Maneja lotes y fechas de vencimiento

Si vendes alimentos, medicamentos o cosméticos, no basta con saber cuántas unidades tienes: necesitas saber de qué lote son y cuándo vencen. Con lotes y vencimiento encendido en un producto, cada entrada te pide el lote y la fecha, y cada salida se lleva primero lo que vence primero, sin preguntarle nada al cajero.

Los lotes solo llevan cantidades y fechas. El costo del producto sigue siendo uno solo, su costo promedio.

Antes de empezar

• El producto con control de existencias. Ver Activa el control de existencias en un producto.
• Permiso para cambiar los datos del producto en Inventario. Por defecto lo tienen el Propietario, el Administrador y el Gerente.

Enciende los lotes en un producto

Lo que ya tenías de ese producto queda en un lote llamado Sin lote. Desde ahí, en la lista de Inventario el producto muestra la etiqueta Lotes.

Anota el lote de lo que entra

Cada vez que entra mercancía de ese producto, la línea te pide Lote (por ejemplo «L-2409») y Vence:

• En una compra: en Registrar una compra, en una factura de proveedor o al recibir una orden de compra con Llegó el pedido. Ver Anota lotes y vencimientos al recibir mercancía.
• En una entrada sin compra: una bonificación, un sobrante o lo que produjiste. Ver Registra entradas y salidas sin compra ni venta.
• En tu inventario inicial: a mano, o en el Excel con las columnas lote y vence (como 31/12/2026). Ver Importa tu inventario inicial.

Si el lote no tiene fecha, deja Vence vacío.

Qué pasa después

• Cuando vendes: la factura, la caja y las mesas sacan primero el lote que vence primero. Nadie tiene que elegirlo.
• Cuando sacas o trasladas: en una salida o un traslado puedes elegir el Lote, o dejar El que vence primero.
• Cuando te devuelven: las unidades vuelven al lote de donde salieron.
• Si vendes sin lote registrado: las unidades salen de Sin lote, que puede quedar en negativo. El siguiente lote que entre lo cubre.
• En la ventana del producto: la sección Lotes muestra cada lote con cuántas unidades hay y, si tienes varias bodegas, en cuál están. Ver movimientos del lote abre su historia: cada entrada y salida con su saldo.
• En el kardex: cada línea dice de qué lote salieron o entraron las unidades.

Te avisamos de lo que está por vencer

Klopi te avisa de cada lote que está por vencer, una sola vez:

• En Inventario: un aviso «N lotes están por vencer» con Ver cuáles, que abre el reporte Por vencer.
• En tus notificaciones: un aviso diario a quien compra (el propietario, el Administrador y el Gerente, por defecto) con los lotes que vencen pronto o que ya vencieron.

Por defecto, «pronto» son 30 días. Para cambiarlo:

El reporte Por vencer, en En Klopi: Productos, luego Inventario, luego Reportes, lista los lotes que vencen en los días que elijas, los vencidos primero. Lo que ya se venció sácalo con una Salida por Vencimiento.

Preguntas frecuentes

¿El cajero tiene que elegir el lote al vender?

No. La caja y la factura sacan solas el lote que vence primero.

¿Cada lote tiene su propio costo?

No. El costo es uno por producto, el costo promedio. Los lotes solo dicen cuántas unidades hay de cada fecha.

¿Por qué tengo unidades en «Sin lote»?

Porque ya tenías existencias cuando encendiste los lotes, o porque vendiste antes de registrar el lote que llegó. Cuando entra un lote, cubre primero lo que quedó en negativo en «Sin lote».

¿Klopi sirve para la trazabilidad que pide el INVIMA?

No. Los lotes de Klopi te ayudan a vender lo que vence primero y a no perder mercancía, pero no son un registro sanitario de trazabilidad.