Carga los saldos iniciales

Un negocio que llega a Klopi ya tiene plata en el banco, clientes que le deben, deudas con proveedores, inventario y patrimonio. Los saldos iniciales llevan todo eso a los libros en una fecha de corte, normalmente el último día del mes anterior al que empiezas en Klopi. La contrapartida por defecto es la cuenta puente 37050501 «Saldos iniciales por clasificar», que tu contador puede cambiar en Cuentas de las reglas contables (Contrapartida de saldos iniciales).

Hay dos caminos. Elige uno para cada saldo y no los mezcles, o contarás lo mismo dos veces.

Antes de empezar

Define con tu contador la fecha de corte y ten a la mano el balance de prueba del sistema anterior a esa fecha, por tercero.
Escribe esa fecha en En Klopi: Contabilidad, luego Plan de cuentas, luego Cuentas de las reglas, en Fecha de corte de los saldos iniciales. No puede ser una fecha futura.
El mes de la fecha de corte tiene que estar abierto en Klopi.
Necesitas el módulo Contabilidad para los caminos contables.

Camino 1: saldo por saldo, desde cada módulo

Así cada saldo queda contabilizado y vivo en su módulo: la cartera se puede cobrar, la deuda pagar, la cuenta de banco conciliar.

Saldo	Dónde se carga	Qué registra
Bancos y caja	Bancos y caja, con Nueva cuenta y los campos Saldo inicial y ¿A qué fecha?	La cuenta de dinero contra la contrapartida
Lo que te deben	Ventas → Por cobrar, con Traer un saldo de otro sistema	130505 por cliente contra la contrapartida
Lo que debes a proveedores	Gastos → Por pagar, con Traer una deuda de otro sistema	La contrapartida contra 220505 por proveedor
Activos fijos	Contador → Activos fijos, con Ya depreciado antes de Klopi	Solo la depreciación de aquí en adelante
Inventario	Productos → Inventario, en Más opciones (los tres puntos), con Importar inventario inicial	Las cantidades y el costo para el kardex y, con Registrar también el saldo en la contabilidad encendido (así viene), 143505 contra la contrapartida con la fecha de la carga

El inventario inicial, en cambio, sí registra su saldo: cada carga (desde el Excel, a mano o con la cantidad inicial de un producto nuevo) asienta 143505 contra la contrapartida por el valor que cargó. En la carga, pon como fecha la de corte (la columna fecha del Excel, o ¿Desde qué día lo tenías? a mano). Si los libros ya tienen una apertura que toca la cuenta de inventario, Klopi apaga solo Registrar también el saldo en la contabilidad y explica por qué, para no contar el inventario dos veces. El detalle está en Importa tu inventario inicial.

Lo que te deben y lo que debes a proveedores quedan contabilizados con la Fecha de corte de los saldos iniciales; si no la escribiste, con la fecha del día en que los cargas. Cada cuenta de dinero queda con la fecha que le pongas en ¿A qué fecha? (por defecto, hoy): ponle la misma fecha de corte.

Traer un saldo de otro sistema solo aparece a quien puede crear facturas; por defecto, el rol Contador no lo ve y lo carga el Propietario o el Administrador. En Traer un saldo de otro sistema y Traer una deuda de otro sistema está la casilla Mi contador ya registró este saldo en la contabilidad. Márcala si ese saldo ya entró por el camino 2: el documento queda para cobrar o pagar, sin contabilizarse otra vez.

Camino 2: un solo comprobante de apertura

Todo el balance en un comprobante, cuenta por cuenta y tercero por tercero:

Desde Siigo: en Configuración → Más ajustes → Importar datos, el paso Estado inicial completo trae el balance de prueba de Siigo y lo registra como un solo asiento de apertura al cierre del mes anterior al que elijas. Ver Migra desde otro software.
Desde otro programa: arma el comprobante en la plantilla de Importa comprobantes desde Excel, o regístralo como asiento manual.

Si usas este camino:

Cuando traigas las facturas por cobrar o las deudas por pagar desde Por cobrar o Por pagar, marca Mi contador ya registró este saldo en la contabilidad.
Al cargar tu inventario inicial, revisa que Registrar también el saldo en la contabilidad quede apagado si tu comprobante de apertura ya trae la cuenta de inventario. Klopi lo apaga solo cuando encuentra esa apertura; si la registras después de cargar el inventario, apágalo tú o el inventario quedará dos veces.
Crea tus cuentas en Bancos y caja con Saldo inicial en cero. Klopi le crea a cada una una subcuenta contable con su mismo nombre (por ejemplo, 11100501); usa esa subcuenta en el comprobante de apertura para que Bancos y caja muestre el saldo.

Qué pasa después

El balance de prueba a la fecha de corte debe coincidir con el del sistema anterior. Revísalo en Contador → Balance de prueba con esa fecha como final.
Los saldos iniciales no son ventas ni gastos del periodo: no aparecen en «¿Gané plata?» ni en el borrador del formulario 300.
Un saldo inicial no se reversa desde el diario. El de una cuenta de dinero se corrige cambiando su Saldo inicial en Bancos y caja; los demás, con un asiento manual de ajuste.
Cierra el mes de la fecha de corte cuando cuadre, para que nadie lo mueva. Ver Cierra un mes contable.

Preguntas frecuentes

¿Qué fecha de corte uso?

La del último día del mes anterior al primero que vas a llevar en Klopi. Si empiezas a facturar en Klopi en octubre, los saldos van al 30 de septiembre.

¿Por qué mi patrimonio sale raro después de cargar saldos?

Porque cada saldo cargado por separado va contra la cuenta puente 37050501. Esa cuenta no es utilidad de años anteriores: es un lugar de paso. Cuando termines de cargar todo, tu contador la lleva con un asiento manual a donde corresponde (capital, reservas o utilidades acumuladas) y debe quedar en cero. Si no cuadra, faltó cargar algo.

Mi negocio usa 370505 como contrapartida. ¿Está mal?

No necesariamente. Los negocios que ya habían cargado saldos iniciales antes de que Klopi creara la cuenta puente conservan 370505 para no partir su historia. Revisa cuál tienes en Cuentas de las reglas contables y decídelo con tu contador.

¿Puedo traer las facturas del año pasado para tener el historial?

Klopi trae lo que sigue vivo: las facturas con saldo por cobrar y las deudas por pagar. Las facturas ya pagadas se quedan en el sistema anterior, que las conserva con su validación de la DIAN.