¿Cuándo se descuenta el IVA de una compra?

Cuando compras algo con IVA, ese IVA puede terminar en dos lugares:

A tu favor (IVA descontable). Lo restas del IVA que cobraste en tus ventas, y pagas a la DIAN solo la diferencia. Si en el periodo vendiste con $500.000 de IVA y compraste con $190.000 de IVA descontable, declaras $310.000.
Como parte del gasto. Si no se puede descontar, el IVA es plata que gastaste: se suma al valor de lo que compraste.

No lo decides tú compra por compra: Klopi lo decide con las reglas de la ley en el momento en que registras el gasto, y te lo muestra.

Cuándo Klopi lo deja a tu favor

El IVA de una compra se descuenta solo si se cumplen las cuatro condiciones:

Tu negocio es responsable de IVA. Lo dice tu RUT y lo marcas en En Klopi: Configuración, luego Mi negocio, en ¿Tu RUT dice «Responsable de IVA»?. Si no cobras IVA, tampoco descuentas: todo el IVA de tus compras es gasto.
La compra le sirve al negocio. Es decir, su categoría está marcada como Deducible. Todas las que trae Klopi lo están, salvo «Multas y sanciones». Tu contador revisa esa marca en las categorías de gasto.
No es un equipo o un mueble. El IVA de lo que va en una categoría de tipo Compra de equipos (como «Computadores y equipos» o «Muebles y enseres») se suma al valor del equipo. La ley permite otro beneficio para ese IVA en la declaración de renta; eso lo maneja tu contador.
La factura está a tu nombre y sabes quién te vendió. Si registras el gasto sin proveedor, queda a nombre de «Cuantías menores» y su IVA se suma al gasto, porque la DIAN no tiene con quién cruzarlo.

Además, el impuesto al consumo (el de restaurantes y bares) y los demás impuestos que traiga una factura, distintos del IVA, nunca se descuentan. Klopi los suma siempre al valor de la compra.

Cómo lo ves en Klopi

Al registrar un gasto, eliges si el recibo trae IVA del 19 % o del 5 % y Klopi separa el Valor sin IVA y el IVA. Si no elegiste proveedor, debajo de ¿A quién le pagaste? (opcional) te avisa que ese IVA se suma al gasto.
En el detalle del gasto, la fila dice IVA cuando quedó a tu favor e IVA (va al gasto) cuando no.
En las facturas recibidas, el IVA viene del XML del proveedor, tarifa por tarifa, sin que tengas que escribirlo.

Las compras a crédito: acuse y recibo

Cuando un proveedor te factura a crédito, la DIAN espera que confirmes que recibiste la factura (acuse de recibo) y lo que compraste (recibo del bien o del servicio). Esa confirmación es la que soporta el costo y el IVA de la compra. En Klopi se envían desde Facturas recibidas, a mano o de forma automática; hoy Klopi todavía no los envía a la DIAN. Lo explicamos en envía los eventos de una factura recibida.

Hay un plazo para descontarlo

El IVA de una compra no se puede descontar para siempre. Se toma en el periodo de IVA de la factura o, si se te pasó:

Si declaras IVA cada dos meses (bimestral): en uno de los tres bimestres siguientes.
Si declaras cada cuatro meses (cuatrimestral): en el cuatrimestre siguiente.

Si vas a registrar una factura recibida cuando ese plazo ya pasó, Klopi te avisa en la factura hasta qué día se podía descontar, y deja una nota en el gasto para que tu contador lo revise antes de llevarlo a la declaración de IVA. Tu periodo de IVA lo configuras en En Klopi: Impuestos, luego Tus fechas, en la tarjeta ¿Cómo declaras?.

Preguntas frecuentes

Soy no responsable de IVA, ¿me sirve registrar el IVA de mis compras?

Sí, aunque no lo descuentes. Klopi lo suma al gasto, así que el valor de tus gastos queda completo y exacto. No tienes que hacer nada distinto al registrar.

¿Por qué el IVA de mi compra quedó como gasto si la factura lo trae?

Por una de las cuatro condiciones: tu negocio no está marcado como responsable de IVA, el gasto no tiene proveedor (quedó en «Cuantías menores»), la categoría es de equipos y muebles o no es deducible (como «Multas y sanciones»). Si fue por el proveedor o la categoría, anula el gasto y regístralo de nuevo con los datos correctos.

¿El IVA del computador que compré se pierde?

No se pierde: queda como parte del valor del computador. Cuando el equipo es un activo productivo del negocio, la ley permite descontar ese IVA en la declaración de renta; tu contador revisa si aplica y lo lleva ahí.

¿Qué pasa con el impuesto al consumo de un restaurante?

Nunca se descuenta. Klopi lo suma al valor del gasto.

Norma relacionada

Artículo 496 del Estatuto Tributario: fija el plazo para tomar el IVA descontable: el periodo de la compra o los periodos siguientes que ahí se indican.
Artículo 258-1 del Estatuto Tributario: el IVA de los activos fijos reales productivos se descuenta en la declaración de renta, no en la de IVA.
Parágrafo 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario: los tiquetes de máquina registradora POS no dan derecho a IVA descontable, costos ni deducciones.
Artículo 771-2 del Estatuto Tributario: los costos, deducciones e IVA descontable se soportan con factura o, a quien no está obligado a facturar, con documento soporte.