Trae lo que te deben de otro sistema

Nadie empieza de cero. Si antes facturabas en otro programa, seguramente tienes clientes que todavía te deben facturas de allá. Para cobrarlas desde Klopi, las traes una por una a Por cobrar, con lo que falta por pagar.

Solo traes el saldo, no la factura completa: los productos, el IVA y el PDF siguen en el sistema donde la hiciste. Esa factura no se envía de nuevo a la DIAN ni cuenta como venta de este mes. Desde Klopi la cobras, la recuerdas y, si hace falta, le haces una nota crédito.

Antes de empezar

• El cliente creado en Klopi, con sus datos.
• El número de la factura (con su prefijo), su fecha y cuánto te debe hoy.
• Permiso para crear facturas. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Editor. Sin ese permiso no ves el botón (por defecto, el rol Contador no lo ve).
• La fecha de corte, si tu contador la definió. Es el último día que llevaste en tu sistema anterior y se configura en la contabilidad, en Cuentas de las reglas. Klopi registra los saldos que traes con esa fecha.
• Habla con tu contador si ya cargó los saldos iniciales en la contabilidad: te lo preguntan en el último paso.

Trae un saldo

Qué pasa después

• En «Por cobrar»: la factura aparece en Vencidas, Por vencer o Al día según la fecha de vencimiento que pusiste, como cualquier otra.
• En la factura: en Ventas → Facturas aparece con la marca «de otro sistema»; al abrirla dice «emitida en otro sistema» y muestra Saldo que trajiste y Le falta por pagar. Desde ahí registras pagos y creas links de pago como en cualquier factura.
• Con los recordatorios: si tienes el módulo Mensajes, recibe los recordatorios de cobro según su fecha de vencimiento.
• En tu contabilidad: si no marcaste la casilla, Klopi registra ese saldo como lo que te debe el cliente, contra los saldos con los que empiezas en Klopi (una cuenta puente que tu contador después reclasifica). Lo registra con la fecha de corte de los saldos iniciales o, si no hay, con la fecha del día en que lo traes; la factura conserva su propia fecha. No cuenta como una venta ni como un ingreso de este mes.

Corrige o anula un saldo que trajiste

Abre la factura desde Ventas → Facturas:

• Para agregar el CUFE después, pégalo en la tarjeta CUFE y haz clic en Guardar CUFE.
• Para hacerle una nota crédito, haz clic en Nota crédito. Necesita el CUFE, porque la DIAN valida la nota contra la factura original.
• Si lo registraste por error, haz clic en Anular, escribe ¿Por qué? y confirma con Anular saldo. Sale de Por cobrar y se reversa en tu contabilidad.

No se puede anular un saldo que ya tiene pagos (anúlalos primero) ni uno al que ya le hiciste una nota crédito.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que traer las facturas que ya me pagaron?

No. Solo trae las que todavía te deben algo. Las pagadas ya no son cartera.

Me equivoqué en el valor o en el cliente, ¿lo edito?

No se editan. Anula el saldo y tráelo de nuevo con los datos correctos. Lo único que puedes agregar después es el CUFE.

¿Por qué me dice que ya tengo registrada esa factura?

Porque ya existe en Klopi una factura con ese mismo prefijo y número. Revisa si la trajiste antes o si el número choca con tu propia numeración en Klopi; en ese caso, verifica el prefijo.

¿Por qué no puedo hacerle nota crédito?

Porque falta el CUFE. Agrégalo en la tarjeta CUFE de la factura y el botón Nota crédito se activa.

Vengo de Siigo, ¿tengo que traer las facturas una por una?

No necesariamente. Si usabas Siigo, Klopi puede traer tu cartera desde allá: lo ves en Trae tus saldos desde Siigo.