Anula un gasto o un pago

En Klopi un gasto no se edita ni se borra: se anula. Anular deshace todo lo que el gasto hizo —en tus cuentas de dinero, en lo que debes y en los libros de tu contador— y deja el rastro de que existió y por qué se anuló. Después lo registras otra vez con los datos correctos.

Lo mismo pasa con un pago a un proveedor: si lo registraste por el valor equivocado, desde la cuenta equivocada o dos veces, se anula y el gasto vuelve a quedar por pagar.

Antes de empezar

Permiso para anular. Por defecto pueden anular gastos y pagos el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador. El Editor y el Lector no ven los botones.
El orden importa. Un gasto con pagos no se anula hasta que anules sus pagos. Un gasto con un documento soporte validado por la DIAN no se anula hasta que anules ese documento.

Anula un pago

Entra a En Klopi: Compras y gastos, luego Gastos y haz clic en el gasto.
En Pagos, busca el pago y haz clic en Anular.
Escribe ¿Por qué lo anulas? (obligatorio) y haz clic en Anular pago.

La plata vuelve a la cuenta de donde salió y el gasto queda otra vez Por pagar. El comprobante de egreso de ese pago conserva su número y queda marcado como Anulado.

Anula el gasto

Abre el gasto desde Gastos y compras.
Haz clic en Anular gasto. Si no ves el botón, el gasto todavía tiene pagos: anúlalos primero.
Escribe ¿Por qué lo anulas? (obligatorio) —por ejemplo, «se registró dos veces»— y haz clic en Anular gasto.
Si el gasto estaba mal, regístralo otra vez con los datos correctos.

Qué pasa después

En la lista: el gasto queda en la pestaña Anulados, con su número y el motivo en las notas. Deja de contar en tus gastos y en tus reportes.
Con tu plata: si el gasto se pagó al registrarlo, la plata vuelve a la cuenta de donde salió.
Con tu contabilidad: Klopi registra en los libros un asiento que reversa el del gasto, con la fecha del gasto si ese mes sigue abierto. El original no se borra: así lo exige la contabilidad.
Con tu inventario: si el gasto trajo mercancía a tu inventario, esa mercancía sale del inventario al costo con el que entró.
Si venía de una factura recibida: la factura vuelve a Facturas recibidas como Por revisar, con un aviso de que su gasto se anuló, y la puedes registrar de nuevo.
Si venía de una orden de compra: lo que ese gasto recibió vuelve a quedar pendiente en la orden, y la puedes recibir otra vez. Si ya habías cerrado la orden con Cerrar lo pendiente, sigue Cerrada.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo editar un gasto?

Porque cada gasto ya quedó registrado en los libros de tu contador en el momento en que lo guardaste. Cambiarlo por encima dejaría la contabilidad diciendo una cosa y Klopi otra. Anular y volver a registrar deja las dos iguales y con el rastro de la corrección.

Me dice «Este gasto tiene un documento soporte validado por la DIAN. Anúlalo primero.»

La DIAN tiene ese documento soporte como prueba de la compra. Ábrelo en el gasto, haz clic en Anular el documento soporte y confirma con Anular ante la DIAN: Klopi envía la nota de ajuste. Después ya puedes anular el gasto. El detalle está en emite un documento soporte.

¿Puedo anular un gasto de un mes que mi contador ya cerró?

Sí. Mientras el mes del gasto está abierto, la anulación queda con la fecha del gasto y ese mes se corrige solo. Si tu contador ya lo cerró, ese mes no se toca: la anulación queda con la fecha de hoy, como cualquier corrección.

Anulé un gasto por error, ¿lo puedo recuperar?

No: una anulación no se deshace. Registra el gasto otra vez. Si venía de una factura recibida, ya volvió al buzón y basta con registrarla de nuevo.