Configura los recordatorios de cobro

Cobrar incomoda, y por eso se deja para después. Los recordatorios de cobro lo hacen por ti: Klopi le escribe a tu cliente unos días antes de que venza la factura, el día que vence y algunos días después, con el saldo, la fecha y, si tienes una pasarela conectada, el link para pagar en el momento.

Hay dos formas de recordar:

Automática, con el módulo Mensajes: Klopi envía los recordatorios por WhatsApp o por correo según las reglas que elijas.
A mano, desde Por cobrar: el botón Recordar abre tu propio WhatsApp con el mensaje listo. No necesita ningún módulo extra.

Antes de empezar

Para los automáticos, el módulo Mensajes, que viene en el plan Klopi. Revisa cómo activar un módulo. Por defecto, las reglas las pueden cambiar el Propietario, el Administrador y el Gerente.
Los datos de contacto del cliente. El WhatsApp le llega si su ficha tiene celular; el correo, si tiene correo.
Los canales encendidos. En la tarjeta Canales de envío de Mensajes, WhatsApp y Correo electrónico deben estar activos. Cómo se configuran está en Configura WhatsApp y el correo para tus clientes.

Elige cuándo se envían los recordatorios automáticos

Klopi trae cinco reglas listas desde que creas tu cuenta: 3 días antes del vencimiento, el día del vencimiento, y 3, 7 y 15 días después. Puedes apagar, quitar o agregar las que quieras.

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes y baja hasta Recordatorios de cobro.
Para pausar una regla sin borrarla, apaga el interruptor de su fila. Para quitarla, haz clic en el ícono de la caneca.
Para agregar una, escribe los días en Días: con signo menos si es antes del vencimiento (por ejemplo, -5), 0 para el mismo día, o un número positivo si es después (por ejemplo, 30).
Haz clic en Agregar.

Cada regla aparece como «3 días antes del vencimiento», «El día del vencimiento» o «7 días después del vencimiento». No puede haber dos reglas con los mismos días.

Recuérdale tú mismo por WhatsApp

Entra a En Klopi: Ventas, luego Por cobrar.
En la fila de la factura, haz clic en Recordar.
Se abre WhatsApp (en tu celular o en WhatsApp Web) con un mensaje listo para ese cliente. Revísalo y envíalo.

Si la factura está vencida, el mensaje dice el número, el saldo y hace cuántos días venció, y le pide el pago con amabilidad. Si no está vencida, solo le recuerda la factura y el valor. El botón Recordar aparece solo si el cliente tiene celular en su ficha.

Qué pasa después

Solo en el horario que permite la ley: los recordatorios salen de lunes a sábado dentro del horario de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y sábados de 8 a. m. a 3 p. m., hora de Colombia), nunca domingos ni festivos, y máximo uno al día por cliente. Klopi revisa cada hora desde las 8 a. m.; así reintenta un envío que falló sin repetir los que ya salieron.
Un solo canal por recordatorio: cada recordatorio sale por WhatsApp si tienes WhatsApp activo y tu cliente tiene celular; si no, por correo. Nunca por los dos a la vez.
El mismo canal toda la semana: la ley no deja contactar al cliente por varios canales en una misma semana. Si esta semana (de lunes a domingo) ya le llegó un recordatorio por un canal, los demás de esa semana van por ese mismo canal, aunque el otro esté disponible. Si ese canal ya no se puede usar (por ejemplo, apagaste WhatsApp), el recordatorio espera y sale el lunes siguiente por el canal que haya. Cada lunes vuelve a empezar: WhatsApp primero.
Nada se pierde: si un recordatorio cae en domingo o festivo, o ese cliente ya recibió otro ese día, sale el siguiente día permitido. Si se juntaron varios de la misma factura (por ejemplo, tras un puente festivo), sale solo el más reciente.
Solo recuerda lo que se debe: facturas y notas débito a crédito, validadas por la DIAN y con saldo. Una factura pagada, de contado o anulada con nota crédito no recibe recordatorios. Tampoco una nota crédito.
Una vez por regla: cada regla envía un solo recordatorio por factura (o por cuota). Si el envío falla, queda marcado como fallido en el historial; un envío fallido no le llegó al cliente, así que no cuenta como contacto. Si el WhatsApp falla, Klopi lo manda por correo en ese mismo momento, siempre que esa semana no le haya llegado nada por otro canal; si ya le llegó, lo reintenta por el mismo canal en la siguiente hora. Si no logró enviarlo, lo vuelve a intentar los días siguientes (hasta una semana).
Facturas en cuotas: cada cuota tiene su propia fecha, así que las reglas se aplican a cada una, con el saldo de esa cuota.
El link de pago: si tienes el módulo Cobros y una pasarela conectada, el mensaje lleva el link para pagar la factura. Lo ves en Cobra con un link de pago.
El historial: cada envío queda en Historial de envíos, en Mensajes, con a quién se envió y si llegó.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi cliente no recibió el recordatorio?

Revisa que tengas el módulo Mensajes, que la regla esté encendida, que el canal esté activo y que el cliente tenga correo o celular en su ficha. Después busca el envío en Historial de envíos: ahí dice si falló y por qué.

¿Puedo apagar los recordatorios para un solo cliente?

No. Las reglas aplican a todas las facturas pendientes. Si no quieres que salgan, apaga las reglas mientras tanto.

Agregué una regla hoy, ¿le llega a las facturas que ya vencieron?

Solo a las que cumplan la regla desde hoy. Una regla de «7 días después» le escribe a las facturas que cumplen 7 días de vencidas desde que la creaste; no envía recordatorios de días anteriores a la regla.

¿El botón «Recordar» usa los mensajes de Klopi?

No. Abre tu propio WhatsApp, y el mensaje sale desde tu número. No depende del módulo Mensajes ni queda en el historial de envíos, así que Klopi no lo cuenta al decidir si ese día o esa semana ya le escribió a tu cliente. La Ley 2300 también aplica a lo que envías tú: si ese cliente ya recibió hoy un recordatorio automático, o esta semana le llegaron por correo, espera antes de escribirle por WhatsApp.