Registra tus activos fijos y su depreciación

Un activo fijo es algo que el negocio compra una vez y usa por años: un computador, un escritorio, una silla. Su costo no es un gasto del mes en que lo compraste: se reparte en los meses que lo vas a usar. Eso es la depreciación. En Klopi registras el activo una vez y la depreciación de cada mes se contabiliza sola.

Antes de empezar

Necesitas el módulo Contabilidad, que viene en el plan Klopi. Por defecto registran, borran y dan de baja activos el Propietario, el Administrador y el Contador.
La compra ya debe estar registrada, como un gasto de la categoría de compra de equipos o en los saldos iniciales. Registrar el activo no registra la compra otra vez: solo reparte su costo.

Registra un activo

Entra a En Klopi: Contabilidad, luego Activos fijos.
Haz clic en Registrar activo.
En Qué es, escribe un nombre que lo identifique, por ejemplo «MacBook Pro de diseño».
En Tipo, elige Computadores y equipos, Muebles y equipo de oficina o Vehículos.
Escribe la Fecha de compra y el Costo (sin IVA).
En Vida útil (meses), deja la que propone Klopi o escribe otra.
Si el activo venía de otro sistema y ya tenía depreciación, escríbela en Ya depreciado antes de Klopi (opcional).
Haz clic en Registrar.

Tipo	Vida útil propuesta	Cuentas
Computadores y equipos	60 meses (5 años)	152805 activo · 159220 depreciación acumulada · 516020 gasto
Muebles y equipo de oficina	120 meses (10 años)	152405 activo · 159215 depreciación acumulada · 516015 gasto
Vehículos	120 meses (10 años)	154005 activo · 159235 depreciación acumulada · 516035 gasto

La vida útil propuesta sigue las tasas máximas del artículo 137 del Estatuto Tributario (20 % al año para computadores, 10 % para muebles y vehículos). Tu contador puede usar otra, según cuánto espera usar el activo.

Qué pasa después

Cada mes, cuando termina, Klopi registra la depreciación de ese mes con fecha de su último día: un comprobante de tipo Depreciación por activo. Es depreciación en línea recta: la misma cifra cada mes.
Empieza el mes siguiente a la compra. Si registras hoy un activo comprado hace meses, Klopi pone al día los meses que faltan.
Si traía depreciación de otro sistema, Klopi empieza a depreciar desde el mes en que lo registras, para no repetir los meses que ya se habían depreciado.
En la lista ves por cada activo su Costo, lo que se deprecia Cada mes y lo que Vale hoy. Cuando termina su vida útil queda como depreciado.
Si el mes ya estaba cerrado, la depreciación de ese mes se registra con fecha de hoy.

Borra un activo registrado por error

Mientras un activo no tenga ningún mes depreciado, en su fila aparece Borrar. Confírmalo con Borrar: no queda nada en los libros. Desde que tiene depreciación registrada ya no se borra; se da de baja.

Da de baja un activo

Cuando un activo se vende, se daña o se pierde, sale de los libros.

En la fila del activo, haz clic en Dar de baja.
Elige Se dañó o se perdió o Lo vendí.
Si lo vendiste, escribe el Precio de venta, sin IVA y elige el comprador en ¿A quién se lo vendiste?.
Haz clic en Dar de baja.

La baja queda con fecha de hoy y no se puede deshacer.

Se dañó o se perdió: lo que le faltaba por depreciar se registra como pérdida por retiro (531030), y el activo y su depreciación acumulada se cancelan entre sí.
Lo vendí: factura la venta en Ventas con un producto cuya cuenta de ingreso sea la 4245 de su tipo (424528 computadores, 424524 muebles, 424540 vehículos); el diálogo te dice cuál. Al darlo de baja, Klopi le resta a esa cuenta lo que el activo valía en libros: queda solo la ganancia. Si el precio no alcanzó a cubrir lo que valía, la diferencia va a pérdida en venta (531015).

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo un tipo de activo para maquinaria o construcciones?

Klopi trae los tipos Computadores y equipos, Muebles y equipo de oficina y Vehículos. Para otros activos, tu contador registra la depreciación con un asiento manual cada mes.

¿Tengo que registrar la compra y además el activo?

Sí, son dos cosas distintas. La compra (el gasto o la factura del proveedor) registra lo que pagaste o lo que debes. El activo le dice a Klopi que reparta ese costo mes a mes.

¿Puedo corregir un activo que registré mal?

Si todavía no tiene ningún mes depreciado, bórralo con Borrar y regístralo de nuevo. Después, sus datos ya no se editan y la depreciación registrada no se modifica: pídele a tu contador que corrija la diferencia con un asiento manual. No lo des de baja para corregirlo: la baja registra una pérdida por retiro que no ocurrió.

Norma relacionada

NIIF para las Pymes, sección 17: las propiedades, planta y equipo se deprecian durante su vida útil y, al darlas de baja, la diferencia se reconoce como ganancia o pérdida.
Artículo 137 del Estatuto Tributario: fija las tasas máximas anuales de depreciación que se aceptan para efectos fiscales.