Recibe las facturas de tus proveedores

Cuando un proveedor te vende con factura electrónica, te manda un archivo XML (casi siempre dentro de un ZIP, junto con el PDF). Ese XML ya dice todo lo que un gasto necesita: quién te vendió, el número, la fecha, el IVA, el total y si es a crédito. En Facturas recibidas —el buzón— Klopi lo lee y tú solo respondes lo que la factura no dice: qué gasto es y si ya lo pagaste.

Antes de empezar

El módulo Gastos y compras, que viene en el plan Klopi. Subir y registrar facturas lo puede hacer por defecto cualquier rol menos el Lector.
Tu NIT en En Klopi: Configuración, luego Mi negocio. Klopi lo usa para confirmar que cada factura es para tu negocio.
El archivo correcto: el ZIP que te mandó el proveedor, o el XML que dice «AttachedDocument». Con el PDF solo no basta.

Sube las facturas

Entra a En Klopi: Compras y gastos, luego Facturas recibidas.
Haz clic en Subir XML o ZIP y elige uno o varios archivos. También puedes arrastrarlos y soltarlos en cualquier parte de la pantalla. Si es tu primera factura, arrástralos al recuadro Arrastra aquí los XML o ZIP de tus proveedores.
Espera el mensaje con el resumen: cuántas facturas son nuevas, cuántas ya estaban y cuáles no se pudieron leer, con el motivo.

Si subiste una sola factura nueva, Klopi te lleva directo a ella. Si subiste varias, quedan en la pestaña Por revisar.

Desde cualquier pantalla también puedes usar el botón Nuevo del menú: elige Compra, responde Sí, tengo la factura electrónica y haz clic en Subir XML o ZIP. Ahí mismo está el correo del buzón para dárselo al proveedor.

Recíbelas por correo

Si arriba de la lista ves la tarjeta Tu correo para recibir facturas, tu negocio tiene una dirección propia para el buzón. Haz clic en Copiar y dásela a tus proveedores: cada factura que envíen ahí llega sola a Por revisar, y el propietario de la cuenta recibe una notificación. Si un archivo del correo no se pudo leer (una factura para otro NIT, una nota crédito), la notificación dice por qué.

Las facturas entran al buzón por esos dos caminos: el archivo que subes y el correo. Si un proveedor nunca te mandó una factura, pídele el ZIP o el XML y súbelo.

Regístrala como gasto

En la pestaña Por revisar, haz clic en la factura.
Revisa lo que dice: el proveedor, las líneas, el IVA y el Total a pagar. Con Ver PDF y Descargar XML tienes los archivos originales.
Si aparece ¿Ya registraste esta compra? o ¿Es uno de estos gastos?, mira si alguno de esos gastos es esta misma compra. Si lo es, haz clic en Es este gasto: Klopi compara la factura con lo que registraste y, si todo coincide, la asocias y terminas ahí. Si algo no coincide, te muestra las diferencias para que la aceptes o no: lo explicamos en revisa las diferencias entre la factura y tu compra.
En la tarjeta ¿Qué gasto es?, elige la Categoría. Klopi te propone la que usaste la última vez con ese proveedor.
En ¿De dónde salió la plata?, elige la cuenta con la que pagaste o Todavía no la he pagado (la debo). Si la factura es a crédito, Klopi ya la marca como debida, con el vencimiento de la factura. Si la factura no trae fecha de vencimiento, vence a los 30 días de su fecha de emisión.
Si le practicas retención al proveedor, elígela en ¿Le retuviste algo al pagarle?. Con Otra retención agregas más de una (por ejemplo, retención en la fuente y ReteICA).
Haz clic en Registrar como gasto.

Valor antes de IVA e IVA vienen de la factura, con el impuesto al consumo, los descuentos y los cargos ya sumados al valor. Corrígelos solo si no coinciden con lo que te cobraron.

Qué pasa después

En el buzón: la factura pasa a Registradas y muestra el número del gasto que creó.
En tus gastos: aparece un gasto a nombre del proveedor, con el número de su factura y el PDF como recibo. Si lo debes, queda en Por pagar.
Con tu inventario: si tienes el módulo Inventario y asociaste las líneas a tus productos, esa mercancía entra a tu inventario al registrar la factura. Lo explicamos en asocia los productos de tus proveedores.
Con la DIAN: el acuse, el recibo del bien, la aceptación y el reclamo de una factura a crédito se envían a la DIAN. Lo vemos en envía los eventos de una factura recibida.
Si el mes ya está cerrado: Klopi te avisa y registra la factura el primer día del periodo abierto, con una nota que dice la fecha real de la factura.
Si se pasó el plazo del IVA: cuando ya no está a tiempo de descontar el IVA de esa factura, Klopi te lo avisa en la tarjeta ¿Qué gasto es? antes de registrarla. Revísalo con tu contador.

Descarta una factura que no es tuya

Si una factura no es un gasto de tu negocio —llegó repetida, es de otra empresa—, ábrela y haz clic en Descartar. Escribe el motivo si quieres y confirma con Descartar. Queda en la pestaña Descartadas y la puedes traer de vuelta con Recuperar. Por defecto descartan el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

Preguntas frecuentes

¿Por qué me dice «Este XML es solo la factura, sin la constancia de que la DIAN la validó»?

Porque subiste el XML de la factura sin la respuesta de la DIAN. Pídele al proveedor el ZIP o el XML «AttachedDocument» que la DIAN le devolvió: es el que prueba que la factura existe y deja descontar el IVA.

¿Puedo subir la nota crédito de un proveedor?

Sí. Súbela igual que una factura (el XML o el ZIP) y Klopi la aplica a la compra que corrige. Mira Registra la nota crédito de un proveedor.

¿Puedo traer mis facturas de compra directo de la DIAN?

Todavía no: Klopi aún no lo ofrece, y mientras tanto subes el XML o el ZIP. Cuando esté disponible, en Facturas recibidas harás clic en Traer facturas desde la DIAN. En el portal de facturación de la DIAN abre Documentos → Recibidos, elige las fechas, pulsa Exportar a Excel y sube ese archivo en Klopi sin cambiarle nada; si son pocas, pega su CUFE. Klopi pide cada factura a la DIAN, te muestra un resumen y solo las trae al buzón cuando confirmas.

¿Qué pasa si subo la misma factura dos veces?

Nada. Klopi reconoce la factura por su CUFE y te dice que ya estaba. Nunca queda registrada dos veces.

Me dice que la factura es para otro documento

La factura está a nombre de otro NIT o cédula. Si es de tu negocio, pídele al proveedor que la corrija con una nota crédito y te facture bien. Si tu NIT en Mi negocio está mal, corrígelo ahí.

Registré una factura con la categoría equivocada

Anula el gasto desde Gastos y compras. La factura vuelve sola a Por revisar y la registras otra vez con la categoría correcta.