Programa una factura recurrente

Si le cobras lo mismo al mismo cliente cada semana, cada mes o cada año —un arriendo, una mensualidad, un plan de soporte—, no tienes que escribir la factura cada vez. Programas una factura recurrente una sola vez y Klopi genera cada factura el día que toca.

Tú decides si cada factura sale sola a la DIAN y a tu cliente, o si queda como borrador para que la revises antes de emitirla.

Antes de empezar

El módulo Facturas recurrentes, que viene en el plan Klopi. Si en el menú no ves Ventas → Recurrentes, revisa qué trae cada plan.
La facturación electrónica lista: tu cuenta de facturación Lista para emitir y una resolución de numeración vigente. Sin eso, las facturas se generan pero no se pueden emitir.
Permisos: por defecto crean y editan recurrentes el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. Activar Emitirla sola a la DIAN requiere además permiso para emitir facturas, que por defecto tienen el Propietario, el Administrador y el Gerente. Eliminarlas, solo esos tres.
Una recurrente que ya se emite sola solo la pueden editar, reanudar o Generar ahora quienes pueden emitir. El Editor la puede pausar, pero no ve esos botones.

Crea la factura recurrente

Entra a En Klopi: Ventas, luego Recurrentes y haz clic en Nueva recurrente.
En ¿Qué cobras y a quién?, escribe un Nombre para reconocerla, como «Arriendo local 2». Tu cliente no lo ve.
Busca al cliente por nombre, documento o correo, o elige Crear cliente nuevo.
En ¿Cada cuánto?, llena Se repite cada con el número y la unidad: semanas, meses o años.
En El día, elige el día de la semana, el día del mes o la fecha del año. Si eliges Último día del mes, sale el 28, 29, 30 o 31 según el mes.
En Desde, elige la fecha de la primera factura. En Termina, elige Nunca, hasta que la pause, En una fecha o Después de un número de facturas.
En ¿Qué periodo cobra cada factura?, elige El que empieza (por adelantado), como un arriendo, o El que terminó (mes vencido), como un servicio ya prestado.
Revisa el recuadro de abajo: te dice la regla en palabras y las próximas fechas en que saldrá la factura.
Si quieres que cada factura vaya a la DIAN sin que hagas nada, activa Emitirla sola a la DIAN. Si no, cada una queda como borrador.
En ¿Qué le facturas?, agrega los productos o servicios con su cantidad, precio y descuento.
En ¿Cómo te pagan?, elige la Forma de pago. Con A crédito (por cobrar), escribe en Días para pagar el plazo; cada factura vence esos días después del día en que se emite, aunque revises el borrador días después. Con De contado (ya la pagaron), cada factura queda como pagada. Si quieres, agrega Observaciones en la factura.
En ¿Cómo le llega a tu cliente?, deja Igual que tus otras facturas o elige Siempre o Nunca para el WhatsApp y el link de pago. Lo explicamos abajo, en «Cómo le llega la factura a tu cliente».
Si tu negocio usa proyectos o sedes, o vendedores, en Detalles elige el Proyecto o sede y ¿Quién hizo la venta?. Cada factura sale con esos datos. Si no ves Detalles, es porque todavía no has creado ninguno.
Haz clic en Guardar.

Precio fijo o precio del día

En ¿Qué le facturas? decides cómo se pone el precio de cada producto:

Si dejas el precio que trae el producto, cada factura sale con el precio que tenga ese día en tu catálogo, o en la lista de precios del cliente si tiene una. Si subes el precio en enero, la factura de enero ya sale con el nuevo.
Si escribes otro precio, queda fijo para este cliente hasta que lo cambies en la recurrente.

En la recurrente ves cuál es cuál: Precio del catálogo ese día, Precio de su lista ese día (si el cliente tiene lista de precios) o Precio fijo.

Cómo le llega la factura a tu cliente

El correo con la factura oficial le llega al cliente automáticamente al emitirla, con el PDF y el XML: lo exige la DIAN y no se puede apagar. En ¿Cómo le llega a tu cliente? decides lo demás. Cada opción tiene tres valores:

Igual que tus otras facturas (hoy: sí o no): hace lo que tengas en En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes el día que sale cada factura. Es lo que viene elegido: si mañana cambias Mensajes, tus recurrentes lo siguen sin editarlas.
Siempre: esta recurrente lo hace aunque Mensajes diga otra cosa.
Nunca: esta recurrente no lo hace aunque Mensajes lo tenga activado.

Las opciones son:

Enviarla por WhatsApp: le llega la factura al celular. Necesitas WhatsApp conectado en Mensajes. «Igual que tus otras facturas» sigue Enviar la factura por WhatsApp al emitir.
Incluir el link de pago en la factura: el link para que te pague en línea va impreso en la factura, así llega en el correo oficial, y también en el WhatsApp. Solo en facturas a crédito. Necesitas una pasarela conectada en En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Cobros en línea. «Igual que tus otras facturas» sigue Incluir el link de pago en la factura de Mensajes.

Si Siempre no se puede elegir, debajo te dice qué falta. Cada factura se envía una sola vez, cuando la DIAN la valida: si queda como borrador, se envía cuando la emites. Tu cliente nunca recibe el mismo WhatsApp dos veces ni dos correos de la misma factura.

En la recurrente, Envío al cliente dice lo que la recurrente decide por su cuenta («Igual que tus otras facturas» si sigue a Mensajes en todo), y en Facturas generadas cada factura enviada dice Enviada al cliente.

