Emite un documento soporte

Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar —el plomero, el dueño del local, una persona que te vende sin ser comerciante—, te queda un recibo que la DIAN no acepta como soporte. El gasto es real, pero no lo puedes deducir. El documento soporte en adquisiciones arregla eso: lo emites tú, como comprador, y la DIAN lo valida igual que una factura.

En Klopi no lo llenas desde cero. Sale del gasto que ya registraste, con un botón: el gasto ya sabe a quién le compraste, qué y cuánto.

Antes de empezar

Los módulos Gastos y compras y Facturación electrónica, que vienen en el plan Klopi.
Tu cuenta de facturación Lista para emitir. Lo explica Activa la facturación electrónica.
Una resolución de numeración de tipo «Documento soporte», en la tarjeta Resoluciones de numeración de En Klopi: Configuración, luego Facturación electrónica. Para poder anularlo después, también una de tipo «Nota de ajuste al documento soporte».
El gasto con su proveedor, identificado con NIT o cédula de ciudadanía. Si vive en otro país, con su país en la ficha de contacto.
Permiso. Por defecto lo pueden emitir todos los roles menos el Lector.

Cuándo aparece la opción

La sección Documento soporte aparece en el detalle de un gasto solo cuando el documento puede existir:

El gasto no trae IVA. Quien cobra IVA está obligado a darte factura electrónica: pídesela.
El gasto no viene de una factura recibida. Esa compra ya tiene su factura electrónica.
El gasto no está anulado y no es una deuda traída de otro sistema.

Regístralo todo de una vez

Haz clic en el botón Nuevo del menú y elige Compra.
Responde Le pagué a alguien que no factura. Se abre Pago a alguien que no factura.
Llena ¿En qué gastaste?, ¿Cuánto pagaste en total? y ¿De dónde salió la plata?, y en ¿A quién le pagaste? elige a la persona. Aquí es obligatorio, y no se pregunta el IVA porque quien no factura no te lo cobra.
Haz clic en Registrar y hacer el documento soporte.

Klopi registra el gasto y envía el documento soporte a la DIAN. Si no puede salir (por ejemplo, porque todavía no tienes la resolución del documento soporte), el gasto queda registrado igual y Klopi te dice por qué; cuando lo resuelvas, lo generas desde el gasto como se explica abajo.

Genera el documento soporte de un gasto ya registrado

Registra el gasto con el proveedor, el valor y No tiene IVA (o no lo discrimina). Está explicado en registra un gasto.
En En Klopi: Compras y gastos, luego Gastos, haz clic en el gasto.
En la sección Documento soporte, haz clic en Generar documento soporte.
Espera a que diga Validado por la DIAN. Mientras tanto dice En camino a la DIAN; cierra el gasto y vuelve a abrirlo en un momento.

Cuando queda validado, el número del documento aparece junto al título y el botón PDF lo descarga.

Qué pasa después

Con la DIAN: el documento queda validado, con su código único (CUDS), a nombre de quien te vendió.
Con tu gasto: el gasto queda con su soporte legal. Lo que pagaste o debes no cambia.
Con tu contabilidad: nada nuevo. El gasto ya quedó registrado en los libros al guardarlo; el documento soporte es el papel que lo respalda, no otro gasto.

Anula un documento soporte

Un documento soporte validado solo se deshace con una nota de ajuste ante la DIAN. Klopi la genera por ti.

Abre el gasto y, en la sección Documento soporte, haz clic en Anular el documento soporte.
Escribe ¿Por qué lo anulas?.
Haz clic en Anular ante la DIAN.

El documento queda Anulado. Si además quieres anular el gasto, ahora sí puedes hacerlo con Anular gasto: mientras el documento soporte esté vigente, Klopi no deja anular el gasto.

Preguntas frecuentes

No veo la sección «Documento soporte» en mi gasto

Revisa las condiciones: que el gasto no tenga IVA, que no venga de una factura recibida, que no esté anulado y que tengas el módulo Facturación electrónica. Si el gasto tiene IVA, la persona que te vendió debe darte factura electrónica.

Me dice que elija un proveedor con su cédula o NIT

El gasto quedó a nombre de «Cuantías menores». El documento soporte debe nombrar a quien te vendió: anula el gasto y regístralo otra vez con el proveedor.

Me dice que la DIAN pide el NIT o la cédula de quien te vendió

El proveedor tiene otro tipo de documento, como tarjeta de identidad o pasaporte. Corrígelo en su ficha de contacto. Si vive en otro país, cambia también su país.

Dice «No se pudo emitir», ¿qué hago?

Debajo del estado ves el motivo que dio la DIAN. Corrige lo que indica —casi siempre un dato del proveedor o de la numeración— y haz clic en Generar de nuevo.

Me dice que el documento soporte todavía no está disponible

Klopi todavía no envía el documento soporte a la DIAN. No tienes que hacer nada: te avisaremos cuando puedas emitirlo.

Norma relacionada

Artículo 771-2 del Estatuto Tributario: los costos, deducciones e impuestos descontables de compras a quien no está obligado a facturar se soportan con el documento soporte.
Artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020): los requisitos del documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): el anexo técnico del documento soporte electrónico, con sus reglas de fecha.