Qué asiento genera cada operación

Klopi convierte cada operación en un comprobante contable balanceado: la suma de los débitos es igual a la de los créditos, cada línea lleva su tercero (el cliente, proveedor, empleado o entidad) y, cuando aplica, su concepto tributario y su base. Esta página es la referencia de qué cuentas usa cada regla, para que el contador la revise antes de confiar en los libros.

Las cuentas que ves abajo son las que trae Klopi por defecto, del PUC para comerciantes (Decreto 2650 de 1993). El contador las puede cambiar por negocio: ninguna regla tiene una cuenta fija en el código.

Antes de empezar

Necesitas el módulo Contabilidad para ver el plan de cuentas y los libros.
Cambiar las cuentas de las reglas exige el permiso de configuración contable. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador y el Contador.

Cambia la cuenta de una regla

Entra a En Klopi: Contabilidad, luego Plan de cuentas.
Haz clic en Cuentas de las reglas.
Escribe el código nuevo en la regla que quieras cambiar, por ejemplo en Ingresos por servicios.
Haz clic en Guardar cambios.

La cuenta tiene que existir en tu plan, recibir movimientos y ser de la clase que la regla espera: los ingresos en la clase 4, el costo de ventas en la 6 o la 7, el IVA generado en el grupo 24, caja y bancos en el 11, la contrapartida de saldos iniciales en la 3. El cambio aplica a lo que se registre de ahí en adelante; lo ya contabilizado no se mueve.

Ventas y cobros

Operación	Débito	Crédito
Factura de contado	La cuenta de dinero donde entró la plata (110505 Caja o 111005 Bancos, o la subcuenta de tu cuenta)	413595 Ingresos por productos o 415550 Ingresos por servicios · 240805 IVA generado · 246705 Impoconsumo generado · 281505 Propinas, si hubo
Factura a crédito	130505 Clientes	Igual que la de contado
Costo de lo vendido (si el producto controla inventario)	613595 Costo de ventas, o la cuenta de costo del producto	143505 Inventario
Pago de un cliente	La cuenta de dinero · 135515 Retefuente, 135517 ReteIVA y 135518 ReteICA que te practicaron	130505 Clientes
Pago sin factura (anticipo)	La cuenta de dinero	280505 Anticipos de clientes
Nota crédito	417505 Devoluciones en ventas · 240805 IVA generado · 246705 Impoconsumo	130505 Clientes, o la cuenta de dinero si la venta fue de contado

Un producto puede tener su propia cuenta de ingreso; si no, va a la de productos o a la de servicios según su tipo. Una factura con los dos tipos queda repartida en las dos cuentas.
El costo de lo vendido y su devolución salen en un comprobante aparte, de tipo Inventario.
En una factura en otra moneda, la diferencia entre la tasa de la factura y la del pago va a 421020 (ingreso) o 530525 (gasto) por diferencia en cambio.

Gastos, compras y pagos a proveedores

Operación	Débito	Crédito
Gasto o compra	La cuenta de la categoría del gasto, o 143505 Inventario si lo comprado entra a bodega · 240810 IVA descontable	La retención de cada concepto (236540 compras, 236525 servicios, 236515 honorarios, 236530 arrendamientos, 236705 reteIVA, 236805 reteICA) · la cuenta de dinero si se pagó en el acto, o 220505 Proveedores (mercancía) o 233595 (otros gastos) si queda debiendo
Pago a un proveedor o comprobante de egreso	220505 o 233595, una línea por cada factura pagada	La cuenta de dinero

El IVA va a 240810 solo si el negocio es responsable de IVA y la categoría lo permite; si no, se suma al valor del gasto.

Bancos y caja

Operación	Débito	Crédito
Saldo inicial de una cuenta de dinero	La cuenta de dinero	37050501 Saldos iniciales por clasificar, la contrapartida de saldos iniciales
Traslado entre tus cuentas	La cuenta que recibe	La cuenta que entrega
Otro movimiento de dinero	La cuenta de dinero (si entra) o la cuenta del concepto (si sale)	La cuenta del concepto (si entra) o la cuenta de dinero (si sale)

Los conceptos de otros movimientos traen su cuenta: 311505 para aportes del dueño, 132505 para retiros del dueño, 421005 para intereses del banco, 138095 para préstamos a terceros, 210510 para préstamos del banco y sus abonos, 235510 para préstamos de un socio y sus abonos, entre otros.

