Registra las novedades del mes

Una novedad es todo lo que cambia el pago normal de un empleado en el mes: trabajó horas extra, estuvo incapacitado, salió a vacaciones, le diste una bonificación o le descuentas un préstamo. Se anotan en la nómina del mes, mientras está en borrador, y Klopi recalcula todo: lo que gana, los aportes y las prestaciones.

Antes de empezar

La nómina del mes creada y en Borrador. Ver Liquida y aprueba la nómina del mes.
Editar la nómina lo pueden hacer, por defecto, el Propietario, el Administrador y el Contador.

Anota las novedades de un empleado

Entra a En Klopi: Nómina, luego Nómina del mes y abre el mes.
Haz clic en el empleado.
En ¿Qué pasó este mes?, ajusta Días del mes si no trabajó el mes completo, y escribe Comisiones, Bonificación o Bonificación no salarial si aplica.
Para incapacidades, permisos y vacaciones, haz clic en Agregar ausencia, elige el tipo y las fechas de inicio y fin.
Para horas extra o recargos, haz clic en Agregar horas, elige el tipo y escribe las horas.
Para préstamos, libranzas o anticipos, haz clic en Agregar descuento, escribe qué es y el valor.
Haz clic en Recalcular y revisa el desprendible de abajo.

Horas extra y recargos

Tipo	Qué se paga en 2026
Hora extra de día	La hora más 25 %
Hora extra de noche	La hora más 75 %
Recargo nocturno (hora normal de noche)	35 % sobre la hora (la hora ya está en el salario)
Trabajo en día de descanso (hora + recargo)	La hora más el recargo dominical: 80 % hasta el 30 de junio de 2026 y 90 % desde el 1 de julio de 2026
Trabajo de noche en día de descanso (hora + recargo)	La hora más el recargo dominical y el nocturno (desde julio de 2026, 125 %)
Recargo dominical o festivo (dentro de la jornada)	Solo el recargo dominical (la hora ya está en el salario)
Recargo nocturno dominical o festivo (dentro de la jornada)	Solo el recargo dominical y el nocturno
Hora extra de día en domingo o festivo	La hora más el recargo dominical más 25 % (desde julio de 2026, 115 %)
Hora extra de noche en domingo o festivo	La hora más el recargo dominical más 75 %

Desde el 25 de diciembre de 2025, la noche va de las 7 p. m. a las 6 a. m. (antes empezaba a las 9 p. m.). Klopi no recibe la hora del reloj sino el tipo de hora que eliges: una hora trabajada a las 8 p. m. ya es nocturna.

La hora ordinaria es el salario dividido por el divisor de la jornada: 220 hasta el 14 de julio de 2026 y 210 desde el 15 de julio. Ejemplo de septiembre de 2026: salario $2.100.000 → hora $10.000; 4 horas extra de día = $50.000.

¿Trabajó un domingo o un festivo?

El día de descanso ya está pagado en el salario. Si el empleado lo trabaja, se le pagan además las horas que trabajó y el recargo dominical. Elige el tipo según el caso:

Trabajo en día de descanso (hora + recargo): trabajó su domingo o festivo de descanso por fuera de su jornada normal y quiere la plata. Ejemplo de septiembre de 2026, hora de $10.000: 2 horas = 10.000 × 2 × 1,90 = $38.000.
Recargo dominical o festivo (dentro de la jornada): esas horas son parte de su turno normal (por ejemplo, pactó por escrito descansar otro día y el festivo le cae en su turno), o le das otro día de descanso pagado a cambio. Solo se paga el recargo: las mismas 2 horas = $18.000.

Si trabajó hasta dos días de descanso en el mes, el empleado escoge: la plata o otro día de descanso pagado. Si fueron tres o más, la ley le da ese día de descanso pagado además del recargo. Klopi no agenda ese día: acuérdalo con él y registra las horas con el tipo que corresponda. Si con esas horas pasa de la jornada máxima de la semana (42 horas desde el 15 de julio de 2026), las que sobren van como Hora extra de día en domingo o festivo o Hora extra de noche en domingo o festivo.

Incapacidades, licencias y vacaciones

Tipo	Cómo se paga
Incapacidad por enfermedad	Dos tercios del salario del día los primeros 90 días y la mitad desde el día 91, nunca menos del mínimo diario. Los dos primeros días los asume el empleador; desde el tercero, Klopi lo deja por cobrar a la EPS
Incapacidad por accidente de trabajo	El día completo, por cobrar a la ARL
Licencia de maternidad / Licencia de paternidad	El día completo, por cobrar a la EPS
Permiso pagado (luto, calamidad…)	El día completo
Permiso sin pago	Nada. No cuenta para prestaciones ni vacaciones
Vacaciones	Con el salario. Escribe cuántos días hábiles descuentan del saldo

En los días de ausencia no se paga auxilio de transporte. Si pagas vacaciones en dinero, escribe los días en Vacaciones pagadas en dinero (días).

