Concilia tu cuenta bancaria

Conciliar es comprobar que lo que dice tu banco es lo mismo que dice Klopi. Subes el extracto que descargas de tu banca en línea, Klopi lo pone al lado de lo que registraste en esa cuenta y te muestra las diferencias: lo que pasó en el banco y no está en Klopi, y lo que está en Klopi y el banco no muestra.

Hazlo una vez al mes, cuando tengas el extracto. Así encuentras a tiempo un pago que olvidaste registrar, una comisión del banco o un pago de un cliente que nunca llegó.

Antes de empezar

El módulo Contabilidad activo. Si en el menú no ves Bancos y caja → Conciliación bancaria, revisa cómo activar un módulo.
Tu rol. Por defecto suben extractos y cruzan movimientos el Propietario, el Administrador y el Contador. El Gerente puede ver las conciliaciones, pero no hacerlas: no ve los botones Subir extracto, Cruzar, No aplica, Deshacer, Volver a cruzar ni Eliminar.
La cuenta creada en Klopi, del tipo Cuenta bancaria o Billetera digital. Las cuentas de efectivo no se concilian.
El extracto en Excel (.xlsx) o CSV. En tu banca en línea, busca la opción de descargar los movimientos en Excel. El PDF no sirve: trae los movimientos como texto de una página, no en columnas.

Sube el extracto

Entra a En Klopi: Bancos y caja, luego Conciliación bancaria.
Haz clic en Subir extracto. La primera vez también puedes arrastrar el archivo al recuadro de la pantalla.
En Cuenta, elige la cuenta del extracto.
En Extracto del banco, arrastra el archivo o haz clic para elegirlo.
En Saldo final según el banco (opcional), escribe el saldo con el que termina el extracto. Con ese dato Klopi te dice si los saldos coinciden.
Haz clic en Importar y cruzar.

El archivo necesita una columna de fecha y una de valor, o dos columnas de valor: débito y crédito. Klopi reconoce los nombres que usan los bancos colombianos —«Fecha», «Descripción», «Referencia», «Valor», «Débito», «Crédito»— y encuentra la tabla aunque el banco ponga su encabezado arriba. Las fechas van en día/mes/año. Si tu archivo no pasa, haz clic en Descargar un ejemplo para ver el formato que Klopi lee.

Revisa lo que Klopi cruzó solo

Al importar, Klopi cruza por su cuenta los movimientos que no dejan dudas: mismo valor, mismo sentido (entra o sale) y fecha cercana, con un solo movimiento posible de cada lado. También cruza un solo depósito con varios pagos de un mismo cliente del mismo día que suman exactamente ese valor. Lo que tiene cualquier duda te lo deja a ti.

Arriba ves el resumen: Cruzados, Saldo en Klopi a esa fecha, Saldo según el banco y Diferencia por explicar. Si hay movimientos que el banco aún no muestra, bajo el saldo en Klopi aparece Sin lo que el banco aún no muestra, y la diferencia se calcula contra ese valor. Debajo, dos listas.

Cruza lo que falta

La lista En el banco y no en Klopi tiene lo que pasó en tu cuenta y no encontró pareja en Klopi.

En la línea, haz clic en Cruzar. Klopi te muestra los movimientos de tus libros por el mismo valor, en el mismo sentido y de unos días antes o después (hasta 5).
Si uno es el correcto, haz clic en Es este. Si la opción junta varios movimientos —por ejemplo, tres pagos de un mismo cliente del mismo día que suman lo que llegó al banco—, el botón dice Son estos.
Si no aparece ninguno, es que no lo registraste. Si es algo del banco —la cuota de manejo, una comisión, el 4×1000, los intereses que te pagó o la retención que te hizo sobre ellos—, haz clic en Registrar en esa línea: Klopi propone de qué se trata por la descripción del banco, pone la fecha, el valor y el banco como contacto, y al hacer clic en Registrar y cruzar lo anota en tus libros y deja la línea cruzada. Si el banco te pagó los intereses ya descontada la retención, escríbela en ¿Te retuvieron algo?.
Si es un pago de un cliente o a un proveedor, regístralo en Por cobrar o Por pagar, vuelve al extracto y haz clic en Volver a cruzar. Klopi busca otra vez las parejas.
Si una línea nunca va a estar en tus libros —por ejemplo, un cobro del banco que el mismo banco te devolvió—, haz clic en el ícono del ojo tachado (No aplica) en esa línea.

La lista En Klopi y no en el banco tiene lo que registraste (desde tu primer extracto de esa cuenta hasta la fecha final de este) y el banco todavía no muestra. Son las partidas en tránsito, como un cheque que todavía no cobran: cuando lo cruces en el extracto del mes siguiente, sale de la lista. También puede haber un pago que registraste y nunca llegó, o algo registrado en la cuenta equivocada: si de verdad no pasó, anula el registro donde lo hiciste.

Lo que ya resolviste pasa a Ya revisados. Los cruces que hizo Klopi dicen Automático. Si un cruce está mal, haz clic en el ícono Deshacer de esa línea y vuelve a la lista de pendientes.

Cuándo queda conciliado

El extracto queda Conciliado cuando no te queda ninguna línea del banco por cruzar (cruzadas o marcadas No aplica) y la Diferencia por explicar es cero (o no escribiste el saldo final del banco). Las partidas en tránsito no lo impiden: un cheque sin cobrar es una partida conciliatoria, no una diferencia. En la lista de conciliaciones, cada extracto muestra Conciliado o cuántas líneas faltan, como «3 por cruzar de 40».

No hay un botón de cierre: el extracto queda guardado con sus cruces, y lo puedes volver a abrir cuando quieras.

Qué pasa después

En tus libros, nada cambia por conciliar. Cruzar solo señala que un movimiento del banco y uno de Klopi son el mismo. Lo que sí cambia tus saldos es lo que registras para corregir: el gasto, el pago o el movimiento que faltaba.
Si eliminas un extracto con Eliminar, se olvidan sus cruces y sus movimientos del banco, pero tus registros en Klopi quedan intactos.
Si subes un archivo que se cruza en fechas con uno anterior, Klopi se salta los movimientos que ya había importado. Si todos ya estaban, te avisa y no crea el extracto.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Klopi no cruzó solo un movimiento que es obvio?

Porque había más de una posibilidad: dos pagos iguales en fechas cercanas, o un valor que no coincide al peso. Klopi prefiere dejarte un movimiento pendiente a cruzarlo mal, porque un cruce equivocado esconde justo el error que la conciliación busca. Crúzalo tú con Cruzar y Es este.

Todo está cruzado pero la diferencia no es cero

La Diferencia por explicar compara el saldo final del banco con el saldo de la cuenta en Klopi a la última fecha del extracto, sin las partidas en tránsito (lo que está en En Klopi y no en el banco). Si no es cero, revisa que el saldo inicial de la cuenta en Klopi sea el mismo que tenía el banco ese día (lo corriges con Editar en Bancos y caja), que hayas escrito bien el saldo final del banco, y que no haya registros de fechas anteriores a tu primer extracto que el banco nunca mostró. Más ideas en Por qué el saldo no cuadra con tu banco.

¿Por qué no aparece mi caja en la lista de cuentas?

Porque las cuentas de efectivo no tienen banco contra el cual comparar. El efectivo se revisa contándolo; si usas el Punto de venta, con el cierre de caja.

¿Puedo conciliar Nequi o Daviplata?

Sí, si las creaste como Billetera digital y la app te deja descargar tus movimientos en Excel o CSV.