Consulta, imprime o anula un comprobante de egreso

El comprobante de egreso es el papel que respalda un pago a un proveedor: dice a quién le pagaste, qué facturas pagaste, cuánto y desde qué cuenta. Klopi lo crea solo, con número consecutivo, cada vez que pagas algo que le quedaste debiendo a un proveedor. Tú no lo llenas: lo consultas, lo imprimes para que el proveedor firme que recibió, y lo anulas si el pago quedó mal.

Antes de empezar

• El módulo Gastos y compras, que viene en el plan Klopi. Los comprobantes de egreso viven en Por pagar.
• Tu rol. Por defecto todos los roles ven los comprobantes. Imprimirlos pueden todos menos el Lector. Anularlos pueden el Propietario, el Administrador, el Gerente y el Contador.

De dónde sale cada comprobante

Un comprobante de egreso nace cuando pagas una factura o un gasto que quedó Por pagar:

• Si pagas una sola factura, desde el gasto, esa factura tiene su propio comprobante.
• Si pagas varias facturas del mismo proveedor de una vez, con Pagar varias facturas, todas quedan en un solo comprobante, igual que en tu banco sale una sola transferencia.

Cómo registrar esos pagos está en Paga a tus proveedores. Un gasto que pagaste en el momento, de contado, no lleva comprobante de egreso: el gasto mismo es el soporte.

Consulta un comprobante

Al abrirlo ves a quién le pagaste, la fecha y la cuenta de donde salió la plata; cada factura con lo que se le pagó; el Valor pagado total, y la nota si la hay.

Imprime el comprobante

El PDF trae los datos de tu negocio, el número del comprobante, el proveedor, cada factura con su valor y lo que se pagó de ella, el Total pagado, la cuenta de donde salió la plata y el registro contable. Al final tiene espacio para tres firmas: Elaboró, Aprobó y Recibí conforme, donde el proveedor firma y pone su cédula o NIT.

Anula un comprobante

Si el pago quedó mal —otro valor, otra cuenta, otro proveedor— o nunca se hizo, anúlalo y registra el pago correcto.

Qué pasa después

• El comprobante conserva su número, marcado Anulado y con el motivo. El siguiente comprobante toma el número que sigue: el consecutivo nunca tiene huecos.
• En Por pagar, las facturas que pagaba vuelven a aparecer con su saldo pendiente.
• En tus cuentas, el saldo de la cuenta de donde salió el pago sube de nuevo por ese valor.
• En la contabilidad, el pago queda reversado; no se borra nada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un comprobante de egreso?

No. Un comprobante de egreso no se edita ni se borra. Si algo quedó mal, anúlalo y registra el pago de nuevo.

¿Cómo cambio el prefijo o el número de los comprobantes?

Los comprobantes salen como CE-1, CE-2 y así. Si tienes el módulo Contabilidad, tu contador puede cambiar el prefijo o el número con el que sigue en Contador → Consecutivos de recibos y egresos; por ejemplo, para seguir el consecutivo de tu talonario de papel. El número puede avanzar, pero nunca volver a uno que ya se usó.

Quiero anular el pago de una sola factura y no me deja

Si ese pago hace parte de un comprobante que pagó varias facturas, no se anula solo desde el gasto: tienes que anular el comprobante completo desde Comprobantes de egreso, y luego volver a pagar las demás facturas.

¿Cuál es la diferencia con un recibo de caja?

El comprobante de egreso respalda la plata que sale para pagarle a un proveedor. El recibo de caja respalda la plata que entra cuando un cliente te paga; lo explicamos en Consulta y anula recibos de caja.

¿Por qué no aparece el botón «Pagar varias facturas»?

Porque no tienes facturas pendientes con ningún proveedor, o porque tu rol no puede pagarlas. El botón aparece en Por pagar y en Comprobantes de egreso solo cuando hay algo por pagar.