Configura la nómina y las entidades

Antes de tu primera nómina hay cuatro cosas que se deciden una vez: cada cuánto pagas, si tu negocio está exonerado de algunos aportes, a qué ARL, ICBF y SENA les pagas, y la numeración de la nómina electrónica. Las EPS, fondos y cajas de cada empleado se eligen en su ficha.

Antes de empezar

Necesitas el adicional Nómina electrónica, que se agrega sobre el plan Klopi.
Cambiar esta configuración lo pueden hacer, por defecto, el Propietario, el Administrador y el Contador.
La ARL, el ICBF, el SENA, las EPS, los fondos y las cajas se eligen entre tus Contactos. Si no existen, créalos con su nombre y su NIT.

Define cómo pagas y a quién

Entra a En Klopi: Nómina, luego Nómina del mes. La tarjeta de arriba tiene la configuración.
En ¿Cada cuánto pagas?, elige Mensual o Quincenal.
Revisa Exonerada de salud, ICBF y SENA. Si dice Klopi lo supuso; confírmalo con tu contador, confírmalo o cámbialo.
En ¿A quién le pagas los aportes?, elige Tu ARL, ICBF y SENA entre tus contactos.

Cada cambio se guarda al instante y aplica a las nóminas que liquides de ahí en adelante.

Opción	Qué hace
Quincenal	El 15 pagas la primera quincena como anticipo y al cerrar el mes el resto. La DIAN recibe una sola nómina por mes.
Exonerada de salud, ICBF y SENA	Por los empleados que devengan menos de 10 salarios mínimos (en 2026, menos de $17.509.050 al mes), no pagas la salud del empleador (8,5 %), el ICBF (3 %) ni el SENA (2 %). Klopi lo supone para una empresa.
Tu ARL, ICBF, SENA	Lo que les debes queda a nombre de cada entidad en tu contabilidad, que es lo que pide la información exógena.

Las entidades de cada empleado

En la ficha de cada empleado, en Más datos (fondos, salario integral, lugar de trabajo), eliges su EPS, su Fondo de pensiones, su Fondo de cesantías y su Caja de compensación. Ver Agrega un empleado.

Mientras falte una entidad, lo que se le debe queda a nombre del empleado. Complétalas para que tus libros y tu exógena salgan bien.

La nómina electrónica ante la DIAN

Klopi enviará la nómina electrónica a la DIAN igual que la factura, y no necesitarás certificado de firma propio. No necesitas tampoco facturar electrónicamente ni tener el módulo de facturación.

La DIAN la habilita aparte de la factura, por el camino de Nómina electrónica del portal de habilitación, con su propio set de pruebas y su propia numeración.

Qué pasa después

La próxima nómina que liquides usa la periodicidad y la exoneración nuevas. Las ya aprobadas no cambian; si necesitas corregir una, reábrela.
Cuando Klopi envíe la nómina electrónica y tu cuenta esté lista, el botón Enviar a la DIAN de cada mes aprobado enviará documentos reales. Ver Envía la nómina electrónica a la DIAN.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si estoy exonerado?

Si eres una sociedad, casi siempre sí. Si eres persona natural, solo si tienes dos o más empleados. Tu contador lo confirma: depende de tu situación ante la renta.

No veo «Facturación electrónica» en Configuración. ¿Dónde registro la numeración de la nómina?

Si solo tienes el módulo Nómina electrónica, esa pantalla muestra solo lo de la nómina. Si no la ves, tu rol no tiene el permiso: por defecto lo tienen el Propietario y el Administrador, no el Contador. Pídele a quien administra la cuenta que lo haga o que te dé el permiso.

¿Por qué me pide la ARL si cada empleado tiene la suya?

Porque el empleador afilia a sus trabajadores a la ARL con la que tiene contrato. Por eso se elige una vez para el negocio, y la clase de riesgo de cada empleado se elige en su ficha.