Personaliza los mensajes a tus clientes

Cada mensaje que Klopi le envía a tu cliente sale de una plantilla: un texto con espacios que se llenan solos, como el nombre del cliente, el número de la factura o lo que te debe. Klopi trae plantillas listas desde el primer día. Si quieres que suenen como tu negocio, las cambias aquí.

Antes de empezar

El módulo Mensajes (plan Klopi), como se explica en Configura WhatsApp y el correo para tus clientes.
Ser Propietario, Administrador o Gerente para editar las plantillas.

Cambia el texto de una plantilla

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Mensajes y baja hasta Plantillas de mensajes.
Abre la plantilla que quieres cambiar. Cada una dice para qué evento y por qué canal es, por ejemplo Recordatorio de cobro · WhatsApp o Nota crédito emitida · Correo.
Si es de correo, cambia el Asunto.
Cambia el Mensaje. Escribe las variables tal cual, con sus dos llaves, en el lugar donde quieres que aparezca cada dato.
Haz clic en Guardar plantilla.

Hay plantillas para Factura emitida, Nota crédito emitida, Nota débito emitida, Recordatorio de cobro y Colilla de pago (la que reciben tus empleados con la nómina), cada una en versión de correo y de WhatsApp. Debajo de cada plantilla, Klopi te dice cuándo se usa y qué variables acepta.

Las variables que puedes usar

Variable	Qué pone Klopi
`{{cliente}}`	El nombre de tu cliente
`{{numero}}`	El número del documento, con su prefijo
`{{documento}}`	Qué es: «factura», «nota crédito», «nota débito»
`{{factura}}`	Solo en las notas: el número de la factura que corrige
`{{total}}`	El total del documento
`{{saldo}}`	Lo que falta por pagar
`{{vencimiento}}`	La fecha en que vence
`{{negocio}}`	El nombre de tu negocio
`{{enlace_pago}}`	El link para pagar en línea, si tienes una pasarela conectada
`{{cuota}}`	Solo en Recordatorio de cobro: en una factura a cuotas, cuál se cobra, por ejemplo «2 de 6»

La Colilla de pago tiene las suyas: {{empleado}}, {{periodo}}, {{neto}}, {{negocio}}, {{enlace}} (el link al PDF) y {{vence}} (el día en que ese link deja de funcionar).

Entiende la regla de las 24 horas de WhatsApp

WhatsApp no deja que un negocio le escriba primero a un cliente con cualquier texto. Si el cliente no te ha escrito en las últimas 24 horas, el mensaje tiene que salir de una plantilla aprobada por Meta, la empresa dueña de WhatsApp. Dentro de esas 24 horas, sí sale el texto libre que escribiste en Klopi.

Con el número de Klopi, Klopi usa sus propias plantillas aprobadas para las facturas y los recordatorios de cobro. No tienes que hacer nada. Si arriba de la pantalla ves un aviso de que el número compartido de Klopi todavía no tiene sus plantillas aprobadas, esos mensajes fallarán fuera de las 24 horas hasta que Klopi las active o conectes tu propio número.
Con tu propio número, tienes que crear y hacer aprobar tus plantillas en Chately, y enlazarlas en Klopi.

Enlaza una plantilla aprobada de WhatsApp

En Plantillas de mensajes, abre la plantilla de WhatsApp que quieres enlazar.
En Plantilla aprobada de WhatsApp (para escribir fuera de la ventana de 24 horas), haz clic en Buscar aprobadas y elige la tuya. Si no aparece en la lista, escribe su ID.
En Variables de la plantilla, en orden (separadas por coma), escribe qué dato de Klopi va en cada espacio de tu plantilla aprobada, en el mismo orden y sin llaves. Por ejemplo: cliente, numero, total.
Haz clic en Guardar plantilla.

Cuando una plantilla tiene una aprobada enlazada, Klopi envía la aprobada, con sus variables, y no el texto del campo Mensaje.

Qué pasa después

Los mensajes nuevos salen con el texto que guardaste. Los que ya se enviaron no cambian.
El correo de la factura electrónica no cambia. Ese correo, con el XML y el PDF, tiene el formato que pide la DIAN, le llega al cliente automáticamente al emitir y es el único correo de la factura. Las plantillas de correo de Factura emitida, Nota crédito emitida y Nota débito emitida se usan cuando envías un tiquete por correo desde la caja.
Cada envío queda en el Historial de envíos, al final de la misma pantalla, con el Destinatario, el Motivo, el Documento, la fecha en Enviado y su Estado.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un WhatsApp aparece como «Fallido»?

Las causas más comunes son dos: el número del cliente no tiene WhatsApp o está mal escrito, o el cliente no te ha escrito en 24 horas y no hay una plantilla aprobada enlazada. El motivo exacto aparece en el envío, en la tarjeta Mensajes al cliente del documento.

¿Puedo poner emojis o negritas en el WhatsApp?

Sí. Los emojis salen tal cual y, como en cualquier chat de WhatsApp, un texto entre asteriscos sale en negrita: *{{total}}*.

¿La nota crédito lleva link de pago?

No. Una nota crédito es plata que le devuelves a tu cliente, así que Klopi deja vacío {{enlace_pago}} aunque lo escribas en su plantilla.