El mes o el periodo en el detalle

Para que cada factura diga qué periodo cobra, escribe en el detalle del producto o en las observaciones una de estas palabras entre llaves:

Escribe	En la factura sale
`{mes}`	El mes que cobra, como «octubre».
`{año}`	El año, como «2026».
`{periodo}`	El periodo completo: «octubre 2026» si es mensual, o las fechas exactas si es semanal.

Por ejemplo, «Mensualidad {periodo}» sale como «Mensualidad octubre 2026». El periodo depende de lo que elegiste en ¿Qué periodo cobra cada factura?: por adelantado, la factura del 1 de octubre cobra octubre; mes vencido, cobra septiembre.

Qué pasa después

Cada día que toca, temprano en la mañana, Klopi genera la factura.
Si tu cuenta queda en solo lectura, las recurrentes no generan facturas mientras no tengas un plan pagado.
Si no activaste Emitirla sola a la DIAN, la factura queda como borrador y a quien creó la recurrente le llega una notificación para revisarla. Ábrela y haz clic en Emitir a la DIAN.
Si la activaste, la factura se emite y le llega a tu cliente como cualquier otra. Si algo impide emitirla, por ejemplo que se agotó tu resolución o que ya no te quedan documentos del mes ni de tus paquetes, queda como borrador y te avisamos por qué.
Cada factura se registra igual que una hecha a mano: queda por cobrar si es a crédito, descuenta tu inventario y queda en tu contabilidad al emitirla.
En la recurrente, la tarjeta Facturas generadas muestra cada factura con su fecha, su número y su estado ante la DIAN.

Administra una recurrente

Abre la recurrente desde la lista para ver Qué se factura, Cuándo y las Facturas generadas. Desde ahí:

Editar cambia el cliente, los productos, los precios o la regla. Los cambios valen para las facturas que se generen después; las que ya salieron no se tocan.
Pausar detiene la generación. Con Reanudar vuelve a funcionar desde hoy: los periodos que pasaron mientras estaba en pausa no se facturan.
Generar ahora crea ya la factura del próximo periodo, sin esperar su día.
Saltar la próxima omite el próximo periodo, por ejemplo si tu cliente no usa el servicio ese mes. Ese periodo no vuelve a salir solo, aunque después edites, pauses o reanudes la recurrente; si cambias de idea, factúralo con Facturar un periodo pasado.
Facturar un periodo pasado factura un periodo que quedó sin factura. Lo explicamos abajo.
Eliminar la borra: deja de generarse y las facturas que ya salieron siguen igual.

Factura un periodo pasado

Si un mes quedó sin factura —la recurrente estaba en pausa, lo saltaste, tu cuenta estuvo en solo lectura o no se pudo generar— lo puedes facturar después:

Abre la recurrente y, en la tarjeta Cuándo, haz clic en Facturar un periodo pasado.
En ¿Qué periodo?, elige el periodo. Solo aparecen los que no tienen factura, con el motivo: No se generó, Saltada o No se pudo generar.
Revisa el mensaje: la factura dice ese periodo en {mes} y {periodo}, sale con la fecha de hoy y, si la recurrente se emite sola, va de una vez a la DIAN y a tu cliente.
Haz clic en Facturar ese periodo.

Cada periodo se factura una sola vez: si ya tiene factura, Klopi no deja hacer otra. Las próximas facturas siguen saliendo en sus fechas, y la factura cuenta dentro del número de facturas del contrato si pusiste uno. En Facturas generadas aparece con Facturado a pedido.

Estado	Qué significa
Activa	Genera facturas en cada fecha.
En pausa	No genera nada hasta que la reanudes.
Terminada	Llegó a su fecha final o a su número de facturas.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si una factura no se pudo generar?

En la lista aparece un triángulo de alerta junto al nombre, y en la recurrente ves La última vez algo no salió bien con el motivo, como un producto inactivo o un cliente sin datos. Corrige lo que dice el mensaje, aunque sea editando la recurrente: el periodo que falló no se pierde. Klopi vuelve a intentar ese mismo periodo a la mañana siguiente; si no quieres esperar, haz clic en Generar ahora.

¿A qué hora se genera la factura?

Temprano en la mañana del día que toca. Si la necesitas antes, usa Generar ahora.

¿Qué pasa si programo el día 30 y llega febrero?

La factura de febrero sale el último día de febrero y en marzo vuelve al día 30: la fecha no se corre para siempre. Si quieres que siempre salga el último día del mes, elige Último día del mes.

¿Puedo empezar una recurrente con una fecha pasada?

Puedes elegir una fecha pasada en Desde, pero Klopi no genera solas las facturas de los periodos que ya pasaron: la primera sale en la próxima fecha que toque desde hoy. Si necesitas facturar uno de esos periodos, usa Facturar un periodo pasado.

¿La recurrente cobra la tarjeta de mi cliente?

No. La recurrente genera y envía la factura, y con el link de pago impreso tu cliente puede pagarla en línea desde el correo o el WhatsApp. Si te paga por otro medio, registras el pago cuando llegue, como se explica en Registra un pago de un cliente.

Revisé el borrador una semana después. ¿Desde cuándo cuentan los días para pagar?

Desde el día en que emites la factura. Si la recurrente da 30 días y emites el borrador el 8, la factura vence 30 días después del 8, no del día en que se generó. Si cambias la fecha de vencimiento a mano en el borrador, se respeta la que pusiste.