Consulta, imprime y anula recibos de caja

El recibo de caja es el soporte de cada plata que te entra por una factura. No lo haces aparte: Klopi lo crea solo, con número consecutivo, cada vez que registras un pago, que un cliente paga por el link de pago, que registras un pago de varias facturas o que recibes un anticipo. Es el papel que le entregas al cliente como constancia, y el que tu contador usa de soporte.

Un pago que abona varias facturas queda en un solo recibo, con el detalle de cada factura.

Antes de empezar

• El módulo Cobros, que viene en los dos planes.
• Permisos. Por defecto, ver e imprimir recibos lo pueden hacer todos los roles, menos el Lector, que solo los ve. Anular un recibo lo pueden hacer el Propietario, el Administrador y el Gerente.

Busca e imprime un recibo

El PDF lleva tus datos, los del cliente, cada factura abonada, las retenciones que te practicó, el valor recibido, la forma de pago, la cuenta donde entró la plata, el registro contable y espacio para las firmas de quien lo elaboró y quien lo recibió.

Cuando una fila dice Anticipo en vez de un número de factura, es plata que quedó a favor del cliente.

El recibo de una factura en otra moneda (por ejemplo, en dólares) muestra sus valores en esa moneda, la misma de la factura.

Anula un recibo que quedó mal

El recibo no se borra: conserva su número y queda marcado Anulado, con el motivo. Así el consecutivo nunca tiene huecos. Si anulas un pago desde la tarjeta Pagos de una factura y era el único del recibo, el recibo también queda Anulado.

Cambia el prefijo o el número de los recibos

Por defecto los recibos se numeran RC-1, RC-2, RC-3… Si venías de un talonario de papel o de otro programa, puedes seguir la numeración donde la dejaste. Necesitas el módulo Contabilidad; por defecto lo pueden cambiar el Propietario, el Administrador y el Contador.

Klopi no deja volver a un número que ya usaste con el mismo prefijo: dos recibos con el mismo número serían un problema con tu contador.

Qué pasa después

• Con cada pago nuevo, el recibo toma el siguiente número. El número se asigna en el momento del pago, así que un error al guardar no deja un número saltado.
• Al anular, las facturas vuelven a Por cobrar por lo que abonó el recibo, y la plata sale de la cuenta donde había entrado.
• En tu contabilidad, se reversa el registro de cada pago del recibo; nada se borra.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer el recibo de caja a mano?

No. Klopi lo crea solo cada vez que entra plata de un cliente: el pago de una factura, registrado por ti o recibido por el link de pago, o un anticipo. Usar un saldo a favor en otra factura o devolverle plata a un cliente no crea recibo, porque no entra plata.

¿Puedo editar un recibo de caja?

No. Si quedó mal (otro valor, otra factura, otra cuenta), anúlalo y registra el pago de nuevo. El nuevo toma el siguiente número.

¿Puedo anular solo una de las facturas de un recibo?

No. Un recibo que abonó varias facturas se anula completo, porque el papel que tiene el cliente dice un solo valor. Después registra de nuevo el pago con el reparto correcto.

¿Por qué hay un recibo anulado que yo no anulé?

Si un cliente pagó por el link de pago y después la pasarela reembolsó o reversó el cobro, Klopi anula el pago solo y su recibo queda Anulado con el motivo «La pasarela anuló, reembolsó o reversó el cobro.».

¿El recibo de caja se envía a la DIAN?

No. El recibo de caja es un soporte interno de tu contabilidad, no un documento electrónico. La DIAN solo recibe la factura.