Envía la nómina electrónica a la DIAN

La nómina electrónica es el reporte que le haces a la DIAN de lo que le pagaste a cada empleado en el mes. Es un documento por empleado y por mes, y sirve para que la DIAN acepte ese gasto en tu renta. Klopi lo arma con la nómina aprobada y lo envía a la DIAN con un botón.

Antes de empezar

La nómina electrónica habilitada ante la DIAN y su numeración en Klopi. Te diremos cómo hacerlo cuando Klopi la envíe. Ver Configura la nómina y las entidades.
La nómina del mes aprobada. Klopi no envía borradores.
Tu municipio en Configuración → Mi negocio, y el documento de identidad y los nombres de cada empleado.
Por defecto, envían a la DIAN el Propietario, el Administrador y el Contador.

Envía el mes

Entra a En Klopi: Nómina, luego Nómina del mes y abre el mes aprobado.
Haz clic en Enviar a la DIAN.
Si a algún empleado le falta un dato, Klopi lo salta y te dice qué le falta. Complétalo en su ficha y vuelve a hacer clic en Enviar a la DIAN.
Revisa la columna DIAN de cada empleado: Sin enviar, Enviando, En la DIAN, Aceptada, Rechazada, Por corregir o Anulada.

Arriba, una línea resume el mes, por ejemplo «2 aceptadas · 1 en la DIAN». Cuando todos quedan aceptados, dice La DIAN aceptó la nómina de todos y el botón desaparece.

Corrige una nómina que la DIAN ya tiene

Una nómina aceptada no se edita: se corrige con una nota de ajuste.

Abre el mes y haz clic en Reabrir.
Corrige lo que haga falta en cada empleado y haz clic en Aprobar.
Haz clic en Enviar a la DIAN.

Klopi compara lo que la DIAN tiene con lo que dice ahora el desprendible y envía una nota de reemplazo solo de los empleados que cambiaron. Mientras tanto, esos empleados muestran Por corregir.

Anula una nómina que no debía existir

Si enviaste la nómina de alguien que no trabajó ese mes, o de la persona equivocada:

Abre el mes y haz clic en el empleado.
Haz clic en Anular ante la DIAN.
Escribe ¿Por qué se anula? y confirma con Anular ante la DIAN.

La anulación no se puede deshacer. Para corregir cifras no hace falta anular: reabre, ajusta y vuelve a enviar.

Qué pasa después

La nómina electrónica no mueve tu contabilidad: eso ya pasó al aprobar.
Cada documento aceptado queda con su número; lo ves en la columna DIAN y en la ficha del empleado.
Al hacer clic en el empleado, arriba de su desprendible ves la nómina electrónica: el número, el estado, el CUNE (el código único que la DIAN le da al documento) y los enlaces al PDF y al XML, que Klopi guarda.
Si pagas una prestación en un mes ya aprobado y enviado, reabre ese mes y vuelve a enviarlo para que salga en la nómina electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si la DIAN rechaza la nómina de un empleado?

Haz clic en el empleado: su desprendible muestra La DIAN la rechazó y, debajo, las reglas que no cumplió (o el mensaje de la DIAN). Corrige lo que dice: los datos de su ficha (tipo y número de documento, nombres, municipio de trabajo), los de tu negocio en Configuración → Mi negocio o sus novedades, reabriendo el mes. Luego vuelve a hacer clic en Enviar a la DIAN: sale con un número nuevo. Si no entiendes el motivo, escríbenos desde Soporte con el mes y el nombre del empleado.

¿Por qué no aparece el botón «Enviar a la DIAN»?

Porque la nómina está en borrador (apruébala primero) o porque la DIAN ya aceptó la de todos.

¿Tengo que enviar nómina electrónica si pago quincenal?

Sí, pero una sola vez al mes: Klopi envía un documento por empleado con las dos quincenas.

Norma relacionada

Resolución DIAN 000227 de 2025 (Resolución Única): el documento soporte de pago de nómina electrónica, sus notas de ajuste y el plazo de los diez primeros días hábiles del mes siguiente.