Los asientos contables de gastos y compras

Klopi escribe el comprobante contable de cada gasto, pago y anulación en el mismo momento en que se guarda, en la misma operación: si el asiento falla, el gasto tampoco se guarda. Aquí está qué cuentas del Plan Único de Cuentas (PUC) mueve cada evento, con las cuentas que Klopi usa por defecto.

Cada línea lleva los tres datos que pide la información exógena: el tercero (el proveedor), el concepto tributario y la cuenta. La línea del gasto lleva además su base gravable y, si se eligió, el centro de costo.

Antes de empezar

Las cuentas por defecto de las reglas se revisan y se cambian en En Klopi: Contabilidad, luego Plan de cuentas, con el botón Cuentas de las reglas. Necesitas el módulo Contabilidad.
La cuenta de cada categoría de gasto se revisa y se cambia en En Klopi: Compras y gastos, luego Gastos, luego Categorías. Por defecto lo pueden hacer el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

Las categorías y sus cuentas

Estas son las categorías con las que empieza cada negocio y su cuenta por defecto. En Categorías puedes crear otras o cambiarle a una su nombre, su Tipo, su Cuenta contable, si es Deducible y si está Activa. La cuenta tiene que existir en tu plan de cuentas, recibir movimientos y corresponder al tipo: un Gasto del negocio va en 51, 52 o 53; un Costo de lo que vendes, en 14, 6 o 7; una Compra de equipos, en 15, 16 o 17 (nunca en 1592 ni 1599). Cambiar la cuenta solo afecta los gastos que se registren desde ese momento; los ya registrados conservan su asiento.

Categoría	Cuenta	Grupo
Arriendo	512010	Gastos del negocio
Energía y gas	513530	Gastos del negocio
Agua y alcantarillado	513525	Gastos del negocio
Internet y teléfono	513535	Gastos del negocio
Software y suscripciones	513595	Gastos del negocio
Honorarios y servicios profesionales	511095	Gastos del negocio
Sueldos y pagos a empleados	510506	Gastos del negocio
Publicidad y mercadeo	523560	Gastos del negocio
Transporte y envíos	513550	Gastos del negocio
Mantenimiento y reparaciones	514510	Gastos del negocio
Seguros	513095	Gastos del negocio
Viajes y viáticos	515595	Gastos del negocio
Papelería y útiles	519530	Gastos del negocio
Aseo y cafetería	519525	Gastos del negocio
Trámites legales y registro	514095	Gastos del negocio
Impuestos y tasas	511595	Gastos del negocio
Gastos bancarios y comisiones	530505	Gastos del negocio
Intereses de préstamos	530520	Gastos del negocio
Multas y sanciones (no deducible: su IVA tampoco se descuenta)	539520	Gastos del negocio
Otros gastos	519595	Gastos del negocio
Compra de mercancía para vender	620505	Lo que compras para vender
Computadores y equipos	152805	Equipos y muebles
Muebles y enseres	152405	Equipos y muebles

La mercancía que controlas en el inventario no usa ninguna de estas: entra con Registrar una compra, una orden de compra o una línea de factura asociada a tu producto, y Klopi la lleva a 143505. Esa categoría interna no aparece en la lista ni se puede elegir en un gasto.

Registrar un gasto

Ejemplo: $1.000.000 más $190.000 de IVA, con retención por compras del 2,5 %, a crédito, de una compra de mercancía con control de inventario.

Cuenta	Débito	Crédito
143505 Inventario	1.000.000
240810 IVA descontable	190.000
236540 Retención por compras		25.000
220505 Proveedores		1.165.000

La cuenta del débito es la de la categoría, o 143505 cuando lo comprado entra al inventario.
El IVA va a 240810 solo cuando es descontable (negocio responsable de IVA, categoría deducible que no es activo fijo y proveedor identificado). Si no, se suma al débito del gasto. El impuesto al consumo y los demás impuestos de la factura siempre se suman al débito.
Cada retención se acredita en la cuenta de su concepto: 236540 compras, 236525 servicios, 236515 honorarios, 236530 arrendamientos, 236705 ReteIVA y 236805 ReteICA. La base de la ReteIVA es el IVA; la de las demás, el valor antes de IVA.
La contrapartida es la cuenta de la caja o el banco cuando se paga en el momento. Si queda debiendo, es 220505 Proveedores para la mercancía y 233595 Costos y gastos por pagar para los demás gastos y los equipos.
Sin proveedor, el tercero es «Cuantías menores», NIT 222222222, y su IVA nunca es descontable.

Una factura recibida que mezcla mercancía asociada a tus productos y otros conceptos (un flete) es un solo comprobante: 143505 por la parte de inventario y la cuenta de la categoría por el resto. Una orden de compra recibida con las dos cosas, en cambio, genera dos gastos con su comprobante cada uno, y el IVA va con la mercancía.

Pagar

Un pago de algo que se quedó debiendo:

Cuenta	Débito	Crédito
220505 Proveedores (o 233595)	1.165.000
111005 Bancos		1.165.000

El débito va a la misma cuenta por pagar donde se causó el gasto. Un pago de varias facturas en un solo comprobante de egreso hace un débito por factura y un solo crédito a la cuenta de dinero, para que la conciliación bancaria vea un solo movimiento.

Las retenciones se practican al causar el gasto, no al pagar: el pago es por el neto.

Anular

Anular un gasto, un pago o un comprobante de egreso genera un comprobante de reversión: las mismas líneas con débitos y créditos intercambiados. El original no se modifica ni se borra. La reversión toma la fecha del documento original si ese periodo sigue abierto; si está cerrado, toma la fecha del día.

Lo que no genera asiento

La orden de compra: es una promesa. Solo contabiliza cuando se recibe.
El documento soporte y su nota de ajuste: el gasto ya se contabilizó; el documento soporte es el soporte legal.
Los eventos de la factura recibida (acuse, recibo, aceptación, reclamo).

La deuda traída de otro sistema

Cuenta	Débito	Crédito
37050501 Saldos iniciales por clasificar	saldo
220505 Proveedores		saldo

La 37050501 es una cuenta puente del patrimonio: tu contador la reclasifica cuando termina de cargar la apertura. El asiento se fecha en la Fecha de corte de los saldos iniciales (el último día que llevaste en tu sistema anterior), que se configura en Contador → Plan de cuentas → Cuentas de las reglas. Si esa fecha está vacía, toma el día en que se registra. Nunca toma la fecha de la factura original. Si el saldo ya estaba en un comprobante de saldos iniciales y se marca Mi contador ya registró este saldo en la contabilidad, no se genera asiento. Esta deuda no aparece en el reporte de gastos por categoría.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la factura de un mes cerrado quedó con otra fecha?

Una factura recibida cuya fecha cae en un periodo cerrado se contabiliza el primer día del periodo abierto, nunca reabriendo el cerrado. El gasto lleva una nota con la fecha real de la factura. Un gasto registrado a mano con fecha de un periodo cerrado, en cambio, se rechaza.

¿Puedo corregir un asiento de gasto desde el libro diario?

No. Desde el diario solo se reversan los asientos manuales. Lo que nace de un gasto se corrige anulando el gasto en Gastos.

¿Dónde veo el comprobante de un gasto?

En Contador → Libro diario, filtrando por la fecha del gasto. La descripción del asiento dice la categoría o la descripción del gasto y el nombre del proveedor.