Una incapacidad que viene de antes

Si empezó el mes anterior, pon su fecha de inicio real. Klopi paga solo los días de este mes, pero cuenta los del mes anterior para saber si ya pasaron los dos días del empleador.
Si es una prórroga (la EPS le dio una incapacidad nueva que sigue a la anterior), marca Es prórroga de una incapacidad anterior. Una prórroga no tiene días a cargo del empleador: la EPS la paga desde su primer día.
Si la incapacidad ya lleva muchos días, escribe en la prórroga los días que ya llevaba la incapacidad. Desde el día 91 se paga la mitad del salario del día, nunca menos del mínimo diario.

Ejemplo: salario de $6.000.000 ($200.000 al día) y una prórroga de 15 días que ya llevaba 85 → 5 días a dos tercios ($133.340 cada uno) y 10 a la mitad ($100.000 cada uno) = $1.666.700.

Desde el día 181, la incapacidad ya no la paga la EPS sino el fondo de pensiones. Si tienes un caso así, revísalo con tu contador.

Qué pasa después

Recalcular actualiza lo que gana, lo que se le descuenta y lo que recibe, los aportes del empleador y las prestaciones.
Lo que te devuelve la EPS o la ARL sale en el desprendible en Te devuelven la EPS o la ARL (incapacidades y licencias). Al aprobar, no queda como gasto sino como plata que la entidad te debe, a su nombre. Por eso conviene elegir la EPS en la ficha del empleado y tu ARL en la configuración de la nómina.
Las novedades salen en la colilla y en la nómina electrónica, y las ausencias en el Resumen PILA con su código (IGE, IRL, LMA, VAC-LR, SLN).
La bonificación no salarial no cotiza, salvo lo que pase del 40 % del total de lo que gana el empleado en el mes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo editar la nómina de un empleado?

Porque el mes ya está aprobado. Para cambiarlo, haz clic en Reabrir: vuelve a borrador y sus registros contables se reversan.

¿Cómo registro que el empleado entró o salió a mitad de mes?

La entrada la toma Klopi de la Fecha de ingreso. La salida se registra con Liquidar contrato en su ficha. Ver Liquida el contrato de un empleado.

La EPS me pagó una incapacidad. ¿Cómo lo registro?

En Bancos y caja, registra un Otro movimiento de entrada con el concepto Me devolvieron un préstamo y la EPS (o la ARL) en ¿De quién?. Así baja lo que la entidad te debía y la plata entra a tu cuenta. Ver Registra plata que entra o sale sin ser venta ni gasto.

¿Dónde veo cuántas vacaciones le quedan?

En la ficha del empleado, en Vacaciones pendientes: los días hábiles que ha ganado (15 por año) menos los que ha tomado.

Norma relacionada

Código Sustantivo del Trabajo, artículo 168: los recargos por trabajo nocturno y extra.
Código Sustantivo del Trabajo, artículo 179 (modificado por la Ley 2466 de 2025, artículo 14) y Circular 0101 de 2025 del Ministerio del Trabajo, numeral 4: quien trabaja su día de descanso cobra el día de descanso, las horas trabajadas y el recargo. Hasta dos días de descanso trabajados en el mes es trabajo ocasional; tres o más, habitual.
Código Sustantivo del Trabajo, artículos 180 y 181: el trabajo ocasional en día de descanso da derecho, a elección del trabajador, a un descanso compensatorio pagado o a la plata; el habitual, al descanso compensatorio pagado además de la plata.
Ley 2466 de 2025: sube por etapas el recargo por domingo o festivo: 80 % desde el 1 de julio de 2025, 90 % desde el 1 de julio de 2026 y 100 % desde el 1 de julio de 2027.
Código Sustantivo del Trabajo, artículo 160 (modificado por la Ley 2466 de 2025, artículo 10): el trabajo nocturno va de las 7 p. m. a las 6 a. m.
Código Sustantivo del Trabajo, artículo 227: la incapacidad por enfermedad general se paga con dos tercios del salario los primeros 90 días y con la mitad el tiempo restante.
Decreto 780 de 2016, artículo 3.2.1.10, parágrafo 1: los dos primeros días de la incapacidad por enfermedad general son del empleador; desde el tercero paga la EPS.
Código Sustantivo del Trabajo, artículo 186: 15 días hábiles de vacaciones por año de servicio.