Practica retenciones a tus proveedores

Si tu negocio es agente de retención, cuando le compras a un proveedor no le pagas todo: te quedas con una parte —la retención— y se la pagas a la DIAN en tu declaración de retención. El proveedor la descuenta después de sus propios impuestos.

En Klopi la retención se anota en el mismo gasto. Tú eliges el concepto («Compras generales», «Servicios generales»…) y Klopi te sugiere cuánto retener con las tarifas y los topes vigentes en la fecha de la compra. Si tu contador sabe algo distinto, el valor se puede cambiar.

Antes de empezar

• Dile a Klopi si practicas retención en la fuente. En En Klopi: Impuestos, luego Tus fechas, en la tarjeta ¿Cómo declaras?, marca Practico retención en la fuente. Toda empresa la practica; una persona natural, solo si el año anterior pasó los topes de ingresos o patrimonio de la ley. Si no la marcas, Klopi no te sugiere retención en la fuente. Lo explicamos en configura tu perfil tributario.
• Si eres agente de retención de IVA, márcalo en En Klopi: Configuración, luego Mi negocio, en ¿Tu RUT dice alguna de estas responsabilidades? (gran contribuyente o agente de retención de IVA). Si no lo eres, Klopi solo te sugiere ReteIVA cuando tu negocio es responsable de IVA y le compras a un proveedor del régimen simple.
• Los datos tributarios del proveedor. En su ficha de contacto, Declara renta, Autorretenedor, Gran contribuyente y Régimen cambian la tarifa o hacen que no se le retenga.

Anota la retención en un gasto

En una factura recibida es igual: en la tarjeta ¿Qué gasto es?, usa ¿Le retuviste algo al pagarle? antes de hacer clic en Registrar como gasto.

Los conceptos que trae Klopi

Concepto	Cuándo se usa
Compras generales	Mercancía, materiales y demás bienes que compras.
Servicios generales	Servicios que no son honorarios: transporte, aseo, mantenimiento…
Honorarios y comisiones (persona jurídica)	Honorarios o comisiones que le pagas a una empresa.
Arrendamiento de bienes inmuebles	El arriendo de un local, una oficina o una bodega.
ReteIVA en compras y ReteIVA en servicios	Una parte del IVA de la compra, si eres agente de retención de IVA.
ReteICA Bogotá (varias tarifas)	La retención del impuesto de industria y comercio en Bogotá. Cada concepto trae su tarifa por mil en el nombre.

Cada concepto tiene una base mínima en Unidades de Valor Tributario (UVT): por debajo de ella no se retiene. En 2026, la UVT es de $52.374. Klopi hace la cuenta con la UVT del año de la compra.

Cuándo Klopi no te sugiere retención

Klopi deja el valor en cero y te dice el motivo cuando:

• La compra está por debajo de la base mínima del concepto.
• El proveedor es autorretenedor: se retiene a sí mismo.
• El proveedor está en el régimen simple: no se le practica retención en la fuente ni ReteICA.
• Tu negocio no es agente de retención, o está en el régimen simple.
• Para ReteIVA: tu negocio no es agente de retención de IVA (y el proveedor no es del régimen simple), o lo es y el proveedor también es gran contribuyente.
• No hay tarifas vigentes en Klopi para la fecha de la compra. En ese caso escribe la retención que practicaste o pídele el valor a tu contador.

Si el proveedor no está marcado como declarante de renta, o no elegiste proveedor, Klopi usa la tarifa más alta: retener de menos te deja una deuda con la DIAN; retener de más, un saldo que el proveedor recupera.

Qué pasa después

• Con el proveedor: el detalle del gasto muestra cada Le retuviste con su concepto y el Total a pagar, que es el valor menos la retención. Eso es lo que pagas, ahora o después desde Por pagar.
• Con la DIAN: la retención queda en tus libros como un valor que le debes a la DIAN, con su concepto y su base. Tu contador la lleva a la declaración de retención en la fuente.
• Con tu contador: si tienes el módulo Contabilidad, los certificados de retención de cada proveedor salen de En Klopi: Contabilidad, luego Certificados de retención.

Preguntas frecuentes

¿En qué momento se practica la retención: al comprar o al pagar?

En el que ocurra primero. Por eso Klopi la anota cuando registras el gasto, aunque lo pagues después. Al pagar, pagas el valor que ya viene sin la retención.

¿Puedo poner retención en la fuente y ReteIVA en la misma compra?

Sí. Después de elegir la primera, haz clic en Otra retención y agrega la siguiente. A una misma compra le puedes practicar retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA, cada una con su concepto y su valor.

Mi compra trae mercancía y flete (o un servicio). ¿Sobre qué valor calculo cada retención?

Cada una sobre lo suyo: la retención por compras sobre la mercancía y la de servicios sobre el flete o el servicio. Cada concepto tiene su propia base mínima y su tarifa, así que calcular servicios sobre toda la compra te haría retener de más. Cuando una entrada de una orden de compra o una factura del buzón trae las dos cosas, debajo de cada retención aparece Sobre toda la compra, Sobre la mercancía o Sobre el flete o el servicio: elige la que corresponde y Klopi te sugiere el valor con esa base. El ReteIVA siempre se calcula sobre el IVA.

¿Por qué Klopi me dice que no hay tarifas vigentes?

Porque la fecha del gasto es anterior a las tablas de retención que tiene Klopi. Las tarifas cambiaron varias veces entre 2025 y 2026, y Klopi no adivina una tarifa que no conoce: escribe tú el valor que retuviste.

¿Klopi me dice qué concepto elegir?

No. El concepto depende de lo que compraste y a quién. Si dudas entre compras y servicios, o sobre una ReteICA de otra ciudad, pregúntale a tu contador.

Norma relacionada

• Artículo 392 del Estatuto Tributario: la retención en la fuente se practica en el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.
• Artículo 437-2 del Estatuto Tributario: dice quiénes son agentes de retención de IVA: los grandes contribuyentes, quienes designa la DIAN y los responsables de IVA que le compran a un contribuyente del régimen simple.
• Artículo 911 del Estatuto Tributario: a quien está en el régimen simple no se le practica retención en la fuente.