todas terminan en el mismo lugar.

Antes de empezar

El módulo Gastos y compras, que viene en el plan Klopi. Si en el menú no ves la sección Compras y gastos, revisa cómo activar un módulo.
Tus cuentas de dinero. Cada pago sale de una cuenta (la caja, el banco). Klopi crea una caja y un banco al abrir tu cuenta; el resto se explica en cómo funcionan tus cuentas de dinero.

Las pantallas del módulo

En el menú, la sección Compras y gastos tiene estas pantallas:

Pantalla	Para qué sirve
En Klopi: Compras y gastos, luego Gastos	La lista de todo lo que has gastado, pagado o quedado debiendo. Desde aquí registras un gasto a mano.
En Klopi: Compras y gastos, luego Facturas recibidas	El buzón: las facturas electrónicas de tus proveedores, esperando a que digas qué gasto son.
En Klopi: Compras y gastos, luego Órdenes de compra	Lo que le pides a un proveedor antes de que llegue. No cuenta como gasto hasta que lo recibes. Aparece en el menú desde tu primera orden, que creas con Nuevo → Más… → Orden de compra.
En Klopi: Compras y gastos, luego Por pagar	Lo que le debes a tus proveedores, empezando por lo vencido, y los comprobantes de egreso de lo que ya pagaste.

En Gastos, el botón Categorías abre la lista de categorías de gasto y la cuenta contable de cada una (lo vemos abajo).

Si además tienes el módulo Inventario, en la sección Productos aparece Productos de compra apenas te llega la primera factura de un proveedor: ahí Klopi recuerda qué producto tuyo es cada artículo que te factura.

Registra una compra desde cualquier pantalla

El botón Nuevo del menú tiene Compra, una sola puerta para todo lo que compras. Te pregunta ¿Tienes la factura electrónica del proveedor? y te lleva por el camino correcto:

Respuesta	A dónde te lleva
Sí, tengo la factura electrónica	Subes el XML o el ZIP, o te llega al correo del buzón, y Klopi lee proveedor, valores e IVA: recibe facturas de proveedores.
No, es mercancía que compré	Solo con el módulo Inventario: Registrar una compra, para que la compra quede en tus gastos y tus existencias suban.
No, es un gasto	El arriendo, los servicios, el transporte: registra un gasto.
Le pagué a alguien que no factura	Solo con Facturación electrónica: el gasto con su documento soporte, que Klopi envía a la DIAN al guardarlo.

La Orden de compra está en Nuevo → Más….

Las categorías: en qué se fue la plata

Cada gasto va en una categoría, escrita en palabras de negocio: «Arriendo», «Internet y teléfono», «Papelería y útiles». Klopi trae 23 categorías listas en tres grupos:

Gastos del negocio: lo que cuesta operar (arriendo, servicios públicos, publicidad, honorarios, comisiones bancarias…).
Lo que compras para vender: la mercancía.
Equipos y muebles: lo que compras para usar varios años, como un computador o un escritorio.

Detrás de cada categoría hay una cuenta contable. Tú eliges «Arriendo» y Klopi sabe en qué cuenta va; nunca tienes que escribir un código. En En Klopi: Compras y gastos, luego Gastos, luego Categorías tu contador revisa esas cuentas, crea categorías nuevas, les cambia el nombre o la cuenta y desactiva las que no uses. El detalle de cada cuenta está en los asientos contables de gastos y compras.

Qué pasa después

Con tu plata: si el gasto ya está pagado, el dinero sale de la cuenta que elegiste. Si lo quedaste debiendo, aparece en Por pagar con su fecha de vencimiento.
Con tus impuestos: Klopi separa el IVA de la compra. Cuando se puede descontar, queda a tu favor para la declaración de IVA; cuando no, se suma al gasto. Lo explicamos en cuándo se descuenta el IVA de una compra.
Con tu contabilidad: cada gasto queda registrado en los libros en el momento en que lo guardas, con el proveedor, el concepto y la cuenta.
En tus reportes: en En Klopi: Reportes, la pestaña ¿En qué se fue? te muestra tus gastos por categoría en el periodo que elijas.
Con tus datos: en Gastos, el botón Exportar descarga tus gastos en Excel, incluso si tu plan venció.

Quién puede hacer qué

Rol	Qué puede hacer por defecto
Propietario, Administrador, Gerente y Contador	Todo: registrar, pagar, anular, crear órdenes de compra, enviar eventos a la DIAN y crear o cambiar categorías de gasto.
Editor	Registrar gastos, recibir el pedido de una orden de compra, subir y registrar facturas recibidas, emitir el documento soporte y ver lo que se debe. No paga, no anula, no crea órdenes de compra ni cambia categorías.
Lector	Solo ver.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un gasto y una compra?

En Klopi los dos se registran igual. La diferencia está en la categoría: la mercancía que compras para vender va en «Lo que compras para vender», un computador en «Equipos y muebles» y el resto en «Gastos del negocio». Klopi los lleva a cuentas distintas.

¿Puedo crear mis propias categorías de gasto?

Sí. En Gastos y compras, haz clic en Categorías y luego en Nueva categoría. Escribe el Nombre, elige el Tipo y la Cuenta contable, y haz clic en Guardar. Para cambiar una, haz clic en ella en la lista. Las categorías no se borran: si ya no usas una, apaga Activa y deja de aparecer al registrar gastos. Por defecto lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

¿Tengo que registrar los gastos pequeños, como un taxi?

Sí, si quieres saber cuánto ganas de verdad. Para un gasto pequeño puedes dejar vacío el proveedor: Klopi lo registra a nombre de «Cuantías menores», el tercero genérico que acepta la DIAN.

¿Por qué no veo «Gastos» en el menú?

Porque el módulo Gastos y compras no está activo en tu cuenta o tu rol no tiene permiso para verlo. Revisa lo que trae tu plan en Configuración → Mi plan → Suscripción, en Qué incluye tu plan, o pídeselo a quien administra la empresa.