Nómina

Operación	Débito	Crédito
Aprobar el mes	510506 sueldos (510503 si es salario integral) · 510518 comisiones · 510515 horas extra · 510548 bonificaciones · 510527 auxilio de transporte · 510524 incapacidades y licencias · 510569, 510570, 510568, 510572, 510575 y 510578 aportes del empleador · 510530, 510533, 510536 y 510539 prestaciones	250505 salarios por pagar · 237005 salud · 238030 pensión · 237006 ARL · 237010 caja, ICBF y SENA · 236505 retención por salarios · 237095 otros descuentos · 251010, 251505, 252005 y 252505 provisiones
Pagar la nómina	250505 por empleado	La cuenta de dinero
Pagar la primera quincena	133015 anticipos	La cuenta de dinero
Pagar la PILA	237005, 238030, 237006 y 237010, a nombre de cada entidad	La cuenta de dinero
Pagar prima, intereses o cesantías	252005, 251505 o 251010 (lo pagado de más, a la cuenta de gasto)	La cuenta de dinero · 236505 si la prima retiene

Lo que se le debe a la EPS, al fondo de pensiones, a la caja, a la ARL, al ICBF y al SENA queda a nombre de cada entidad. Una incapacidad que la EPS o la ARL te devuelve queda en 138095 a nombre de esa entidad. El detalle está en Liquida y aprueba la nómina del mes.

Activos fijos y cierres

Operación	Débito	Crédito
Depreciación del mes	516020 (computadores), 516015 (muebles) o 516035 (vehículos)	159220, 159215 o 159235 depreciación acumulada
Baja de un activo dañado o perdido	531030 lo que faltaba por depreciar · la depreciación acumulada	152805, 152405 o 154005, por su costo
Venta de un activo	La depreciación acumulada · 424528, 424524 o 424540 por lo que el precio cubre del valor pendiente, con el comprador como tercero · 531015 lo que el precio no cubrió	152805, 152405 o 154005, por su costo
Cierre del año, 31 de diciembre	Las cuentas de ingresos (clase 4) · 361005 si hubo pérdida	Las cuentas de costos y gastos (clases 5, 6 y 7) · 360505 si hubo utilidad
Traslado del resultado, 1 de enero	360505	370505 (la pérdida va de 361005 a 371005)

La venta de un activo se factura en Ventas con un producto cuya cuenta de ingreso es la 4245 de su familia (424528 computadores, 424524 muebles, 424540 vehículos), nunca con un producto de venta normal. Al darlo de baja como vendido, Klopi le resta el valor pendiente: en la 4245 queda solo la ganancia, y si hubo pérdida va a 531015.

Qué pasa después

Todo comprobante automático se corrige desde su documento: la factura con nota crédito, el pago o el gasto anulándolo, la nómina reabriéndola. El Libro diario te dice dónde en cada caso. Ver Reversa un comprobante.
Las cuentas que usan las reglas están protegidas: no se pueden desactivar ni volver agrupadoras mientras una regla, un producto, una cuenta de dinero, una categoría de gasto o un activo fijo las use.
El concepto tributario y la base de cada línea son los que alimentan el borrador del formulario 350, los certificados de retención y la información exógena.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el costo de lo vendido sale en otro comprobante?

Porque el costo depende del inventario en el momento de la venta (costo promedio) y se registra cuando la mercancía sale de la bodega. Por eso ves la venta en un comprobante de tipo Venta y su costo en uno de tipo Inventario.

¿Estas cuentas ya las validó un contador?

Son una propuesta inicial basada en el PUC. Revísalas con tu contador y ajústalas en Cuentas de las reglas antes de cerrar tu primer mes.

Norma relacionada

Decreto 2650 de 1993: el Plan Único de Cuentas para comerciantes, del que salen los códigos de esta página.