Paga la prima, las cesantías y los intereses

Las prestaciones sociales no se pagan cada mes, pero se ganan cada mes. Por eso Klopi las va provisionando: en cada nómina aprobada guarda lo que le corresponde a cada empleado de cesantías, intereses, prima y vacaciones. Cuando llega la fecha, registras el pago en Prestaciones y sale de lo que se fue guardando.

Antes de empezar

• Las nóminas de los meses del periodo aprobadas.
• Por defecto, registran pagos de prestaciones el Propietario, el Administrador y el Contador.
• La cuenta de dinero de donde sale la plata, creada en Bancos y caja.
• Para las cesantías, el Fondo de cesantías de cada empleado elegido en su ficha.

Cuándo se paga cada una

Prestación	Cuánto	A más tardar	A quién
Prima de servicios	30 días de salario por año, en dos pagos	30 de junio y 20 de diciembre	Al empleado
Intereses de cesantías	12 % anual sobre las cesantías	31 de enero del año siguiente	Al empleado
Cesantías al fondo	Un mes de salario por año	14 de febrero del año siguiente	Al fondo de cesantías del empleado
Vacaciones	15 días hábiles por año	Cuando las disfruta	Se registran como novedad en la nómina del mes

La base de la prima y de las cesantías es el salario más el auxilio de transporte (o el de conectividad) y lo variable (extras, comisiones, bonificación salarial). Un empleado con salario integral no recibe prima ni cesantías.

Registra el pago

Ejemplo: un empleado con salario de $2.000.000 y auxilio de transporte, todo el primer semestre de 2026 → prima = (2.000.000 + 249.095) × 180 / 360 = $1.124.548.

Qué pasa después

• En tu contabilidad, el pago sale de lo provisionado. Si pagas más de lo provisionado, la diferencia va al gasto; si pagas menos, el resto sigue como deuda con el empleado.
• La prima retiene lo que le sube a la retención en la fuente del mes, si al empleado le toca. Ver Retención en la fuente por salarios.
• En la nómina electrónica el pago se reporta en el mes en que se pagó. Si ese mes ya estaba aprobado, reábrelo y vuelve a enviarlo.
• Nadie recibe dos veces la misma prestación del mismo periodo: Klopi lo impide y marca Ya se le pagó este periodo.
• Para anular un pago, haz clic en él en la lista, luego en Anular, escribe el motivo y confirma con Anular pago. El registro contable se reversa.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el valor de ley no es igual a lo provisionado?

Porque la provisión se hace mes a mes con el salario de cada mes, y la ley liquida con el salario al momento del pago (o el promedio, si cambió en los últimos tres meses). Klopi te muestra los dos para que elijas; lo normal es pagar el de ley.

¿Dónde veo cuánto lleva acumulado cada empleado?

En su ficha, en Lo que tiene acumulado: cesantías, intereses, prima y vacaciones según tus libros.

Un empleado se retiró antes de la fecha de pago. ¿Qué hago?

Si liquidaste su contrato, sus prestaciones se pagaron en la liquidación. Si quedó algo pendiente, Klopi lo propone al pagar la prestación de ese periodo.

Pagué las cesantías de alguien que ya se retiró. ¿Cómo llegan a la DIAN?

Liquida la nómina del mes en que las pagaste: Klopi incluye a esa persona con un desprendible sin días, solo con ese pago. Aprueba el mes y envíalo a la DIAN como siempre. El pago no se registra dos veces en tu contabilidad: ya quedó cuando lo hiciste en Prestaciones. Si ese mes ya estaba aprobado, reábrelo primero.

Norma relacionada

• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 306 (modificado por la Ley 1788 de 2016): la prima de servicios, pagadera a más tardar el 30 de junio y los primeros 20 días de diciembre.
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 249: las cesantías, un mes de salario por cada año de servicio.
• Ley 50 de 1990, artículo 99: las cesantías se consignan en el fondo antes del 15 de febrero del año siguiente.
• Ley 52 de 1975: los intereses de cesantías, 12 % anual, pagaderos en enero.
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 186: 15 días hábiles de vacaciones por año.