Registra un gasto

Registrar un gasto es contarle a Klopi qué pagaste, cuánto, a quién y de dónde salió la plata. Toma menos de un minuto y sirve para cualquier gasto: el arriendo, una compra de mercancía, el almuerzo de un cliente o un computador.

Si el proveedor te mandó una factura electrónica, no la digites: súbela al buzón y Klopi lee todos los datos. Lo explicamos en recibe facturas de proveedores.

Antes de empezar

• El módulo Gastos y compras (plan Klopi) y un rol que pueda registrar gastos (por defecto, todos menos el Lector).
• El recibo o la factura a la mano, en papel, foto o PDF.

Registra el gasto

Más opciones

Haz clic en Más opciones, al final del formulario, cuando necesites:

• N° de la factura o recibo del proveedor: para encontrar el gasto después y para que Klopi reconozca la factura electrónica si llega más tarde al buzón.
• ¿Le retuviste algo al pagarle?: si le practicaste retención en la fuente, ReteIVA o ReteICA. Al elegir el concepto, Klopi calcula el Valor retenido según la ley vigente en la fecha del gasto. Con Otra retención agregas más de una. Está explicado en practica retenciones a tus proveedores.
• Proyecto o sede: aparece solo si tu negocio usa centros de costo, para saber qué proyecto o sede gastó.
• Notas: cualquier detalle para ti o tu contador.

Qué pasa después

• En la lista: el gasto aparece en Gastos con su estado: Pagado, o Por pagar si lo quedaste debiendo. Un clip junto a la categoría indica que tiene recibo.
• Con tu plata: si lo pagaste, el dinero sale de la cuenta que elegiste. Si lo debes, el gasto aparece en En Klopi: Compras y gastos, luego Por pagar hasta que lo pagues.
• Con tus impuestos: si el IVA se puede descontar, queda a tu favor; si no, se suma al gasto. La retención que practicaste queda como un valor que le debes a la DIAN, y al proveedor le pagas el valor menos la retención (Total a pagar).
• Con tu contabilidad: el gasto queda registrado en los libros con el proveedor, el concepto y la cuenta de su categoría.

Haz clic en un gasto de la lista para ver su detalle: el valor sin IVA, el IVA, lo retenido, lo que todavía debes, el recibo (Ver recibo) y los pagos. Desde ahí también se paga (Registrar pago) o se anula (Anular gasto).

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un gasto que todavía no he pagado?

Sí. En ¿De dónde salió la plata? elige Todavía no lo he pagado (lo debo) y la fecha en que vence (si no la pones, vence a los 30 días). El gasto queda en Por pagar y lo pagas después, completo o por partes, desde Por pagar.

¿Cómo corrijo un gasto que registré mal?

Un gasto no se edita: se anula y se registra de nuevo. Abre el gasto, haz clic en Anular gasto y escribe el motivo. Si ya tenía pagos, anúlalos primero. El paso a paso está en anula un gasto o un pago.

¿Qué elijo si la compra es exenta o excluida de IVA?

Elige No tiene IVA (o no lo discrimina). Para quien compra, exento, excluido y no gravado se tratan igual: no hay IVA que descontar, y el formulario 300 los reúne en una sola casilla. Si la factura mezcla productos con tarifas distintas, lo más exacto es registrarla desde su factura electrónica en Facturas recibidas, donde Klopi toma el IVA tal como viene en el XML.

¿Me deja registrar un gasto con fecha de un mes cerrado?

No. Si tu contador ya cerró ese mes, Klopi te avisa que los libros están cerrados hasta esa fecha. Pídele que reabra el periodo o registra el gasto con una fecha del periodo abierto.

¿Qué pasa si le compré a alguien que no da factura?

Usa Nuevo → Compra → Le pagué a alguien que no factura. Es el mismo formulario, pero el proveedor es obligatorio, no pregunta por el IVA y el botón dice Registrar y hacer el documento soporte: Klopi guarda el gasto y envía el documento soporte a la DIAN para que ese gasto te sirva en impuestos. Si ya lo registraste como gasto normal, genéralo desde el gasto.