Paga a tus proveedores

Cada gasto que registras como Todavía no lo he pagado (lo debo), cada factura recibida a crédito y cada pedido que recibes quedando debiendo aparece en Por pagar. Es la lista de lo que le debes a tus proveedores, ordenada por lo que se vence primero. Desde ahí registras los pagos, y cada pago queda en un comprobante de egreso numerado que puedes imprimir y hacer firmar.

Antes de empezar

El módulo Gastos y compras, que viene en el plan Klopi.
Permiso para pagar. Por defecto pagan el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador. El Editor y el Lector ven lo que se debe, pero no les aparece el botón Pagar.

Mira lo que debes

Entra a En Klopi: Compras y gastos, luego Por pagar. Arriba ves tres totales:

Vencidas: lo que ya pasó su fecha de pago.
Por vencer: lo que vence en los próximos 7 días.
Al día: lo que vence después.

Una deuda que quedó sin fecha de vencimiento se cuenta a 30 días de su fecha, que es el plazo que da la ley cuando la factura no dice otro.

Debajo, cada pestaña lista las deudas de ese grupo: el proveedor, la categoría, la fecha de vencimiento, los días de atraso y lo que todavía debes.

Registra un pago

En Por pagar, busca la deuda y haz clic en Pagar.
En ¿Cuánto pagaste?, deja el valor completo o escribe lo que abonaste.
En ¿Cuándo?, deja la fecha de hoy o la del pago.
En ¿De dónde salió la plata?, elige la cuenta.
Haz clic en Registrar pago.

También puedes pagar desde el gasto: ábrelo en Gastos y haz clic en Registrar pago. Si vas a pagarle a un proveedor varias facturas con una sola transferencia, usa Pagar varias facturas: está explicado en paga varias facturas de un proveedor.

Qué pasa después

En Por pagar: si pagaste todo, la deuda desaparece de la lista y el gasto queda Pagado. Si abonaste, queda por el saldo.
Con tu plata: el dinero sale de la cuenta que elegiste.
Con tu contabilidad: el pago queda registrado en los libros: baja lo que le debes al proveedor y baja la cuenta de donde salió la plata.
Un comprobante de egreso: cada pago recibe su número (por ejemplo, CE-8). Lo ves en Comprobantes de egreso.

Los gastos que registras como ya pagados no pasan por Por pagar y no llevan comprobante de egreso: el comprobante es para los pagos de lo que quedaste debiendo.

Consulta, imprime o anula un comprobante de egreso

En Por pagar, haz clic en Comprobantes de egreso.
Haz clic en el comprobante. Ves a quién se le pagó, de qué cuenta y qué facturas pagó.
Para descargarlo en PDF, haz clic en Imprimir.
Para anularlo, haz clic en Anular, escribe ¿Por qué lo anulas? y confirma con Anular.

Más detalle en consulta, imprime o anula un comprobante de egreso. Al anular un comprobante, la plata vuelve a la cuenta de donde salió y cada factura que pagó queda otra vez por pagar. El comprobante conserva su número, marcado como Anulado: los números de los comprobantes nunca se reutilizan. Por defecto anulan comprobantes el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

Trae una deuda de otro sistema

Si ya le debías a un proveedor antes de llegar a Klopi, tráela para poder pagarla desde aquí.

En Por pagar, haz clic en Traer una deuda de otro sistema.
Elige el Proveedor y escribe, si lo tienes, el N° de la factura del proveedor (opcional).
Llena la Fecha de la factura y ¿Cuándo vence?.
En ¿Cuánto le debes todavía?, escribe lo que falta por pagar hoy, no el valor original de la factura.
Si tu contador ya cargó ese saldo en la contabilidad con un comprobante de saldos iniciales, marca Mi contador ya registró este saldo en la contabilidad. Así no se cuenta dos veces.
Haz clic en Guardar.

La deuda aparece en Por pagar y la pagas como cualquier otra. No cuenta como un gasto de este mes: ese gasto ya se registró en el sistema donde lo llevabas. En la contabilidad queda con la fecha de corte de tus saldos iniciales, si tu contador la configuró; si no, con la fecha del día en que la traes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pagar una factura por partes?

Sí. En ¿Cuánto pagaste? escribe el abono. La deuda queda en Por pagar por el saldo, y cada abono tiene su propio comprobante de egreso.

Me dice «No puedes pagar más de lo que debes»

Estás registrando un valor mayor que el saldo de esa deuda. Si le pagaste de más al proveedor, registra solo lo que debías y habla con tu contador sobre el excedente.

¿Por qué lo que pago es menor que el valor de la factura?

Porque le practicaste una retención. Lo que se paga es el Total a pagar del gasto: el valor menos la retención, que le pagas a la DIAN.

Registré un pago con el valor equivocado

Anúlalo y regístralo otra vez. Puedes anularlo desde el gasto o anulando su comprobante de egreso; el paso a paso está en anula un gasto o un pago.