Asocia los productos de tus proveedores

Tu proveedor llama a sus productos a su manera: «CJ-12 GALLETAS X12». Tú, en tu catálogo, tienes «Galletas de chocolate» y las cuentas por unidad. Asociar es decirle a Klopi, una sola vez, que ese artículo del proveedor es tu producto y cuántas unidades trae. Desde ahí, cada factura de ese proveedor llega ya asociada y, al registrarla, la mercancía entra sola a tu inventario, con su costo real.

Klopi guarda cada asociación en Productos de compra, por proveedor.

Antes de empezar

El módulo Gastos y compras (plan Klopi) y el adicional Inventario. Sin Inventario, las líneas de una factura recibida no se asocian: todo va a gasto.
Tus productos con control de existencias. Solo esos se pueden asociar. Lo explicamos en cómo funciona el inventario.
Permiso. Por defecto asocian todos los roles menos el Lector. Crear un producto nuevo desde la factura necesita además permiso para crear productos.

Asocia las líneas de una factura

Abre la factura en En Klopi: Compras y gastos, luego Facturas recibidas.
En Lo que te vendieron, cada línea dice si ya está asociada. Haz clic en Asociar en la línea que dice Sin asociar: va a gasto.
En ¿Qué es esto en tu negocio?, elige una opción:
- Es un producto mío: búscalo en Tu producto.
- Crear el producto: escribe el Nombre y, si quieres, Tu código (opcional) y el Precio de venta (opcional). Se crea con control de existencias y con el IVA de la línea.
- No es inventario: para un flete o un servicio. Esa línea va a gasto.
Si el producto no es la misma unidad, escribe en ¿Cuántas unidades tuyas trae cada una del proveedor? cuántas trae. Si el proveedor vende la caja de 12 y tú cuentas unidades, escribe 12.
Haz clic en Guardar. Repite con las demás líneas.
Registra la factura con Registrar como gasto.

Si todas las líneas van al inventario, no necesitas elegir Categoría. Si tienes varias bodegas, elige en ¿A qué bodega llega? dónde entra la mercancía.

Qué pasa después

Con tu inventario: al registrar la factura, cada línea asociada entra a tu inventario en tus unidades, y la línea dice Entró al inventario. Su costo es el de la línea más su parte de los descuentos, los cargos y los impuestos que no descuentas.
Con tus gastos: la factura sigue siendo un solo gasto y una sola cuenta por pagar, aunque mezcle mercancía y flete. La mercancía queda como inventario y el resto, en la categoría que elegiste.
Con las próximas facturas: la siguiente factura del mismo proveedor llega con esas líneas ya asociadas.

Revisa y cambia las asociaciones

En En Klopi: Productos, luego Productos de compra ves todo lo que Klopi recuerda (esta pantalla aparece en el menú desde que te llega la primera factura de un proveedor): Lo que dice el proveedor, En tu negocio es y la Última compra. Las pestañas Van al inventario y No son inventario filtran la lista.

Para cambiar una asociación, haz clic en el lápiz, elige Es un producto mío o No es inventario, ajusta las unidades y haz clic en Guardar.
Para que Klopi vuelva a preguntar, haz clic en la papelera y confirma con Olvidar.

Los cambios valen para las próximas facturas. Las facturas ya registradas no cambian.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece mi producto al asociar?

Porque no tiene activado el control de existencias. Solo aparecen los productos que llevan inventario. Actívalo en el producto y vuelve a intentarlo.

¿Cómo sabe Klopi que es el mismo artículo en la próxima factura?

Por el código que el proveedor le pone a la línea, y si no trae código, por su descripción. La asociación es de ese proveedor: el mismo código de otro proveedor se asocia aparte.

¿Y si el gasto de la factura ya lo había registrado con una orden de compra?

Entonces la mercancía ya entró al recibir la orden. En la factura usa Es este gasto para asociarla a ese gasto, no la registres otra vez. Lo explicamos en recibe las facturas de tus proveedores.