Importa comprobantes desde Excel

Si llevabas la contabilidad en otro programa, o preparas tus ajustes en una hoja de cálculo, puedes subir los comprobantes en un Excel. Cada fila es un movimiento, y las filas con el mismo número de comprobante forman un comprobante. Klopi revisa todo el archivo antes de contabilizar nada.

Antes de empezar

Necesitas el módulo Contabilidad y el permiso de importar comprobantes. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador y el Contador.
Las cuentas del archivo tienen que existir en tu plan y recibir movimientos. Si usas auxiliares propios, créalos antes en el plan de cuentas.
Los meses de las fechas tienen que estar abiertos.

Llena la plantilla

Entra a En Klopi: Contabilidad, luego Importar comprobantes.
Haz clic en Descargar plantilla.
Llena una fila por movimiento con estas columnas: fecha, comprobante, tipo, cuenta, nit_tercero, nombre_tercero, descripcion, debito, credito, base y centro_costo.
Guarda el archivo como Excel (.xlsx) o CSV.

Solo fecha, comprobante y cuenta son obligatorias siempre. Además:

Cada fila lleva valor en debito o en credito, no en los dos.
Todas las filas de un comprobante llevan la misma fecha y el mismo tipo, y el comprobante necesita al menos dos filas que cuadren.
Si la cuenta exige tercero, escribe su NIT o cédula en nit_tercero. Si ese tercero no existe en Klopi, escribe también nombre_tercero para crearlo.
base es la base de una retención o del IVA; centro_costo, el código de un centro de costo existente.
Las fechas van en día/mes/año. El archivo admite hasta 20.000 filas y 5 MB.

Súbelo y contabilízalo

Arrastra el archivo a Arrastra aquí el Excel de comprobantes, o haz clic para elegirlo.
Revisa el resumen: Filas, Comprobantes, Filas con error y Total débitos.
Si hay errores, marca Ver solo las filas con errores. La columna Revisión dice qué tiene cada fila. Corrígelas en tu archivo y súbelo de nuevo.
Si el archivo trae terceros que no existen, marca Crear los … terceros nuevos con el NIT y el nombre del archivo.
Haz clic en Contabilizar … comprobantes.

Un archivo grande se revisa y se contabiliza en segundo plano: puedes seguir trabajando y la pantalla se actualiza sola.

Qué pasa después

Cada comprobante entra al libro diario con su número de Klopi, de tipo Manual, y en la descripción el tipo y el número que traía, por ejemplo «Importado: CE 123».
Subir el mismo archivo dos veces no duplica nada. Klopi reconoce los comprobantes que ya importó y te dice cuántos se saltó.
Los archivos subidos quedan en la lista Archivos subidos; haz clic en uno para ver sus filas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo corrijo un comprobante que ya importé?

No hay «sobrescribir». Reversa el comprobante desde el Libro diario y vuelve a importar el archivo con la fila corregida. Ver Reversa un comprobante.

¿Por qué dice que la cuenta no recibe movimientos?

Porque en el archivo usaste una cuenta que agrupa otras, por ejemplo 1305. Usa una subcuenta o un auxiliar, como 130505.

¿Sirve para traer los saldos iniciales?

Sí: un comprobante con todos los saldos a la fecha de corte. Si falta algo por cuadrar, usa como contrapartida la cuenta puente 37050501 «Saldos iniciales por clasificar» u otra de patrimonio que defina tu contador. Ver Carga los saldos iniciales.

Mi archivo tiene otros nombres de columna. ¿Lo tengo que cambiar?

Klopi entiende algunos nombres comunes, como «numero» o «consecutivo» en lugar de «comprobante». Si una columna no se reconoce, cámbiale el título por el de la plantilla.