Configura las reglas de la caja

Las reglas de la caja dicen qué puede hacer el cajero solo y cuándo necesita el PIN de un supervisor: un descuento grande, un precio cambiado, una devolución. También deciden si hay que abrir turno para vender, si el cajero cuenta el cajón sin ver cuánto debería haber y si la caja se bloquea después de cada venta.

Las reglas son de todo el negocio: aplican igual en todas tus cajas.

Antes de empezar

Permiso para cambiar las reglas. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador y el Gerente. El cajero no ve esta pantalla.
Tu PIN, si vas a autorizar en la caja. Cada persona crea el suyo en En Klopi: Configuración, luego Mi cuenta, luego Seguridad, en PIN de bloqueo: de 4 a 6 números.

Ajusta lo que puede hacer el cajero

Entra a En Klopi: Configuración, luego Más ajustes, luego Reglas de la caja.
En Descuento máximo sin supervisor (%), escribe el descuento más alto que el cajero puede dar solo. Viene en 10 %.
Si quieres que las ventas grandes salgan con factura electrónica en vez de tiquete POS, escribe el tope en Tope del tiquete POS (en UVT, antes de impuestos). Viene vacío: Sin tope.
Revisa los interruptores de ¿Qué puede hacer el cajero solo? (la tabla de abajo dice qué hace cada uno).
Si activas Sugerir propina, escribe el porcentaje en Propina sugerida (%). Viene en 10 %.
Haz clic en Guardar.

Interruptor	Viene	Qué hace
Vender solo con el turno abierto	Activo	La caja pide abrir el turno con su base antes de la primera venta.
Arqueo ciego	Activo	Quien cierra el turno cuenta el cajón sin ver cuánto debería haber.
Cambiar un precio pide supervisor	Activo	Vender a otro precio que el del catálogo pide el PIN de un supervisor.
Las devoluciones piden supervisor	Activo	Devolver desde la caja pide el PIN de un supervisor.
Sugerir propina	Apagado	Al cobrar, la caja ofrece la propina voluntaria. Para restaurantes y bares.

El tope del tiquete es tuyo, no de la ley: la DIAN deja expedir el tiquete POS electrónico por cualquier valor (Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única), artículo 1.5.1.3.2.1, parágrafo). Se mide en UVT de la fecha de la venta; por ejemplo, 5 UVT son $261.870 en 2026. El comprador siempre puede pedir la factura, con o sin tope.

La propina se calcula sobre la venta antes de impuestos. Es del personal: Klopi la registra aparte y no la cuenta como ingreso del negocio.

Bloquea la caja después de cada venta

Sirve cuando varios cajeros comparten el mismo computador: cada venta la hace quien escribe su PIN.

En la misma pantalla, en ¿Cuándo se bloquea la caja?, activa Bloquear después de cada venta.
Haz clic en Guardar.

Desde ese momento, al tocar Nueva venta la caja se bloquea. Quien no tenga PIN ve Crea tu PIN para seguir vendiendo y lo crea ahí mismo antes de seguir.

El candado de la barra de la caja siempre sirve para bloquearla a mano. El bloqueo por inactividad es de todo Klopi, no solo de la caja: se configura en Configuración → Mi negocio → Seguridad y propiedad, en ¿Se bloquea la pantalla sola?.

Deja que los cajeros cambien de turno con su PIN

Si en la caja se turnan varias personas, autoriza ese computador una vez. En él, cada cajero entra con su nombre y su PIN, sin cerrar la sesión ni escribir correo y contraseña, y cada venta, devolución y cierre queda a su nombre.

Abre Configuración → Más ajustes → Reglas de la caja en el computador o la tableta de la caja, no en el tuyo.
En Varios cajeros en el mismo computador, escribe el Nombre del equipo que estás usando (viene «Caja del mostrador»).
Haz clic en Autorizar este equipo.
Pídele a cada cajero que cree su PIN en Configuración → Mi cuenta → Seguridad.

En la caja de ese equipo, el nombre del cajero en la barra de arriba se vuelve el botón Cambiar de cajero. El que llega toca su nombre en ¿Quién eres?, escribe su PIN y la caja queda a su nombre.

Si un equipo se pierde o deja de usarse en la caja, haz clic en Quitar autorización en la lista de equipos. Desde ese momento, en ese equipo el PIN solo desbloquea la caja de quien ya había entrado.

Qué pasa después

En la caja: las reglas aplican desde la siguiente venta, en todas las cajas.
Cuando algo pasa de las reglas, la caja pide la autorización de un supervisor. Mira Aprueba operaciones de la caja.
Con el arqueo ciego, el cajero no ve lo que debería haber en el cajón ni las ventas del turno hasta cerrarlo. Mira Haz el cierre y arqueo de caja.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede autorizar en la caja?

Por defecto, el Propietario, el Administrador y el Gerente, siempre que hayan creado su PIN en Configuración → Mi cuenta → Seguridad. Si quien vende ya puede autorizar, la caja no le pide PIN: autoriza al vender.

¿Puedo crear un rol de cajero?

Por defecto, el rol Editor es el del cajero: vende, abre y cierra su turno y hace devoluciones, pero no cambia las reglas ni autoriza. Si necesitas otro reparto, ajústalo en Configuración → Más ajustes → Roles y permisos.

¿El PIN sirve para entrar a Klopi desde otro computador?

No. El PIN desbloquea la pantalla y autoriza en la caja. Solo abre una sesión en un equipo que autorizaste en Varios cajeros en el mismo computador; en cualquier otro, hay que entrar con correo y contraseña.

¿La propina paga IVA?

No. Klopi la suma al total del tiquete, pero no a la base del IVA ni del impuesto al consumo, y no la cuenta como ingreso del negocio: la registra como plata del personal.

Norma relacionada

Ley 1935 de 2018: regula la propina: es voluntaria y el cliente la puede aceptar, cambiar o rechazar.