Cómo queda tu tesorería en la contabilidad

El dueño del negocio ve «Bancolombia ahorros» y «Caja del local». Detrás, cada una de esas cuentas de dinero es una cuenta del Plan Único de Cuentas (PUC) y cada registro de Bancos y caja genera un comprobante contable automático. Aquí está el mapa, para que sepas dónde buscar y qué revisar.

La regla de fondo: el saldo que ve el dueño es el saldo del libro. Una cuenta de dinero no guarda un saldo propio; su saldo es la suma de débitos menos créditos de su cuenta contable. No hay nada que se pueda descuadrar entre Bancos y caja y los libros.

Antes de empezar

Para ver los libros necesitas el módulo Contabilidad. Todo lo de abajo lo ves en En Klopi: Contabilidad, en Libro diario y Libro mayor.

Cada cuenta de dinero, en el PUC

Cuenta de dinero	Cuenta contable
Caja general (viene creada)	110505 Caja general
Banco principal (viene creada)	111005 Moneda nacional
Nueva cuenta de Efectivo	Un auxiliar nuevo bajo 110505: 11050501, 11050502…
Nueva Cuenta bancaria	Un auxiliar nuevo bajo 111005: 11100501, 11100502…
Nueva Billetera digital	Un auxiliar nuevo bajo 112005: 11200501, 11200502…

El auxiliar toma el nombre de la cuenta de dinero y lo sigue si el dueño la renombra. Las dos cuentas que vienen creadas usan las mismas cuentas que tienes en Caja y Bancos dentro de Cuentas de las reglas contables, la configuración de las cuentas que usan los asientos automáticos.

Los asientos, uno por uno

Saldo inicial de cualquier cuenta de dinero, también de Caja general y Banco principal (comprobante de apertura). Lleva la fecha que el usuario pone en ¿A qué fecha?; si la deja vacía al crear la cuenta, toma la Fecha de corte de los saldos iniciales de Cuentas de las reglas contables:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuenta contable de la cuenta de dinero	Saldo
37050501 Saldos iniciales por clasificar (Contrapartida de saldos iniciales, configurable)		Saldo

Un saldo inicial no se reversa desde el diario: se corrige desde Bancos y caja, con Editar en la cuenta. Klopi reversa el comprobante de apertura vigente y contabiliza el nuevo; con cero, solo lo reversa.

Traslado entre cuentas propias:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuenta de Entra a	Valor
Cuenta de Sale de		Valor

Otro movimiento. Si entra plata: débito a la cuenta de dinero y crédito a la cuenta del concepto. Si sale: al revés. Las dos líneas llevan el tercero cuando el concepto lo pide.

Concepto	Sentido	Cuenta del concepto	Pide tercero
Aporte del dueño o socio	Entra	311505 Cuotas o partes de interés social	Sí
Préstamo que me hizo el banco	Entra	210510 Pagarés	Sí
Préstamo que me hizo un socio	Entra	235510 Socios	Sí
Intereses que me pagó el banco	Entra	421005 Intereses financieros	No
Devolución de un proveedor	Entra	425050 Reintegro de otros costos y gastos	Sí
Me devolvieron un préstamo	Entra	138095 Otros deudores	Sí
Otro ingreso	Entra	429595 Otros	No
Retiro del dueño o socio	Sale	132505 A socios	Sí
Le presté plata a alguien	Sale	138095 Otros deudores	Sí
Abono a un préstamo del banco	Sale	210510 Pagarés	Sí
Abono a un préstamo de un socio	Sale	235510 Socios	Sí
Faltante de caja (cierre de turno del POS)	Sale	539595	No
Sobrante de caja (cierre de turno del POS)	Entra	429553	No

El retiro del dueño va a 132505 y no a 3115 a propósito: lo que el socio saca es una cuenta por cobrar a su nombre hasta que se decreten utilidades, no una disminución del capital. El préstamo de un socio va a 2355 «Deudas con accionistas o socios»: es una deuda con ese socio, no capital ni ingreso. El sentido de cada concepto queda copiado en el movimiento al registrarlo.

Los intereses que paga el banco se registran por el valor que entró y sin tercero. Si el banco practicó retención en la fuente sobre esos rendimientos, el movimiento no la registra: se lleva a 1355 con un comprobante manual, con el banco como tercero.

Un concepto nunca apunta a una cuenta de dinero (11 o 12): eso sería un traslado. Tampoco a las cuentas que otro módulo controla documento por documento —cartera de clientes, anticipos de clientes, cuentas por pagar e inventario—, porque el auxiliar dejaría de cuadrar con su cuenta de control.

Comprobante de egreso de varias facturas de un mismo proveedor: un débito por factura a su cuenta por pagar, con el tercero, y un solo crédito a la cuenta de dinero por el total. Así, en la conciliación, la transferencia del extracto se cruza con un solo movimiento. Las retenciones se practican al causar el gasto, así que el egreso paga el neto. El pago de una sola factura desde el gasto genera su propio comprobante contable de pago, con el mismo esquema.

Anulaciones

Nada de Bancos y caja se edita ni se borra. Anular un traslado, un movimiento o un comprobante de egreso genera la reversión del comprobante original, con débitos y créditos invertidos. La reversión toma la fecha del original si ese mes sigue abierto; si ya está cerrado, toma la fecha del día. El diario no deja reversar esos comprobantes por su cuenta: se anulan desde el documento que los generó.

Los traslados de un turno del POS (entradas y retiros del cajón) y los faltantes y sobrantes del arqueo no se anulan desde Bancos y caja: son parte del arqueo de ese turno, y un error se corrige en el turno siguiente.

Qué pasa después

Cierres contables: con un mes cerrado, nada de Bancos y caja se puede registrar con fecha de ese mes o anterior. Klopi responde «Los libros están cerrados hasta el …».
Conciliación bancaria: conciliar no escribe en el libro. Un movimiento está conciliado mientras una línea del extracto lo señale; deshacer el cruce o eliminar el extracto no toca ningún comprobante.
Estados financieros: los intereses, la devolución de un proveedor y Otro ingreso caen en otros ingresos del estado de resultados. El aporte, el retiro, los préstamos y los traslados no pasan por resultados. En el flujo de efectivo, los préstamos recibidos y sus abonos (2105 y 2355) son actividades de financiación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la cuenta contable de una cuenta de dinero?

No. La cuenta contable se asigna al crear la cuenta de dinero y queda fija, porque todos sus movimientos ya están en ella. Si una cuenta quedó con el tipo equivocado, crea otra del tipo correcto, traslada el saldo y desactiva la anterior.

¿Dónde veo el auxiliar de una cuenta bancaria?

En Contador → Libro mayor, con el código de su cuenta contable. En Bancos y caja, el dueño ve lo mismo con Ver movimientos.

¿Por qué el saldo inicial va contra 37050501?

Porque el PUC no tiene una cuenta de apertura, y el destino real de cada saldo inicial (capital, reservas, resultados o un pasivo) solo se sabe cuando termina de cargarse toda la apertura. La 37050501 «Saldos iniciales por clasificar» es un auxiliar puente de 370505: reclasifícala con un comprobante manual y déjala en cero. Las empresas que ya tenían saldos iniciales antes de este cambio conservan 370505 como contrapartida. La cambias en Cuentas de las reglas contables, en Contrapartida de saldos iniciales.