Liquida y aprueba la nómina del mes

Liquidar es que Klopi calcule el mes de cada empleado. Aprobar es darlo por bueno: desde ese momento queda en tu contabilidad. Pagar es registrar que la plata salió. Entre liquidar y aprobar puedes ajustar lo que quieras; después de aprobar, solo reabriendo.

Antes de empezar

• Tus empleados creados y la configuración revisada. Ver Configura la nómina y las entidades.
• Por defecto, liquidan, aprueban y pagan el Propietario, el Administrador y el Contador.
• Si pagas desde un banco, tenlo creado en Bancos y caja.

Liquida el mes

Si alguien entró después de liquidar, haz clic en Agregar empleado, búscalo por nombre, documento o cargo y elígelo. Entra con sus días del mes y las novedades de los demás no cambian. Tiene que estar creado en Empleados y haber trabajado en ese mes.

Arriba ves los totales: Lo que ganan, Descuentos, A pagarles y Lo que tú pagas encima (aportes y prestaciones). En cada empleado, el desprendible separa Lo que gana, Lo que se le descuenta, Lo que tú pagas encima y Lo que vas guardando.

Aprueba la nómina

Verás Nómina aprobada y registrada en tus libros y la nómina pasa a Aprobada. Klopi no deja aprobar si algún salario está por debajo del mínimo de ese mes (el mínimo proporcional si trabaja por horas, 13 mínimos si es integral), o si a alguien le pagaste en la primera quincena más de lo que le queda del mes.

Registra el pago

La nómina pasa a Pagada. Los aportes a seguridad social y la retención quedan pendientes hasta que los pagues por aparte.

Si pagas quincenal

El día 15, con la nómina del mes en borrador, haz clic en Pagar primera quincena: sale como anticipo el salario de esos días menos su salud y pensión, más el auxilio de transporte (o el de conectividad). Al cerrar el mes, apruebas y pagas el resto con Pagar segunda quincena.

Registra el pago de la PILA

Cuando pagues la planilla en tu operador de PILA, regístralo en Klopi para que salga de tu banco y quede saldado lo que les debías a las entidades.

El valor es lo que el mes les debe a la EPS, al fondo de pensiones, a la ARL, a la caja, al ICBF y al SENA, ya redondeado como lo cobra la planilla. Después de registrarlo, el botón desaparece. Más detalle en Aportes a seguridad social y resumen para la PILA.

La retención en la fuente no se paga aquí: va en el formulario 350 del mes, con las demás retenciones de tu negocio. Ver Retención en la fuente por salarios.

Reabre o borra una nómina

• Borrar solo aparece en un borrador. Klopi no deja borrarlo si ya pagaste la primera quincena de ese mes o si la DIAN ya tiene la nómina electrónica de alguien de ese mes: en ese caso, corrígelo reabriendo o anula esa nómina ante la DIAN.
• Reabrir vuelve una nómina aprobada o pagada a borrador. Sus registros contables se reversan, incluidos el pago de la nómina y el de la PILA; la primera quincena ya pagada sigue pagada. Si la DIAN ya tenía la nómina de alguien y la cambias, al enviarla de nuevo sale una nota de ajuste.
• No se puede reabrir la nómina de un mes que tu contador ya cerró en la contabilidad: primero tiene que reabrir ese mes. Tampoco mientras haya nóminas electrónicas en camino a la DIAN: espera su respuesta.

Qué pasa después

• Al aprobar, en tu contabilidad queda el gasto del mes (sueldos, extras, auxilio, aportes y prestaciones) y lo que debes: el neto a cada empleado, los aportes a cada EPS, fondo, caja, ARL, ICBF y SENA, y la retención a la DIAN. El detalle por cuenta está en Qué asiento genera cada operación.
• Al pagar, sale la plata de la cuenta elegida y queda saldado lo que les debías a tus empleados.
• Al pagar la PILA, sale la plata de la cuenta elegida y queda saldado lo que les debías a cada entidad.
• Quien liquidaste su contrato ese mes queda retirado desde el siguiente.
• Siguiente paso: envía la nómina electrónica a la DIAN y las colillas.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no me deja aprobar porque el salario es menor al mínimo?

Porque el salario del empleado quedó con el mínimo del año pasado. Edítalo en su ficha, pon el nuevo salario con ¿Desde cuándo rige el cambio? en la fecha en que rige el nuevo mínimo (en 2026, $1.750.905), y vuelve a aprobar.

¿Un empleado nuevo sale solo en la nómina?

Sí, si lo creas antes de liquidar el mes. Si ya liquidaste, créalo en Empleados y luego, en el borrador del mes, haz clic en Agregar empleado y elígelo. Las novedades que ya anotaste de los demás no se pierden. Si el mes estaba aprobado, reábrelo primero.

¿Qué es «Lo que vas guardando»?

Las prestaciones del mes: cesantías, intereses, prima y vacaciones. No se le pagan al empleado ese mes: se provisionan y se pagan en su fecha. Ver Paga la prima, las cesantías y los intereses.

Norma relacionada

• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 134: el periodo de pago del sueldo no puede ser mayor de un mes.
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 145: el salario mínimo.