¿Qué hace Klopi con tu contabilidad?

En Klopi no tienes que «pasar» nada a la contabilidad. Cada vez que emites una factura, recibes un pago, registras un gasto, mueves plata entre tus cuentas o apruebas la nómina, Klopi escribe el registro contable que le corresponde, con la cuenta, el cliente o proveedor y el impuesto de cada movimiento. Tu contador encuentra los libros al día sin digitar.

Tú sigues trabajando con palabras de negocio —ventas, gastos, lo que te deben—. Los términos contables (débito, crédito, códigos de cuenta) solo aparecen en la sección Contador, que es para quien lleva tus libros.

Antes de empezar

• Los registros se hacen siempre, tengas o no el módulo Contabilidad. Así, el día que pasas al plan Klopi, tus libros ya están completos desde el principio.
• Para ver los libros necesitas el módulo Contabilidad, que viene en el plan Klopi (revisa qué trae cada plan). Los reportes para el dueño (Reportes e Impuestos) abren con Contabilidad o con Panel financiero, también del plan Klopi.
• Quién hace qué en Contador: por defecto, el Propietario, el Administrador y el Contador tienen acceso completo. El Gerente consulta los libros y los reportes y puede registrar asientos manuales, pero no cierra meses ni cambia el plan de cuentas.

Lo que Klopi registra solo

Lo que haces en Klopi	Lo que queda en tus libros
Emites una factura	La venta sin IVA como ingreso, el IVA como plata de la DIAN, y lo que te deben o la plata que entró
Tu cliente te paga	Entra la plata a la cuenta que elijas y baja lo que te debe; si te retuvo impuestos, quedan a tu favor
Emites una nota crédito	Se devuelve la venta y su IVA
Registras un gasto o una compra	El gasto (o el inventario), el IVA que puedes descontar, las retenciones que practicaste y lo que le debes al proveedor
Le pagas a un proveedor	Sale la plata y baja lo que le debes
Trasladas plata entre tus cuentas	Nada cambia en tus ganancias: solo se mueve de una cuenta a otra
Apruebas la nómina	Sueldos, aportes y prestaciones del mes, y lo que le debes a cada entidad
Pagas la PILA desde Nómina	Sale la plata y queda en cero lo que le debías a cada entidad
Das de baja o vendes un activo fijo	Sale de tus libros; la pérdida o la ganancia queda aparte de tus ventas
Tienes activos fijos	Cada mes, la parte de su costo que ya se usó (depreciación)

El detalle con las cuentas de cada caso, para tu contador, está en Qué asiento genera cada operación.

Lo que les toca a ti o a tu contador

Hay cosas que Klopi no puede saber solo. Se hacen en En Klopi: Contabilidad:

• Saldos iniciales: con qué empezó el negocio en Klopi. Ver Carga los saldos iniciales.
• Ajustes a mano: una provisión, una reclasificación, un error por corregir. Ver Registra un asiento manual.
• Cierre de cada mes, para que nadie registre nada con fecha pasada. Ver Cierra un mes contable.
• Cierre del año: llevar la ganancia o pérdida al patrimonio. Ver Haz el cierre contable del año.
• Activos fijos: decirle a Klopi qué equipos depreciar. Ver Registra tus activos fijos.

Dónde se ve todo

En Klopi: Contabilidad tiene cuatro grupos:

• Libros: Balance de prueba, Libro mayor y Libro diario.
• Estados financieros: Estado de resultados, Balance general, Cambios en el patrimonio y Flujo de efectivo.
• Configuración: Plan de cuentas, Centros de costo, Activos fijos, Consecutivos de recibos y egresos e Importar comprobantes.
• Cierre y DIAN: Cierres contables, Información exógena y Certificados de retención.

Arriba a la derecha eliges el rango de fechas de los libros y los estados financieros.

Qué pasa después

• Los registros no se editan ni se borran. Si algo quedó mal, se corrige desde el documento que lo generó (una nota crédito, anular un pago o un gasto, reabrir la nómina) o, si es un asiento manual, con una reversión. Así queda la huella de todo lo que pasó.
• Cada movimiento lleva su tercero, es decir, el cliente, proveedor, empleado o entidad con quien fue. Con eso tu contador saca la información exógena y los certificados de retención sin reconstruir nada.
• Tus reportes de dueño salen de los mismos libros: Reportes («¿Gané plata?», «Lo que tengo y debo», «¿Cómo cambió lo mío?») e Impuestos leen exactamente lo que ve tu contador.

Preguntas frecuentes

¿Klopi reemplaza a mi contador?

No. Klopi lleva el registro del día a día, pero las decisiones contables y tributarias —cómo se clasifica algo, qué se declara, los estados financieros que firmas— son de un contador público. Dale acceso con el rol Contador: ve todo lo contable y no puede cambiar tu suscripción ni tu equipo.

¿Qué plan de cuentas usa Klopi?

El Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes del Decreto 2650 de 1993. Tu contador puede crear subcuentas y auxiliares, y cambiar a qué cuenta va cada registro automático.

¿Puedo corregir un registro que quedó mal?

Sí, pero no editándolo. Un registro nacido de una factura, un pago o un gasto se corrige desde ese documento. Un asiento manual se reversa desde el Libro diario. En los dos casos queda el original y su corrección.

Tengo el plan Facturación, sin Contabilidad. ¿Pierdo mis registros?

No. Klopi registra todo aunque no tengas el módulo. Cuando pasas al plan Klopi, los libros ya tienen tu historia completa.

Norma relacionada

• Artículo 19 del Código de Comercio: todo comerciante debe llevar contabilidad regular de sus negocios.
• Decreto 2650 de 1993: el Plan Único de Cuentas para comerciantes.
• Ley 1314 de 2009 y Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015: las normas de información financiera (NIIF) que aplican en Colombia.
• Artículo 60 del Código de Comercio: los libros y sus soportes se conservan durante 10 años.